¿Qué es un software ERP?
Cuando aumenta la complejidad de las operaciones empresariales, muchas empresas modernas depositan su confianza en sistemas ERP integrados para optimizar sus operaciones y tomar decisiones basadas en datos. Descubra cómo un software ERP puede ayudarle a centralizar las funciones empresariales principales en una sola base de datos común para favorecer la eficiencia en toda su empresa.
Introducción al software ERP
Un software de planificación de recursos empresariales (ERP) unifica en un solo sistema integrado procesos fundamentales como las finanzas, los RRHH, la cadena de suministro, etc. Al eliminar los silos de datos y posibilitar la colaboración en tiempo real entre departamentos con una única vista de los datos, el software ERP permite tomar decisiones de forma más inteligente en toda la empresa.
El objetivo principal de un ERP es reunir en un mismo sitio una gran variedad de funciones, lo que permite a las empresas estandarizar procesos y automatizar tareas repetitivas. Básicamente, al recopilar datos de departamentos que trabajan en paralelo, como los de contabilidad, ventas, cadena de suministro y marketing, las empresas pueden elaborar previsiones estratégicas más certeras y eficientes.
Sin embargo, un ERP no es un producto único e independiente, sino una categoría de software que abarca muchas aplicaciones diferentes. Veamos cómo se combinan estos módulos para crear un sistema ERP.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP es una serie de módulos integrados que tienen una base de datos en común para favorecer la continuidad. Esa base de datos integra un sinfín de funciones empresariales distintas en una plataforma fácil de usar.
Normalmente, los sistemas ERP ya están listos para usar con varios módulos integrados, como el de gestión de almacenes, el de aprovisionamiento y el de gestión de recursos humanos, entre otros. Sin embargo, algunas empresas también incorporarán otros módulos y funcionalidades para satisfacer sus necesidades empresariales concretas. Si su empresa tiene una función que utiliza datos de alguna capacidad, es probable que haya un módulo para ese fin.
Breve historia de ERP
Los cimientos de los actuales sistemas ERP inteligentes se asentaron en los años 60. El proceso comenzó cuando J. I. Case, un fabricante estadounidense de maquinaria agrícola, fundó la J. I. Threshing Machine Co. y la J. I. Case Plow Works.
Se diseñó para ayudar a los fabricantes a gestionar su inventario y su producción, e inspiró a varias empresas a crear sus propias soluciones de planificación de requisitos de materiales (MRP). Estos primeros MRP eran sencillos pero revolucionarios, ya que permitían a los fabricantes hacer un seguimiento más sistemático de las materias primas y las funciones de compra, y se podría decir que inspiraron la innovación de versiones futuras.
Años 70-80: el auge de los MRP y los primeros sistemas on-premise
En la década de 1970, la exigencia de un mayor control del inventario y la producción impulsó la adopción generalizada de software MRP. A medida que más empresas adoptaban estos sistemas, los MRP se volvieron cada vez más sofisticados e integraron nuevas funcionalidades que permitían a las empresas automatizar procesos, mejorar las previsiones y optimizar las cadenas de suministro.
En los años 80, el MRP evolucionó al MRP II (planificación de los recursos de fabricación), que fue más allá de la gestión de materiales para incluir funciones de planificación de la producción, de control de la planta de producción e incluso de gestión financiera. Estos sistemas eran on-premise, lo que obligaba a las empresas a realizar grandes inversiones en hardware, licencias de software y equipos de TI específicos para mantenerlos.
Años 90-2000: la transición a la ERP integrada y el auge de la tecnología cloud
En la década de 1990, nacieron los sistemas ERP tal y como los conocemos hoy. Las verdaderas suites ERP dejaron de ser una herramienta exclusiva para la fabricación y pasaron a integrar funciones de finanzas, RRHH, aprovisionamiento, cadena de suministro y operaciones en un solo sistema. Las empresas ya podían optimizar los procesos multifuncionales, pero estas soluciones seguían requiriendo una importante inversión inicial en infraestructura y mantenimiento continuo.
A principios de los años 2000, se produjo un cambio revolucionario con la aparición del ERP cloud. En lugar de que las empresas tuvieran que adquirir costosas licencias de software por adelantado, el ERP cloud introdujo un modelo basado en suscripciones (SaaS o software como servicio). Este modelo ofrecía costes más reducidos, actualizaciones automáticas, acceso a los datos en tiempo real y una escalabilidad más sencilla, lo que hizo que el ERP fuera más accesible, asequible y adaptable que nunca.
Desde 2020 en adelante: el futuro del ERP reside en la IA, la automatización y la innovación
Ya en la actualidad, los sistemas ERP modernos se han vuelto más innovadores y siguen evolucionando constantemente. La introducción del big data y la IA contribuyó a impulsar esa transformación, que posibilitó que los sistemas ERP se adaptaran aún mejor a los cambios y fueran capaces de gestionar cantidades de información aún mayores. A medida que esta revolución de la IA siga redefiniendo el ámbito de los ERP, serán las primeras empresas en adoptarla las que cosechen los beneficios en los próximos años.
Cómo funcionan los sistemas ERP
Para que se haga una idea, el ERP es como el sistema nervioso central de su empresa. Lo conecta todo, desde las funciones de gestión de nóminas y el aprovisionamiento hasta las ventas y la estrategia, y sustituye los sistemas aislados por una plataforma unificada.
En la práctica, el resultado es el siguiente:
Automatización de procesos manuales como la facturación y el control de inventarios
Centralización de datos para generar informes en tiempo real y reducir los errores
Integración entre departamentos, que permite una colaboración más inteligente
Estandarización de los workflows y el cumplimiento normativo
Con Workday, todo esto sucede en la plataforma cloud, lo que acelera la obtención de valor, acorta los ciclos de innovación y elimina la carga de mantenimiento típica de los sistemas legacy on-premise. Todo esto redunda en una reducción de los gastos operativos en TI, una agilización de la innovación y una mayor facilidad de acceso desde cualquier lugar.
Por qué es importante el ERP para las empresas en la actualidad
Un ERP es algo más que software. Es un factor estratégico de crecimiento, agilidad y resiliencia. Aunque los beneficios específicos varían en función del sector, la mayoría de las empresas recurren a un ERP por los siguientes motivos:
Eficiencia
Los ERP automatizan los procesos y reducen el trabajo manual, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.
Flexibilidad
Los ERP actuales se escalan a la par que su empresa, por lo que se adaptan al crecimiento y a los cambios en las necesidades.
Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
Los datos centralizados y las trazas de auditoría integradas simplifican el cumplimiento normativo y reducen la exposición.
Empoderamiento de los empleados
Las herramientas de autoservicio y las interfaces intuitivas ayudan a los equipos a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Workday se ha diseñado teniendo en cuenta estos beneficios con el fin de ayudar a empresas como la suya no solo a mantenerse al día, sino también a tomar la delantera.
Módulos ERP principales y lo que hacen
Un sistema ERP no es una solución que siga un modelo único para todos, sino una estructura editable diseñada para satisfacer las necesidades particulares de una empresa. Desde las finanzas y los RRHH hasta la gestión de inventarios y clientes, cada módulo es vital para optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia e impulsar el crecimiento.
Veamos una por una las funciones de ERP esenciales y cómo contribuyen a que las empresas funcionen con mayor fluidez.
Contabilidad y finanzas
El módulo de contabilidad y finanzas de un sistema ERP hace un seguimiento de los ingresos, gastos y presupuestos en tiempo real, al tiempo que automatiza las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el cumplimiento normativo en materia fiscal. Además, genera informes financieros detallados, lo que favorece que se tomen las decisiones acertadas y mejora la gestión financiera.
Recursos humanos
Los módulos de recursos humanos suelen gestionar la nómina, los beneficios y los registros de los empleados, y también supervisan la contratación, la incorporación y el seguimiento del desempeño. Estos módulos también pueden garantizar el cumplimiento normativo de la legislación laboral y las políticas de la compañía, lo que ayuda a las empresas a optimizar la gestión de los empleados y colaboradores.
Gestión de inventarios y de la cadena de suministro
Los módulos de gestión de inventarios y de la cadena de suministro están diseñados para controlar los niveles de existencias, automatizar las actualizaciones de los inventarios y supervisar el aprovisionamiento, las relaciones con los proveedores y la logística. Al evitar la escasez de existencias y reducir los costes por exceso de inventario, estos módulos favorecen una cadena de suministro más eficiente y rentable.
Ventas y gestión de las relaciones con los clientes
El módulo de ventas y gestión de las relaciones con los clientes (CRM) monitoriza las interacciones con los clientes, los pipelines de ventas y los pedidos, al tiempo que automatiza el seguimiento y las campañas de marketing. Proporciona valiosos insights para reforzar las relaciones con los clientes y mejorar el desempeño comercial.
Planificación de la fabricación y la producción
Los módulos de planificación de la fabricación y la producción sirven para programar los workflows de producción, hacer un seguimiento de las materias primas y supervisar el control de calidad y la eficiencia. Esta reducción de los gastos excesivos y la optimización de los procesos de fabricación garantizan unas operaciones más fluidas y una mayor productividad.
Gestión del aprovisionamiento y de los proveedores
Los módulos de gestión del aprovisionamiento y de los proveedores optimizan las compras, las negociaciones con los proveedores y la gestión de contratos, a la vez que efectúan un seguimiento del gasto para garantizar la rentabilidad del aprovisionamiento. Estos módulos también son fundamentales para automatizar la tramitación de los pedidos de compra, mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual.
Gestión de proyectos
Los módulos de gestión de proyectos suelen supervisar los plazos, presupuestos y recursos de los proyectos, a la vez que asignan tareas, realizan un seguimiento del progreso y mejoran la colaboración. Estos módulos favorecen que los proyectos se ciñan al calendario y al presupuesto, lo que mejora la eficiencia y la ejecución globales.
Business Intelligence y analytics
Los módulos de Business Intelligence y analytics recopilan y analizan datos de todas las funciones de la empresa, y ofrecen tableros de mando en tiempo real e informes pormenorizados. Y, algo que es fundamental, también ayudan a identificar tendencias y oportunidades de crecimiento, lo que permite tomar de decisiones basadas en datos.
Workday combina muchos de estos módulos en un solo sistema intuitivo, lo que mejora la colaboración y la visibilidad entre los departamentos de finanzas y RRHH y, además, reduce las fricciones entre departamentos que antes dependían de herramientas independientes. Este enfoque unificado permite tomar decisiones más rápido, elaborar informes con mayor exactitud y optimizar la experiencia del empleado, la colaboración y la visibilidad en los departamentos de finanzas y RRHH.
Comparación de los modelos de implementación de ERP
La flexibilidad es una de las mayores ventajas de un sistema ERP. Las empresas pueden elegir un modelo de implementación que se alinee con su presupuesto, sus recursos de TI y sus necesidades operativas. Tanto si se decanta por una solución basada en tecnología cloud para mejorar la accesibilidad, por un sistema on-premise para disfrutar de un control total o por un enfoque híbrido para tener lo mejor de ambos mundos, elegir la configuración de ERP adecuada puede aumentar la eficiencia, la escalabilidad y el éxito a largo plazo.
En el caso de las grandes empresas con varias ubicaciones o filiales, una estrategia de ERP de dos niveles puede ofrecer una flexibilidad aún mayor. Este enfoque permite a las empresas mantener un ERP de nivel 1 centralizado a escala corporativa y utilizar un ERP de nivel 2 más ágil para las unidades de negocio más pequeñas o las operaciones regionales. Si combinan los puntos fuertes de los distintos sistemas ERP, las empresas pueden mejorar su eficiencia sin renunciar al control ni a la adaptabilidad.
Coste inicial
ERP on-premise
Inversión inicial elevada.
ERP cloud
Por suscripción, menor coste inicial.
ERP híbrido
Coste inicial moderado, combinación de propiedad y suscripción.
Mantenimiento
ERP on-premise
Requiere un departamento de TI interno.
ERP cloud
Actualizaciones gestionadas por el proveedor.
ERP híbrido
Responsabilidad compartida, algunas actualizaciones se gestionan internamente.
Accesibilidad
ERP on-premise
Limitada a la red de una oficina.
ERP cloud
Accesible desde cualquier lugar.
ERP híbrido
Combina la seguridad on-premise con la flexibilidad de la tecnología cloud.
Escalabilidad
ERP on-premise
Limitada, requiere actualizaciones de hardware.
ERP cloud
Fácilmente escalable conforme a las necesidades empresariales.
ERP híbrido
Escalabilidad, pero puede requerir integraciones adicionales.
Seguridad y control
ERP on-premise
Control total de los datos y la seguridad.
ERP cloud
Seguridad y cumplimiento normativo gestionados por el proveedor.
ERP híbrido
Equilibra el control con la accesibilidad a la plataforma cloud.
Personalización
ERP on-premise
Muy personalizable, pero actualizarlo resulta complejo.
ERP cloud
Menos personalizable, pero se actualiza con regularidad.
ERP híbrido
Permite soluciones a medida con beneficios de la tecnología cloud.
Ideal para:
ERP on-premise
Grandes empresas con estrictas necesidades de seguridad y control.
ERP cloud
Empresas que necesitan flexibilidad, acceso remoto y menos costes de TI.
ERP híbrido
Empresas que necesitan tanto seguridad en la empresa como escalabilidad en la plataforma cloud.
¿Cuánto cuesta un ERP?
El coste de un sistema ERP depende de varios factores:
El tamaño de la empresa: las empresas más grandes requieren más funciones y licencias.
Los módulos seleccionados: cuantas más capacidades se necesiten, mayor será el coste.
El modelo de implementación: los ERP cloud suelen ofrecer costes iniciales más bajos y actualizaciones más sencillas.
Personalización: adaptar el sistema aumenta la complejidad y el gasto.
Mantenimiento: los sistemas on-premise necesitan personal de TI exclusivo, mientras que las soluciones cloud como Workday incluyen actualizaciones.
Workday ofrece un modelo de precios escalable adaptado a las necesidades de cada empresa, lo que agiliza la rentabilización y reduce los costes a largo plazo.
Desafíos habituales de implantar un ERP
A pesar de sus muchos beneficios, implantar un sistema ERP puede ser un proceso complejo. Las empresas se suelen enfrentar a los siguientes desafíos:
Gestión del cambio: ganarse la aceptación de los empleados y adaptarse a nuevos workflows requiere tiempo y planificación.
Sobrecostes: los proyectos pueden rebasar el presupuesto si los requisitos no están claros o no se define el alcance.
Migración de datos: trasladar datos desde sistemas legacy puede llevar mucho tiempo y conlleva un riesgo de pérdida o incoherencias de datos.
Complejidad de la personalización: adaptar el ERP a necesidades empresariales particulares puede retrasar los plazos y aumentar los costes.
Problemas de integración: es vital garantizar que el ERP funcione de forma fluida con los sistemas existentes y las herramientas de terceros.
Elegir un ERP flexible y fácil de usar (y crear un equipo de proyecto especializado) puede ayudar a las empresas a mitigar estos desafíos y agilizar la adopción.
Cómo elegir el sistema ERP adecuado
Al haber tantas opciones de ERP, es importante buscar la que mejor se adapte a su empresa. Estas son algunas cuestiones esenciales que debe tener en cuenta:
Los objetivos de la empresa: defina para qué necesita un ERP, ya sea mejorar la visibilidad financiera, optimizar los RRHH o mejorar el cumplimiento normativo.
El modelo de implementación: elija entre un modelo cloud, on-premise o híbrido en función de sus capacidades de TI y necesidades de escalabilidad.
La facilidad de uso: la adopción por parte de los usuarios depende de que el diseño sea intuitivo y de la accesibilidad.
La integración: asegúrese de que el ERP se pueda conectar con sus sistemas y orígenes de datos existentes.
La innovación: busque funcionalidades modernas como la automatización, el acceso desde dispositivos móviles e insights generados mediante IA.
Workday ofrece una implementación basada en tecnología cloud, una interfaz de usuario intuitiva, analytics impulsados por IA y módulos unificados de finanzas y RRHH. Obtenga más información sobre Workday Financial Management, Workday Human Capital Management y Workday Illuminate™.
El éxito del ERP en la práctica: artículos de clientes de Workday
Unum
Esta destacada empresa de seguros sustituyó más de 20 sistemas por Workday, gracias a lo cual redujo las tareas manuales y la complejidad de la TI, a la par que empoderó a los usuarios con un acceso directo a los datos.
Blue Yonder
Una empresa internacional de cadena de suministro que agilizó el proceso de cierre a final de mes de 14 a 4 días y accedió a informes en tiempo real mediante las herramientas de autoservicio de Workday.
Estos son solo un par de ejemplos de cómo Workday ayuda a las empresas a transformar sus operaciones y a estar preparadas para el futuro.
Defina el modelo de ERP que necesita con Workday
En el entorno empresarial actual, los sistemas ERP son esenciales para crecer, adaptarse y optimizar. Sin embargo, no todos los ERP son iguales.
Workday combina RRHH y finanzas en una sola plataforma cloud unificada, dotada de IA y analytics, y diseñada para mejorar la experiencia de usuario. Además, empodera a los equipos para actuar con rapidez, adaptarse al cambio y planificar para el futuro.
Tanto si desea escalar su empresa, modernizar sistemas legacy o desarrollar una empresa preparada para el futuro, Workday le ofrece la flexibilidad, los insights y la sencillez que necesita para triunfar.
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