Alemania goza de una maravillosa economía gracias a una fuerza laboral muy cualificada, con un alto nivel educativo y con una gran formación tecnológica. Es el cuarto país con mayor PIB del mundo y sus exportaciones ocupan el tercer lugar a nivel global, por detrás de China y EE. UU. Las leyes de protección de los empleados del país que abarcan la nómina, las vacaciones y permisos, la seguridad y otros derechos de los trabajadores se encuentran entre las más estrictas del mundo.
Al igual que todas las empresas alemanas, DATEV eG debe operar conforme a los comités de empresa que garantizan el cumplimiento normativo de estas normas. Asimismo, debe proteger la privacidad de los datos de cada empleado, como se especifica en la ley del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea (UE).
Michael Goller es el arquitecto técnico de Workday en DATEV y conoce bien estas normativas laborales. Mantener el cumplimiento normativo de la empresa es una parte importante de su trabajo. También lo es ofrecer un acceso seguro y privilegiado a los datos de RRHH, ya sean datos personales de los empleados o datos empresariales que el equipo directivo pueda utilizar para tomar decisiones organizativas bien fundamentadas. Además, se ocupa de garantizar la privacidad de los datos.
Hora de modernizarse
DATEV solía guardar su información de RRHH en complejos sistemas de almacenamiento de datos creados hace 20 años. A fin de combinar los datos con la información de otros sistemas para llevar a cabo analytics y generar informes, los datos tenían que llegar a un almacén de datos mediante un complejo proceso de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés). "Con el objetivo de modernizar nuestro sistema de datos de RRHH, elegimos Workday para facilitar el acceso a los datos, la gestión, los analytics y los informes", afirma Goller.
Desafortunadamente, DATEV se topó con un gran obstáculo. "Cualquier cosa que requiriera datos históricos de RRHH era prácticamente imposible, y si se podía hacer, suponía un esfuerzo y una pérdida de tiempo inimaginables", explica Goller. "Cargar nuestro historial completo desde nuestro anterior software de HCM en Workday habría llevado demasiado tiempo".
Hoy en día, todos nuestros datos históricos son totalmente accesibles, además de que todos nuestros datos relevantes se encuentran en un solo lugar, gracias a Workday Prism Analytics. Además, hemos habilitado el autoservicio para usuarios con Workday.Technical Architect
El fácil acceso a los datos históricos de RRHH era fundamental para mantener la integridad, la exactitud y el cumplimiento normativo de los perfiles de los empleados de DATEV conforme a las normativas alemanas de protección de los trabajadores. Fue entonces cuando Goller descubrió Workday Prism Analytics. Esta solución podía proporcionar a DATEV un data hub capaz de reunir grandes volúmenes de datos históricos y operativos diversos con datos de confianza de Workday en una fuente unificada y segura. "Resolvimos el gran problema de cómo acceder a nuestros datos históricos de RRHH al añadir Prism Analytics a nuestra configuración de Workday", asegura. "En última instancia, retiramos el antiguo almacén de datos, lo que nos permitió ahorrar tiempo y gastos".
Navidad en julio
Poco después de que DATEV pusiera en marcha Workday, Goller empezó a trabajar a contrarreloj para completar un proyecto muy urgente en el nuevo entorno: los bonus de Navidad. "Dado que acabábamos de terminar la implementación a principios de verano, debíamos tener el modelo de bonus listo para finales de octubre", explica. "Esto requería buscar datos de muchas fuentes, incluidos datos históricos, e implicaba realizar cálculos únicos para cada empleado. Cualquier retraso podría molestar a todo el mundo. Sin embargo, llegamos a la fecha prevista gracias al data hub de Workday Prism Analytics, que reunió sin problemas todos nuestros datos en un solo lugar".
Goller también reconoce el mérito de un consultor experto en Workday que ayudó a su equipo a empezar con buen pie y a poner Prism Analytics en funcionamiento de la mejor manera posible. "Evitamos cometer intentos fallidos que habrían puesto en riesgo nuestro plazo", señala. "Incorporamos a la perfección todos los elementos de datos correctos en nuestro modelo, lo probamos con éxito y lo introdujimos sin problemas en nuestro sistema de producción de nóminas".
Seguro de insolvencia: un paso hacia el autoservicio
En Alemania, los empleados pueden tomarse un permiso sabático de hasta varios años. DATEV ofrece la posibilidad de disfrutar de una excedencia de hasta tres años. Para preparar este permiso, el empleado obtiene un crédito antes de irse que se utiliza durante el periodo de ausencia. "Todas las empresas tienen que asegurar este dinero, y puede suponer una importante partida en el balance que los auditores revisan con atención. Así es como funciona en DATEV", comenta Goller. "Cada mes de diciembre, debemos elaborar un informe para nuestra aseguradora, que ajusta su cuota de cobertura según la cantidad total que tenemos reservada en nuestro balance. Asimismo, debemos informar de las cantidades a cada empleado una vez al año".
Hemos podido enriquecer nuestros procesos de gestión mucho más de lo que podíamos hacer antes al incluir informes de datos generados por Workday Prism Analytics.
Technical Architect
Al usar el data hub de Workday Prism Analytics para reunir datos dispares para estos informes, Goller entregó el informe de la aseguradora y los informes individuales a los empleados en diciembre, según lo exigían las directrices. "Esto también requería datos históricos de nuestro antiguo sistema, y la carga fue bastante rápida", afirma. "Ahora que es un informe de Prism con la mayor parte del procesamiento realizado dentro de Workday, los empleados pueden sacar sus propios informes. Actualmente, nuestro autoservicio permite a una persona acceder con seguridad a sus registros de asistencias, información de nómina y otros datos personales".
Goller ya no tiene que realizar complejas transformaciones de datos para elaborar diversos informes. "No soy especialmente técnico, por lo que llevar a cabo integraciones en Workday con el data hub de Prism Analytics resulta mucho más sencillo que antes", asegura. "Se crea un informe en Workday, se introducen los datos en Prism y se combinan con los datos del sistema externo. Después, se cotejan e integran los datos, y el informe está listo. Si se detecta un error, es fácil de corregir".
El RGPD garantiza la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo
Las normas del RGPD de la UE son complicadas e infringirlas puede suponer un alto coste. Uno de sus requisitos es que las empresas eliminen los datos de una persona si ya no son necesarios o si un empleado así lo solicita. "Podemos establecer calendarios para archivar o eliminar datos específicos de RRHH utilizando Prism dentro de nuestro entorno de Workday", concluye Goller. "Esta capacidad añadida, junto con las funcionalidades de seguridad de datos integradas en Workday, nos permite proteger los datos de nuestros empleados y garantizar nuestro cumplimiento normativo del RGPD; ambas cosas son esenciales para los comités de empresa y el equipo directivo de DATEV".