Distribución, exactitud y seguridad: para McKinstry, era complicado cubrir estas necesidades de gestión financiera básicas en 50 hojas de cálculo de Excel. Fue entonces cuando la empresa de arquitectura e ingeniería con sede en Seattle descubrió que tenía que mejorar su proceso de elaboración de presupuestos. Workday Adaptive Planning ofrecía una mejor forma de gestionar el desempeño financiero. Con la automatización, los resúmenes acumulativos de datos y los tableros de mando acabaron con horas de trabajo manual en hojas de cálculo y redujeron la duración del proceso de elaboración de presupuestos en un 65 %. En lugar de consolidar y corregir fórmulas, el equipo financiero de McKinstry dedica su tiempo a analizar los datos.
El proceso de implementación se desarrolló sin problemas. El equipo de servicios profesionales encontró soluciones a cada una de las cuestiones específicas gracias a la naturaleza flexible de la aplicación.
Sr. Finance Analyst
Introducción
McKinstry, fundada en 1960, es una empresa de servicios completos de diseño, construcción, operación y mantenimiento de edificios con más de 900 empleados a tiempo completo y 900 empleados sindicados. Con sede en Seattle, 18 oficinas regionales y 500 millones de ingresos anuales, el personal profesional y los comerciantes de McKinstry ofrecen servicios de consultoría, construcción, energía e instalaciones.
El reto
En McKinstry, se trabajaba en un entorno de 40 a 50 hojas de cálculo que circulaban por la empresa en todo momento. Antes era complicado realizar resúmenes acumulativos básicos, los usuarios introducían cambios y arruinaban las fórmulas, y no existía una ubicación central para los presupuestos. Además, no había controles de privacidad y se podía acceder a los datos confidenciales desde fuera del equipo financiero.
"Nuestro principal objetivo era mejorar el proceso de elaboración de presupuestos en toda la empresa", recuerda Mike Shannon, Sr. Finance Analyst, McKinstry. "Necesitábamos una aplicación que pudiese conectarse fácilmente con el libro mayor que teníamos. Además, queríamos tener la posibilidad de hacer previsiones según los detalles actuales más sencillamente que con nuestro proceso basado en hojas de cálculo".
La solución
El director de TI de McKinstry descubrió Workday Adaptive Planning en un seminario. La solución cumplía con el objetivo de la empresa de mejorar los procesos. Se trataba de una aplicación basado en la web a la que podían acceder los usuarios de todas las oficinas regionales desde cualquier lugar. El equipo financiero también podía gestionar y controlar las fórmulas y supuestos dentro de la herramienta. Finalmente, Workday Adaptive Planning se podía conectar fácilmente con su libro mayor, y permitía normalizar los datos históricos y realizar las previsiones.
"A los usuarios les encanta la aplicación porque el modelo estaba integrado de tal forma que era capaz de hacer todos los cálculos y resúmenes acumulativos por sí sola. Por otro lado, los mánagers pueden registrarse desde cualquier parte e, incluso, trabajar en los presupuestos mientras están de vacaciones".
Mike Shannon, Sr. Finance Analyst, afirma: "Después de elegir Workday Adaptive Planning, el proceso de implementación se desarrolló sin problemas. El equipo de servicios profesionales fue muy atento y encontró soluciones a cada una de las cuestiones específicas de McKinstry gracias a la naturaleza flexible de la aplicación. Lanzamos la aplicación para 58 usuarios de toda la empresa cumpliendo con nuestro calendario".
Resultados
Con la implantación de Workday Adaptive Planning, el equipo financiero ha reducido en un 65 % la duración del proceso de elaboración de presupuestos. Además, ya no hacen falta horas de trabajo manual en hojas de cálculo para desarrollar informes de los tableros de mando para el equipo ejecutivo. Ahora, los 12 miembros de este equipo pueden acceder al tablero de mando de Workday Adaptive Planning desde su página de inicio y ver donde se encuentran cada día, ver una instantánea y comprobar qué departamentos están logrando o no alcanzando sus objetivos de ingresos.
"El feedback de los usuarios fue fantástico", confirma Shannon. "Les encanta la aplicación porque el modelo estaba integrado de tal forma que todo estaba predeterminado y todo lo que ellos tenían que hacer era introducir los datos para que la aplicación haga todos los cálculos y resúmenes acumulativos por sí sola. Por otro lado, los mánagers pueden registrarse desde cualquier parte e, incluso, trabajar en los presupuestos mientras están de vacaciones". Ahora, el equipo financiero dedica menos tiempo a consolidar y corregir fórmulas, y se centra en analizar los datos. Además, ahora que el proceso de generación de informes se ha automatizado, se han ahorrado 10 horas de trabajo al mes en la elaboración de informes mensuales.
Nuestro principal objetivo era mejorar el proceso de elaboración de presupuestos en toda la empresa. Necesitábamos una aplicación que pudiese conectarse fácilmente con el libro mayor que teníamos.
Sr. Finance Analyst