Dado que es una de las principales cadenas de retail estadounidenses, cabría pensar que el proceso de contratación de personal de 7-Eleven era tan rápido y fluido como la empresa. Sin embargo, sus tiendas afrontaban desafíos relacionados con la centralización del proceso de reclutamiento, que daban lugar a experiencias fragmentadas y poco fluidas, tanto para los candidatos como para los equipos de contratación. Por esa razón, 7-Eleven tomó una decisión: sus tiendas franquiciadas adoptarían un enfoque descentralizado, en el que los mánagers de cada tienda se encargarían de sus propias contrataciones. Sin embargo, esos mánagers no disponían de los recursos necesarios para gestionar tanto las operaciones de la tienda como los trámites de contratación, y eso ralentizaba el proceso y provocaba altos índices de abandono.
"Para cuando se les asignaba una fecha de entrevista, los candidatos ya habían encontrado un puesto en otra empresa", explicaba Rachel Allen, responsable de selección de talento de 7-Eleven.
Las ubicaciones centralizadas de la empresa se enfrentaban a desafíos similares y tardaban 10 días en cubrir un puesto. Así pues, cuando 7-Eleven adquirió Speedway y sus más de 3800 nuevas ubicaciones descentralizadas, decidió empoderar a los mánagers con recursos adecuados para la contratación.
Automatización del proceso de contratación
7-Eleven inició una renovación estratégica de sus tecnologías de adquisición de talento, a fin de reducir el tiempo requerido para contratar y, al mismo tiempo, optimizar el proceso en todas sus ubicaciones centralizadas y descentralizadas. Para lograrlo se asociaron con Workday Paradox, una solución que Speedway ya había implementado en pequeña escala. Juntas, las compañías crearon un sistema integral de contratación, impulsado por un agente de IA llamado Rita.
Disponible en todo momento, a través del widget del portal de empleo, los anuncios de puestos o el código QR de la tienda, Rita solo tarda unos minutos en guiar a los candidatos por las primeras fases del proceso de solicitud, mediante mensajes de texto. Y gestiona la correspondencia posterior a las entrevistas de una forma sencilla para todos los participantes. Con Rita a cargo de la tarea administrativa, los seleccionadores y los mánagers de tiendas pueden dedicarse a tareas más importantes.
Paradox fue la primera solución que encontramos realmente capaz de gestionar el reclutamiento a gran escala. Ha sido un gran cambio.
Head of Talent Acquisition
Un proceso de solicitud tan sencillo como un mensaje de texto
Con Rita, 7-Eleven convierte las solicitudes de puesto en simples conversaciones. Si los candidatos tienen alguna pregunta, Rita puede responderla al instante. Si un candidato está listo para presentar su solicitud, Rita hace el proceso de preselección atractivo y sencillo, con unos cuantos mensajes de texto. "Ha supuesto un cambio radical para nuestro proceso de reclutamiento y para la experiencia de los candidatos", afirmó Allen.
Rita también optimiza la concertación de entrevistas, enviando a los candidatos preseleccionados mensajes de texto con las franjas horarias disponibles, según la disponibilidad del mánager de la tienda o del seleccionador. Una vez que el candidato elige una hora, Rita avisa automáticamente al entrevistador y reserva esa franja en su calendario. Además, los mánagers de las tiendas, que saben cuándo hay más afluencia y cuándo disponen de tiempo libre, pueden configurar Rita para que solo concierte entrevistas durante franjas horarias concretas que no afecten a las operaciones de la ubicación.
El ahorro de tiempo es impresionante. Estamos encantados de proporcionar esas horas a las tiendas.
Head of Talent Acquisition
Un nuevo system of record: Workday Paradox, ATS conversacional
El 55 % de las tiendas 7-Eleven son franquicias. 7-Eleven dota a estas ubicaciones del sistema de seguimiento conversacional (ATS) Workday Paradox, una plataforma de gestión de candidatos basada en IA. Diseñado para contrataciones a escala de puestos de cara al cliente, el sistema ATS conversacional Workday Paradox hace que la gestión de puestos sea tan sencilla como activar o desactivar un conmutador. Una vez que un mánager abre un puesto, Rita se encarga del resto: la preselección de candidatos, la concertación de entrevistas, las ofertas tras las entrevistas y la incorporación. Si lo desean, los mánagers pueden establecer límites de volumen para una mayor optimización, o realizar acciones manuales relacionadas con cualquier candidato, mediante unos simples clics.
Integración con Workday Recruiting
En las ubicaciones directamente a cargo de 7-Eleven hay un equipo centralizado de selección de talento que utiliza Workday Recruiting. Para estas ubicaciones, 7-Eleven optó por reducir al mínimo la gestión del cambio e integrar el agente de experiencia del candidato de Workday Paradox con su sistema ATS ya existente. En este workflow, Rita preselecciona y concierta entrevistas con los candidatos en cuestión de minutos. A continuación, la información de los candidatos se almacena en un sistema back-end que los seleccionadores conocen y utilizan a diario.
Los seleccionadores seleccionan. Los mánagers gestionan. Y la IA se encarga del resto.
Head of Talent Acquisition
Un nuevo rol para los seleccionadores y una mejor experiencia en la tienda
Gracias a que Rita se encarga del 95 % del proceso de contratación, 7-Eleven ha podido reorientar sus recursos hacia nuevas oportunidades y roles para su equipo de reclutamiento centralizado. Según Allen: "El personal previamente abrumado por tareas rutinarias ahora tiene tiempo para la consultoría y el asesoramiento, y puede realizar una labor más centrada en las personas".
Y las ubicaciones franquiciadas también disfrutan de los beneficios. Gracias a las miles de horas ahorradas cada semana, los mánagers pueden centrarse en contratar a los candidatos adecuados (lo que contribuye a mejorar aún más la experiencia del cliente), algo que es posible gracias a los procesos automatizados de preselección y concertación de entrevistas de Rita.