Washington State Employees Credit Union (WSECU) se esfuerza por ser la cooperativa de crédito y la empresa preferida de los residentes de la zona. Aunque las modernas opciones bancarias de la empresa le permiten competir con marcas nacionales, WSECU quería dar prioridad a la experiencia del empleado agilizando las operaciones administrativas.
Como el antiguo sistema legacy de RRHH de WSECU no estaba totalmente conectado con las nóminas, el personal gestionaba a mano tanto las nóminas como los beneficios, incluidas las asignaciones 401k. Los workflows desconectados y basados en papel también daban soporte al reclutamiento, las contrataciones, las promociones, las evaluaciones del desempeño y los bonus. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist de WSECU, afirma: "Un mánager rellenaba un formulario y lo enviaba a uno o varios ejecutivos sénior, que a su vez lo devolvían a RRHH o al departamento encargado de las nóminas. El personal no siempre trabajaba en la misma ubicación, por lo que podía recibir un formulario por correo electrónico, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo de nuevo por correo electrónico a la siguiente persona de la lista de aprobación. Nunca sabíamos dónde estaban los formularios, así que pasábamos mucho tiempo en búsquedas inútiles tratando de localizarlos".
También podemos personalizar Workday nosotros mismos, lo que es especialmente importante porque soy uno de los pocos que lo gestiona.
HR Management System Specialist
Rentabilidad de la inversión: dividendos en solo seis meses
WSECU buscaba un partner de gestión de nóminas con un sistema que pudiera utilizar para consolidar los datos, automatizar los workflows administrativos y facilitar los procesos de autoservicio para el personal, y eligió Workday. Workday no solo cumplió sus requisitos iniciales, sino que también ayudó a WSECU a potenciar la agilidad operativa y a impulsar la optimización continua de la fuerza laboral para poder seguir mejorando la precisión, la flexibilidad, la transparencia y la experiencia del empleado. En seis meses, el banco había simplificado los procesos administrativos de soporte a las nóminas, los beneficios, el reclutamiento, las tarjetas de tiempo, las evaluaciones del desempeño y las solicitudes de vacaciones.
Por ejemplo, para mejorar los insights de los costes, Bornstein ha modificado las categorías de vacaciones y permisos. "Con nuestro antiguo sistema de RRHH, no podíamos crear nuevas categorías de vacaciones y permisos", explica. "Con Workday sí podemos y me lleva algo menos de una hora. He creado categorías de vacaciones y permisos para el mal tiempo, las vacunas y los permisos de paternidad, y he eliminado las que ya no utilizamos. Este tipo de cambios son muy perceptibles para nuestros empleados y tienen una gran repercusión en la forma en que hacemos el seguimiento de nuestro tiempo y costes, y ofrecemos un entorno de trabajo fluido".
En lugar de que dos empleados inviertan tres días en la nómina, ahora uno solo la completa en dos días.
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Apostar por la eficacia de las nóminas
Antes de que WSECU implementara Workday, los empleados pasaban varios días al mes introduciendo información manualmente en la aplicación legacy de RRHH. "En lugar de que dos empleados inviertan tres días en la nómina, ahora uno solo la completa en dos días", explica Bornstein. "Por lo que redujimos el tiempo necesario para completar las nóminas en aproximadamente un tercio desde que implementamos Workday y hay muchos menos documentos en papel y frustración. También podemos ver un proceso y saber inmediatamente dónde se retrasa una tarea".
El personal también dedica menos tiempo a los workflows administrativos y de gestión, incluidas las comprobaciones. "Nuestros empleados, incluido nuestro CEO, consideran que Workday es muy fácil de usar y que aumenta enormemente nuestra eficiencia ", afirma Bornstein. "Hemos configurado alertas automáticas en Workday para que los mánagers reciban una notificación cuando las tarjetas de tiempo necesiten aprobación. Nuestro jefe de nóminas lleva a cabo auditorías que detectan de forma proactiva problemas que podrían afectar a alguien, como recibir solo una paga parcial porque se olvidó de introducir las horas en su tarjeta de tiempo".
Ahora que WSECU ha alcanzado nuestros objetivos iniciales de excelencia administrativa, estamos aprovechando nuestra mayor agilidad para impulsar más la optimización de la fuerza laboral.
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Mejora de la experiencia del empleado gracias a las opciones de autoservicio
Al consolidar sus datos y obtener capacidades de automatización, WSECU puede crear workflows de autoservicio intuitivos. "Hoy en día, si los empleados necesitan actualizar sus deducciones de la nómina, como añadir un dependiente o cambiar sus retenciones del 401k, pueden hacerlo ellos mismos en solo unos minutos gracias a Workday", afirma Bornstein. "Este tipo de procesos de autoservicio también ahorran tiempo al personal administrativo y de RRHH. La entrada de datos y el archivo ya no son proyectos enormes, pues hemos reducido los formularios en papel en al menos un 75 %".
Procesos personalizados que crecen con el flujo
"Ahora que WSECU ha alcanzado nuestros objetivos iniciales de excelencia administrativa, estamos aprovechando nuestra mayor agilidad para impulsar más la optimización de la fuerza laboral, sin tener que añadir más herramientas de terceros", afirma Bornstein. "También podemos crecer con Workday y personalizarlo nosotros mismos, lo que es especialmente importante porque soy uno de los pocos que lo gestiona".
Además, la cooperativa de crédito está considerando hacer más cosas con Workday Compensation y Workday Talent Optimization. Añade: "Hay muchas capacidades que podemos utilizar de diferentes maneras para ahorrar tiempo y ayudar a optimizar nuestra fuerza laboral. Aprendo mucho sobre lo que podemos hacer con Workday gracias a los empleados y a los grupos de usuarios de la Comunidad Workday".