Conocida como "el Amazon de Japón", Rakuten es un conglomerado de 200 empresas repartidas por 30 países. "Es una organización muy diversa y compleja, con datos diversos y complejos", afirma Regina Krug, Global HRIS Head.
Cuando Krug se incorporó a la empresa, Rakuten operaba en un ámbito local y regional, utilizando en ocasiones procesos manuales que dificultaban que el departamento de RRHH tuviera una visión general de la base de empleados y gestionara el talento a escala global. Krug supervisó el despliegue de Workday Human Capital Management (HCM), seguido a continuación por Workday Recruiting para apoyar la gestión del talento basada en skills.
Posteriormente, con una batería de datos incorporados y globalizados, Krug comenzó a analizar el modo en que otros productos de Workday podrían apoyar la estrategia y la visión que Rakuten tenia para RRHH.
Optimizar la integración de las nuevas adquisiciones
El crecimiento global de Rakuten se ha acelerado gracias a su rápida estrategia de adquisiciones, cuyo resultado es lo que Krug denomina "un proceso de fusiones y adquisiciones bastante extenso". Krug afirma que Workday ha resultado fundamental para ayudar a afrontar los retos de la rápida integración de cada nueva entidad, incluido el establecimiento de controles legales. "Tanto si estamos en vías de crear una nueva empresa, como si compramos o vendemos una, esos controles se integran directamente en Workday, lo que ayuda a crear una estructura sólida", asegura Krug.
Para nosotros, Workday es más que un sistema HCM. En realidad se trata de una plataforma de integración global.
Head of Global HRIS
Utilizar los insights de datos para avanzar con mayor rapidez
Para ayudar a la empresa a extraer insights de sus diversos orígenes de datos, Krug incorporó Workday Prism Analytics al equipo. La plataforma de analytics ha ayudado a Rakuten a organizar, integrar y descubrir información. "Nos ha permitido normalizar y estandarizar datos a partir de situaciones muy singulares y localizadas", afirma Krug, señalando que los ejecutivos ahora obtienen insights en tiempo real gracias a las herramientas de analytics y visualización, lo que contribuye a mejorar la velocidad de comercialización de la empresa. "Desde el punto de vista tecnológico, Workday Prism Analytics nos ha ayudado a impulsar toda nuestra organización".
Workday Prism Analytics ha supuesto un cambio radical para nosotros.
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Integrar la IA en la estrategia de RRHH
El siguiente elemento en la lista de Krug es Workday Illuminate™, que permite acelerar las tareas rutinarias mediante la IA generativa, organizar procesos de gestión integrales e introducir un asistente potenciado por IA para guiar a las personas a través de procesos complejos, de modo que los equipos puedan centrarse en un trabajo más estratégico. "Tenemos el mandato organizativo de aprovechar la IA en la medida de nuestras posibilidades —explica Krug—. Es una parte importante de nuestra estrategia de RRHH".
Esa estrategia se vertebra en torno al uso intencional, ético y seguro de los datos de los empleados y la IA. Krug valora el alto grado de integridad y el enfoque ético con que Workday aborda la IA. "Nos están ayudando a gestionar el riesgo a medida que incorporamos la IA en los procesos de gestión de personas", comenta Krug.
Si no adoptamos la IA, nos quedaremos atrás.
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Multiplicación de la rentabilidad de la inversión
Krug también está aprovechando la experiencia, el soporte y la educación que ofrecen los Workday Success Plans, y comenta el "alto valor" que supone trabajar con expertos en tecnología para optimizar el rendimiento de la plataforma. "Los servicios son increíbles —afirma Krug—. Obtener esa visión global de la utilización y la configuración nos ha permitido comprender en mayor profundidad la plataforma y cómo operamos dentro de ella".