Cuando Takeaway.com, con sede en Ámsterdam, se fusionó en 2020 con la empresa londinense Just Eat para formar la multinacional de pedido y reparto de comida a domicilio en línea Just Eat Takeaway.com, se puso en marcha una enorme integración de activos, culturas y sistemas.
Según Patrick Hawker, director de sistemas financieros, la empresa que se fusionó contaba con una gran ventaja que, con el tiempo, ha contribuido a optimizar y racionalizar la unificación de las dos empresas. "La matriz Takeaway.com había implementado Workday ya en 2018", afirma Hawker. "Por eso, al fusionar las empresas, también fusionamos los sistemas, incluida la implementación de Workday Financials en todo el grupo Just Eat Takeaway.com".
Un solo conjunto de datos, un solo conjunto de procesos
En el momento de la fusión, Just Eat tenía unos 5000 empleados, mientras que Takeaway.com contaba con 4000. "Enseguida optamos por Workday como un único sistema ERP y de RRHH", afirma Hawker. "Eso nos ha permitido crear una sola fuente de datos y un único conjunto de procesos que podemos escalar según las necesidades". Hawker explica: "Para mí, eso es sumamente importante: saber que las partes interesadas de nuestras operaciones en nuestros cuatro segmentos del mundo (norte de Europa, sur de Europa y Australia, Norteamérica, y Reino Unido e Irlanda) solo tienen que recurrir a un sistema para obtener las respuestas que buscan. El objetivo siempre ha sido ese".
En la actualidad, además de utilizar Workday desde una perspectiva de ERP, Just Eat Takeaway.com confía en Workday para las previsiones, la planificación y la consolidación del cierre, así como para la gestión del entorno de datos maestros. El papel de Workday no termina ahí. "Vamos camino de lograr una mayor eficiencia", dice Hawker. "Pero también tenemos que cambiar la cultura y estamos utilizando el sistema para que lo haga por nosotros".
La adopción de Workday como sistema único de finanzas y RRHH nos ha permitido crear una sola fuente de datos y un conjunto de procesos que podemos escalar según las necesidades.
Director of Finance Systems
Workday en el centro de la transición hacia un nuevo modelo operativo
El progreso es una parte integral de Just Eat Takeaway.com. Hawker explica: "Workday ya nos ha permitido conectar con todas las partes interesadas de la empresa: ya sean del área de RRHH, finanzas, producto y tecnología, ventas o marketing, Workday nos proporciona un lenguaje único para nuestros datos de finanzas y RRHH".
Eso no quiere decir que todos los retos se hayan superado de forma satisfactoria y permanente. "Alinear a todas las partes interesadas en una empresa tan grande como la nuestra siempre va a ser una tarea ardua", señala Hawker. "En última instancia, lo que hace falta para lograrlo es una transparencia total, aliada con una gran colaboración".
Así es como Just Eat Takeaway.com está afrontando actualmente su reto principal: la necesidad de pasar de un modelo operativo descentralizado a uno centralizado, empoderado por Workday. "Para ello, hay que centrarse en las mejores prácticas y conseguir que las partes interesadas acepten el cambio", afirma Hawker. "Pasamos mucho tiempo con nuestro personal, explicándoles por qué es tan importante que abordemos este trabajo colectivamente".
El papel de Workday como elemento clave del esfuerzo de la empresa es esencial. "Significa que podemos empoderar a las personas en toda la empresa, con las herramientas que Workday les proporciona", afirma Hawker. "Un gran ejemplo de ello es Workday Worksheets: la creación de un origen de datos fácil de usar y actualizable, todo dentro de una única aplicación, no solo ofrece a los usuarios una forma sencilla de utilizar los datos, también garantiza que los datos nunca se perderán ni saldrán de la empresa", añade Hawker. "Otro ejemplo es la plataforma flexible de facturación electrónica que hemos diseñado en Workday, que nos permitirá reaccionar ante nuevos escenarios sin tener que rediseñar todo el sistema".
Adaptación a las nuevas expectativas de los accionistas
El cambio continúa a buen ritmo en Just Eat Takeaway.com ahora que la empresa se encamina hacia la rentabilidad.
Hawker comenta: "Como empresa, nuestras integraciones suponen una gran transformación, con importantes implementaciones que hemos gestionado principalmente de forma interna: todo un éxito, pero también conlleva un gran esfuerzo. Y ahora estamos haciendo la transición de una empresa centrada en el crecimiento a una centrada en la rentabilidad. Eso ha sido difícil para la organización de finanzas, ya que hemos tenido que cambiar las métricas clave por las que nos guiábamos.
"Una gran parte de nuestra estrategia gira en torno a la eficiencia, lo que significa que debemos aprovechar nuestros datos", continúa Hawker. "También tenemos que ser mejores partners de negocio y aportar insights adecuados a la empresa, en lugar de ser meros contables".
Workday ha sido la plataforma sólida a través de la que Just Eat Takeaway.com ha podido responder a todos estos retos. "Nos ha proporcionado una estructura firme que nos da seguridad", afirma Hawker. "Sabemos que Workday es una solución segura y, al entender cómo funciona, podemos crear lo que nos haga falta sobre esa base".
Sabemos que Workday es una solución segura y, al entender cómo funciona, podemos crear lo que nos haga falta sobre esa base.
Director of Finance Systems
Una auténtica innovación que amplía las capacidades fundamentales del sistema
Teniendo en cuenta los logros conseguidos hasta la fecha y previendo los retos futuros, Hawker cree que formar un gran equipo es la necesidad más importante a la hora de crear cualquier sistema. "Una de nuestras mayores ventajas es que tuve la suerte de poder reclutar a personas excepcionales a lo largo del proceso, que han ayudado a posibilitar y desarrollar nuestro recorrido", afirma Hawker.
Hawker también reconoce el papel central que Workday ha desempeñado hasta la fecha y tiene grandes expectativas sobre el papel que despeñará Workday Prism Analytics, que en su opinión es una aplicación única en el sector actualmente. "Nos permite ampliar las capacidades principales de Workday al generar insights de finanzas y de RRHH a partir de múltiples fuentes de datos. Eso es un ejemplo de verdadera innovación, y estoy realmente entusiasmado con lo que estamos haciendo en este campo", afirma Hawker.
Hawker también destaca las inversiones de Workday en el uso ético de la IA y el machine learning, y prevé un uso significativo de estas tecnologías como herramientas esenciales para la resolución de problemas. Para Hawker, soluciones como el programa de eventos de Workday son de vital importancia, ya que les ayudan a conectar con partners, con otros clientes y también con la propia Workday.
Pero lo más importante para Hawker es la capacidad de dar forma a la solución de la manera que mejor se adapte a la cultura de la empresa. "El sistema es un facilitador. Está ahí para proporcionar a tus usuarios recursos basados en la cultura que estás construyendo. Así que es preciso entender esa cultura, establecer una visión para empoderarla y utilizar el sistema para que todo se haga realidad".