Restaurantes gourmet. Servicios de spa. Hectáreas de campos de tenis y baloncesto. Yoga, pilates, musculación y mucho más. No se trata de gimnasios normales: lo que Midtown Athletic Club ofrece a sus miembros desde el medio oeste hasta Canadá son auténticos "resorts del deporte". Todos sus centros son lugares donde las personas pueden establecer, alcanzar y sobrepasar sus objetivos de forma física; transformarse en la mejor versión de sí mismas; y transmitir esa energía a sus familias y comunidades. En los últimos tiempos, la empresa ha estado creciendo tan rápido que ha superado las posibilidades de sus sistemas de gestión financiera y del capital humano. En Midtown, ya tenían pensado actualizarlos y optimizarlos, pero estaban tan ocupados con las operaciones diarias que no había tiempo para hacerlo: hasta que llegó la pandemia de COVID-19.
Marcar puntos mientras otros se quedan en el banquillo
Los primeros días de la pandemia fueron complicados para las empresas del sector de los gimnasios. Aunque había mucha incertidumbre, los líderes de Midtown vieron una oportunidad única de mejorar el desempeño operativo de la empresa y la autonomía de los equipos, así como de crecer según su cultura empresarial. Para conseguirlo, decidieron seguir adelante con el esfuerzo que ya habían planificado hacía tiempo para simplificar los procesos de gestión y sustituir los sistemas dispares con una sola solución. El equipo ejecutivo aprovechó este periodo para reinventar la forma en que Midtown mejoraría en el futuro con Workday.
El día que lanzamos Workday fue perfecto: tranquilo y sin sorpresas para el equipo de TI.
Learning and Development Manager
Consenso general y gestión del cambio
Con el objetivo de conseguir resultados rápidos, Midtown decidió ir a por todas con Workday e implementó toda la suite de Workday Financial Management y Workday Human Capital Management al mismo tiempo. Los miembros del equipo ejecutivo vieron las posibilidades de transformación que ofrecía Workday y se alinearon por completo para lanzar una iniciativa de gestión del cambio en toda la empresa. Gracias al enfoque de implementación de Workday Launch, Midtown pudo dar prioridad a la principal funcionalidad que necesitaba para ponerse en marcha y empezar a usar Workday cuanto antes.
Cuando los empleados volvieron a los gimnasios, el equipo de implementación se reunió con ellos para que entendieran cómo Workday les ayudaría a realizar su trabajo. Midtown se sirvió de eventos de "almuerzo y formación", reuniones informales y encuestas habituales sobre la percepción y actitud de los empleados y colaboradores para prepararlos para la llegada Workday y hacer que les entusiasmara. Courtney Brouse, Learning And Development Manager de Midtown Athletic Club, afirma: "Para nuestros empleados, que utilizásemos Workday como un único sistema para todo era un gran atractivo comercial. Ya no tendrían que preocuparse por iniciar sesión en 10 aplicaciones distintas con 10 contraseñas diferentes o de usar 50 herramientas de software para completar un solo workflow".
Con la colaboración de todos, Midtown implementó totalmente la gestión virtual del capital humano en cinco meses. "El día que lanzamos Workday fue perfecto: tranquilo y sin sorpresas para el equipo de TI", cuenta Brouse. "Eso es justo lo se persigue ante un proyecto tan importante".
En Workday, creamos una cultura empresarial más autónoma e individualizada.
Learning and Development Manager
Es tan fácil aprender como participar
Muchos de los empleados de Midtown acceden al sistema, principalmente, desde la aplicación móvil de Workday. Brouse explica: "Nuestros empleados suelen trasladarse mucho de un lugar a otro, y tener que hacer los fichajes de entrada y salida en un terminal exclusivo para eso hacía que perdiesen demasiado tiempo. Ahora, sin embargo, pueden usar la aplicación de Workday, donde, además, pueden consultar sus nóminas y sus horarios, así como enviar solicitudes de vacaciones y permisos y cambios de horario".
Los empleados usan Workday para mucho más que sus tareas diarias. También utilizan la aplicación para ver los objetivos de la empresa e introducir sus propias metas de alineación. Reciben todas las formaciones de Midtown a través de Workday Learning en lugar de un sistema de gestión de aprendizaje aparte. Además, tanto los empleados como el equipo de líderes pueden gestionar el desempeño y, a finales de año, podrán hablar sobre compensación de méritos mediante Workday. "En Workday, creamos una cultura empresarial más autónoma e individualizada", afirma Brouse. "El sistema nos permite hacer frente a los retos de la gestión del talento con los que lidian todas las empresas del sector".
En lugar de tener que imprimir, firmar, escanear y enviar por correo electrónico los formularios, los nuevos empleados de Midtown y sus mánagers de contratación pueden completar ahora todas las fases de la incorporación de forma segura y fluida en Workday. Las nuevas contrataciones pueden iniciar sesión en la aplicación para consultar los cursos que se les han asignado y ver qué espera la empresa de ellas. Brouse comenta: "Workday nos permite enseñarles a los nuevos empleados cuál es el camino para convertirse en miembros satisfechos y productivos de Midtown, sin importar si trabajan a media jornada, a tiempo completo o desde la oficina de la empresa".
Con Workday, logramos que los sistemas de gestión fuesen más resilientes a los cambios y creamos un entorno más enriquecedor para nuestro personal, especialmente gracias a la aplicación móvil.
Chief Information Officer
El equipo financiero acelera la marcha para mejorar la eficiencia y conseguir insights estratégicos
La repercusión positiva de los cambios en la gestión financiera se hizo evidente inmediatamente después de la implementación de Workday. La primera nómina que se procesó en Workday tuvo un porcentaje de error de menos de un 1 %, algo nunca visto. Además, Midtown optimizó la manera de pagar a sus empleados. En lugar de hacer los pagos de 20 o 50 formas distintas, la empresa estandarizó y simplificó el proceso en ocho ubicaciones.
Workday ha facilitado mucho las cosas para el equipo financiero de Midtown y también ha hecho que todo sea más interesante. Gracias a Workday Payroll, los miembros del equipo pudieron automatizar y simplificar su proceso de nómina. Pasaron de nueve procesos manuales independientes a un solo proceso automatizado, y las nóminas se obtienen en horas en lugar de varios días. Con Workday, pueden acceder a los datos que necesitan para plantearse cuestiones analíticas y tomar decisiones desde un punto de vista más estratégico.
Aunque Midtown aún no ha terminado de integrar todos sus procesos y datos financieros en Workday, ya anticipa más cambios beneficiosos. El equipo prevé que su capacidad de tomar decisiones basándose en los insights seguirá mejorando gracias a la aplicación.
Nuestro equipo financiero ya no se estanca con tareas administrativas. Desde que implementamos Workday, el personal por fin tiene tiempo para pensar en cómo perfeccionar el funcionamiento de la empresa.
Chief Information Officer