Antes de implementar Workday en 2021, la función de RRHH de Formula 1 dependía de una combinación de sistemas legacy y procesos manuales. "Nos dimos cuenta de que podíamos ganar en eficiencia si implementábamos un sistema que conectara todas nuestras fuentes de datos de personas y que hiciera todo lo que necesitábamos, en un solo lugar", afirma Alastair Goss, HR Systems Lead.
Como organización relativamente pequeña con presencia operativa global y gran notoriedad pública, Formula 1 se enfrentaba a una complejidad única. La necesidad de contar con sistemas ágiles y conectados era evidente.
Alcanzar nuevos niveles de agilidad y eficiencia
"Nuestra forma de trabajar no es sencilla", explica Goss. "Recurrimos a contratistas durante toda la temporada para llevar a cabo algunas funciones de trabajo básicas, como la retransmisión. Además, somos una organización que cotiza en bolsa, lo que conlleva complicaciones en materia de cumplimiento normativo".
Formula 1 eligió Workday tras un análisis del mercado y sigue viendo cada vez más beneficios. "Cuanto más tiempo pasa, más nos confirman las mejoras que estamos experimentando que tomamos la decisión correcta", comenta Goss.
Nos dimos cuenta de que podíamos ganar en eficiencia con un sistema que conectara todas nuestras fuentes de datos de personas y que hiciera todo lo que necesitábamos, en un solo lugar.
HR Systems Lead
Aceleración máxima con una mejor experiencia del empleado
La puesta en marcha por fases de Formula 1 comenzó en septiembre de 2022 con Workday Human Capital Management, Payroll, Absence Management y Recruiting, seguidos de Time Tracking, Talent Management y Learning a principios de 2023. Con el apoyo de su partner CloudRock, Formula 1 disfrutó de una rápida visibilidad de todos sus orígenes de datos.
"Antes de Workday, teníamos cada cosa por su lado: rendimiento, ausencias, nóminas, datos de contratación, etc. Ahora, todo está ahí", afirma Goss.
La influencia se extendió mucho más allá de la sede central. "Muchos de nuestros empleados tienen su sede en el Reino Unido, pero viajan por todo el mundo. Disponer de una aplicación que permite acceder a los datos desde cualquier lugar ha sido fantástico. Si alguien está volviendo a casa después de un Grand Prix, puede solicitar sus vacaciones y permisos desde su teléfono. Eso es algo muy positivo para ellos", indica Goss.
Reclutamiento a toda velocidad con IA y HiredScore
En 2024, Formula 1 se enfrentó a un desafío cada vez mayor en materia de reclutamiento: 78 000 solicitudes para solo 150 puestos, lo que supone una media de 520 candidatos por puesto. "Francamente, nuestro equipo de soporte técnico estaba desbordado. Estábamos perdiendo candidatos excelentes", recuerda Goss.
Después de ver una demo de HiredScore en Workday Elevate London, su valor quedó claro de inmediato. "Los argumentos para adquirirlo se escribieron solos. Teníamos dos opciones: contratar a más personas o encontrar una solución más inteligente".
Formula 1 integró HiredScore en Workday Recruiting a principios de 2025. Aunque la implementación técnica fue fluida, la tarea más ardua consistió en velar por el cumplimiento normativo interno. "Tuvimos que conseguir que nuestros equipos jurídicos, de auditoría y de privacidad de los datos se sintieran cómodos con el hecho de que la IA accediera a los datos de los candidatos por primera vez —explica Goss—. Era fundamental incorporarlos pronto".
Los beneficios no tardaron en hacerse evidentes. "Teníamos un puesto con 600 candidatos, pero casi todos obtuvieron una calificación de A o B, porque la descripción del puesto era demasiado vaga", comenta Goss. "La reescribimos y al instante observamos una mejor distribución. La mejora fue inmediata".
HiredScore y la IA están liberando a nuestro equipo de soporte técnico para que se centre en lo que realmente importa: mantener mejores conversaciones, ofrecer mejores experiencias a los candidatos y dedicar más tiempo a apoyar a los mánagers de contratación.
HR Systems Lead
Acelerar los resultados con HiredScore y Workday
F1 ya está viendo algunos resultados iniciales:
El tiempo de selección se ha reducido a la mitad, pasando de una media de 14,5 días en Workday a solo 7 días con HiredScore para los nuevos candidatos. "Esto significa que el equipo de reclutamiento puede seleccionar y ponerse en contacto con el mejor talento de forma rápida y más eficiente. No pierden tiempo revisando todos los CV manualmente", comenta Goss.
El 76 % de los candidatos preferidos llegan a la fase de la entrevista, gracias a la calificación asistida por IA tanto de los candidatos nuevos como de los ya existentes. Esta mejora de la tasa de coincidencia se ha logrado en solo unas semanas tras la puesta en marcha.
También está cambiando la cultura del soporte técnico. "A menudo existe la presión de actuar con rapidez", afirma Goss, "pero nos hemos dado cuenta de que dedicar tiempo a redactar mejores descripciones de los puestos de trabajo aporta un enorme valor añadido".
El equipo de soporte técnico adoptó la herramienta desde el principio. HiredScore y la IA están liberando a nuestro equipo de soporte para que se centre en lo que realmente importa: mantener mejores conversaciones, ofrecer mejores experiencias a los candidatos y dedicar más tiempo a apoyar a los mánagers de contratación.
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