De orígenes humildes a líder de las finanzas
Mountain America Credit Union (MACU) tiene una rica historia arraigada en la comunidad y el servicio. La empresa fue fundada por un grupo de compañeros de trabajo de una empresa de telefonía que creó una cooperativa para ayudarse mutuamente. Desde entonces, MACU ha evolucionado hasta convertirse en la novena mayor cooperativa de crédito del país. Este crecimiento se ve reforzado por la misión de la compañía de ayudar a sus miembros a mejorar su situación financiera y ver cumplidos sus sueños económicos.
Sin embargo, la rápida expansión y el compromiso con el servicio a sus miembros en un panorama financiero complejo plantearon desafíos operativos, especialmente para las funciones de finanzas y contabilidad.
El peso de los sistemas legacy
A medida que MACU crecía, sus sistemas financieros legacy se resentían. "No podíamos seguir el ritmo de nuestro propio crecimiento. Necesitaba proporcionar información en tiempo real a nuestro equipo de gestión, a nuestros líderes ejecutivos y a toda la organización, para que hubiera acceso a nuestros informes financieros y transparencia en ellos", señala Tom Sayasith, VP of Finance and Controller. La infraestructura existente era un obstáculo. "Al igual que la mayoría de las entidades financieras, teníamos un formato legacy", explica Sayasith, "basado en hojas de cálculo y archivos de texto".
Antes de Workday, los datos financieros esenciales se encontraban en la plataforma principal de caja de MACU. "Cada vez que queríamos crear estados financieros, teníamos que pasarlos a Excel y crear hojas de cálculo para elaborar esos estados", recuerda Alysia Marsh, Vicepresident of Accounting Operations. Esto provocaba ineficiencias. Los miembros del equipo que se ocupaban de los gastos y los proveedores tenían que acceder a tres o cuatro sistemas distintos para buscar la información que necesitaban. El balance de activos fijos ocupaba casi un día entero al final de cada mes.
El éxito de la ampliación: una plataforma unificada
La decisión de implementar Workday Financial Management fue una progresión natural, ya que MACU venía utilizando más que satisfactoriamente Workday HCM desde 2014. "Llevábamos más de cinco años con Workday. A los equipos les ha encantado utilizarlo. Los informes han sido magníficos. La facilidad de uso era evidente para nosotros", asegura Sayasith.
Este historial positivo resultó clave. "Nuestra organización estaba familiarizada con la infraestructura, por lo que era la solución más fluida para integrarse en el mundo de la contabilidad", explica Sayasith. Marsh añade que uno de los factores impulsores fue también el deseo de separar las operaciones financieras de la plataforma principal de caja. "Cuando estudiamos Workday, vimos los beneficios de juntar las personas y el dinero".
Cuando pasamos a Workday Financial Management, nos permitió disponer de una sola plataforma para nuestro HCM, nuestra nómina y nuestras finanzas. Esto nos facilitó el acceso a todos nuestros datos, así como a informes para hacer mejores análisis.
VP of Finance, Controller
Una nueva era de claridad financiera
La implementación de Workday Financial Management, Workday Accounting Center y Workday Prism Analytics marcó un punto de inflexión en el aumento de la eficiencia. La automatización de la introducción de datos con Workday Accounting Center y Workday Prism Analytics le ahorraba a un miembro del equipo al menos tres horas al día durante el cierre. El balance de activos fijos, que antes era una tarea de un día, ahora se realiza en menos de una hora. El equipo de proveedores, que antes hacía malabarismos con tres o cuatro proveedores distintos, consolidó sus operaciones en Workday y optimizó su workflow.
Más allá del ahorro de tiempo, Workday aportó agilidad a los datos. "Pasamos de un libro mayor de 31 000 referencias a un plan de cuentas que es más dinámico", explica Sayasith. "Como equipo, podemos profundizar en la información basándonos en las etiquetas de trabajo, los libros de contabilidad y la obtención de información de la forma que más nos convenga".
Empoderar a los equipos, impulsar el valor
Utilizar Workday Financial Management ha reducido la dependencia del equipo de contabilidad del departamento de TI. "Mi equipo puede centrarse en lo que realmente importa con los informes financieros y proporcionar el análisis que busca la dirección", asegura Sayasith.
Los beneficios se extienden a toda la organización. ""A medida que nos adentramos en la temporada de elaboración de presupuestos, nuestros mánagers disponen de más insights para saber dónde asigna los costes su equipo", afirma Sayasith. Antes, la contabilidad suponía horas de estudio con los gastos de más de 100 centros de coste. Marsh añade: "Ahora tienen más tiempo para analizar estratégicamente los datos en lugar de dedicar tanto tiempo a recopilarlos".
Con Workday, podemos proporcionar los estados financieros que busca nuestra cooperativa de crédito de forma rápida y precisa.
Vice President of Accounting Operations
Enfoque de futuro con un partner de confianza
"Sabemos que Workday es un partner que puede escalarse según nuestro crecimiento futuro", comenta Sayasith. "Mientras sigamos estudiando las opciones que ofrece Workday, podremos mejorar el aspecto que deben tener las cosas para nuestros usuarios finales", añade Marsh.
MACU también está explorando tecnologías emergentes como Workday Illuminate™. "Con esta colaboración, sabemos que podremos impulsar la alineación de los miembros de nuestro equipo en toda nuestra organización", concluye Sayasith. Al adoptar una plataforma financiera moderna, MACU está preparada para actuar como líder y prestar un servicio eficaz a sus miembros durante décadas.