Cuando la pandemia de la COVID-19 se extendió por Europa en 2020, Scout24 operaba con un complejo sistema de planificación y previsión. Los datos se compilaban en Excel y ahí podían desarrollar sus planes hasta 90 usuarios con responsabilidad presupuestaria en distintas unidades de negocio.
Philipp Dobberow, director de Controlling, Reporting & Procurement en la empresa, lo explica así: "Luego enviaban [los datos] a mi equipo, y hacíamos comprobaciones de calidad y datos antes de volver a transferirlos al sistema de consolidación, para elaborar informes de diversos clientes. En la mayoría de los casos, no conseguíamos el fin deseado con la primera iteración y hacían falta unas cuantas más, con lo que el proceso de elaboración de presupuestos podía acumular retrasos de hasta cuatro meses".
La necesidad de una planificación ágil en tiempos inciertos
Este era un problema crítico. Y lo complicaba el hecho de que, al haber datos en hasta 90 archivos de Excel distintos, no había integración de ningún tipo. Eso por su parte dificultaba la planificación de escenarios, algo especialmente notorio al declararse la pandemia. "Había importantes implicaciones prácticas", recuerda Philipp Dobberow. "Los confinamientos y los periodos de relajación de las restricciones afectaban a nuestra empresa. Por ejemplo, no sabíamos cuándo las personas que buscaban una propiedad podrían concertar citas con los agentes locales, algo que repercutiría en nuestro negocio online".
Esos y otros muchos factores convencieron a Scout24 de la necesidad de un nuevo sistema ágil para la gestión, la planificación y la elaboración de informes. Como comenta Philipp: "Teníamos que ser capaces de tomar rápidas decisiones financieras basadas en datos y reaccionar con más rapidez para adaptarnos a los cambios en las normativas. Por eso decidimos sustituir nuestro sistema por la plataforma Workday Adaptive Planning".
Workday Adaptive Planning nos permite adaptarnos rápidamente y desarrollar el modelo nosotros mismos, una clara ventaja en estos tiempos sin precedentes.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Un enfoque colaborativo en tiempo real para realizar rolling forecasts
Scout24 tenía unos requisitos claros para su nueva solución de planificación e informes. "Ante todo, tenía que ser colaborativa, para que todas las partes interesadas se involucraran en el proceso de planificación y previsión", explica Philipp Dobberow.
"Tenía que permitir que todos los datos se procesaran en tiempo real y generaran insights nuevos. También debía sustentar un proceso continuo de planificación y previsión con el que pudiéramos adoptar un enfoque constante durante todo el año. Y tenía que abarcar todos los subplanes de la empresa, de modo que se pudiera integrar cada subárea en el plan financiero general".
Todas esas ventajas eran evidentes solo en una solución: Workday Adaptive Planning. Philipp afirma que consiguieron muchos de los beneficios que habían previsto. "Empezamos con un partner de implementación, pero enseguida logramos hacer muchas cosas por nuestra cuenta con relativa rapidez", dice.
"Me parece que es una ventaja importante que podamos adaptar nosotros mismos bastantes aspectos, desde la creación de dimensiones a la identificación de nuevos atributos, para agilizar los informes y la designación de nuevos centros de costes. Como resultado, ahora podemos reaccionar con rapidez, precisión y agilidad cuando trabajamos con nuevos escenarios y centros de costes adicionales. Además, la integración de entidades recién adquiridas es mucho más rápida".
Al utilizar cifras reales se elimina la fase de preparación en la elaboración de presupuestos
En lugar de depender de archivos de Excel, ahora Scout24 realiza previsiones mensuales directamente en Workday Adaptive Planning. Philipp Dobberow lo explica: "Ahora nos reunimos una vez al mes con los responsables de división y examinamos el estado actual y comentamos los cambios del ejercicio contable en curso hasta el final del año. Luego podemos actualizar esa información directamente con los planificadores en el sistema, con lo que tenemos un ciclo progresivo de planificación mensual".
Ahora Scout24 apenas necesita una fase de preparación para el proceso de elaboración de presupuestos, ya que las cifras reales están disponibles directamente en Workday Adaptive Planning y se actualizan a diario a través del sistema ERP subyacente. Como resultado, los responsables de la planificación financiera pueden realizar su trabajo directamente basándose en las cifras reales. Según Philipp, "esto significa que ya no tenemos que trasladar datos, prepararlos, enviarlos, recopilarlos y volver a procesarlos. Con Workday Adaptive Planning hemos restado tres semanas a nuestro tiempo de preparación, prácticamente eliminándolo. Y el proceso de planificación general tarda solo de dos a tres semanas. Es un enorme ahorro de tiempo. Y además se reduce drásticamente el riesgo de errores".
Con Workday Adaptive Planning hemos restado tres semanas a nuestro tiempo de preparación, prácticamente eliminándolo. Y el proceso de planificación general tarda solo de dos a tres semanas.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Planificación optimizada: menos tiempo, menos errores, más eficiencia
La función de planificación centralizada de Scout24 también se ha optimizado considerablemente desde la implementación. Según Philipp Dobberow: "Anteriormente, los datos del sistema ERP se combinaban en Excel y se enviaban a los responsables empresariales, que debían trabajar con los datos durante la semana posterior.
Ahora simplemente se convoca una reunión en la que vemos la interfaz web de Workday Adaptive Planning, la estudiamos juntos y comentamos las desviaciones.
Es rápido, es eficiente y apenas da lugar a errores".