Mister Spex, retailer omnicanal de ópticas creado en 2008, hacía frente a un reto que afecta a muchos retailers en rápida expansión: la descentralización.
Según Max Weber, Head of People, Workplace, and Controlling de la empresa, "las decisiones se toman lejos de la sede central, que es donde suelen gestionarse los procesos, los procedimientos y la calidad en funciones como RRHH y finanzas".
Comprender la demanda de mano de obra en las distintas tiendas
"Nos cuesta mucho trabajo gestionar la calidad en nuestras más de 70 tiendas en diversos países", afirma Weber. "Tenemos que rectificar constantemente cuestiones relacionadas con un crecimiento rápido, como la falta de servicios y los calendarios de la fuerza laboral. Y al mismo tiempo tenemos que intentar aumentar la rentabilidad y mejorar los procesos, lo cual tiene un coste".
Pero, como cliente de Workday, la empresa tiene acceso a una solución muy eficaz que se ha desarrollado plenamente en el último año. "Al tener acceso a todos los datos que guardamos en Workday, sabemos cuánta mano de obra hará falta en una tienda concreta durante una semana determinada y podemos prepararnos en consecuencia", afirma Weber. "Este ha sido el mayor impulsor de valor durante el último año a la hora de optimizar nuestra función de RRHH".
"Podemos optimizar la asignación del tiempo a los empleados, calculando con precisión cuándo deben estar en la tienda".
Max Weber, Head of People, Workplace, and Controlling
Ahorro de tiempo, aumento de los ingresos
Weber ha podido cuantificar el valor del tiempo y los recursos que se liberan gracias al uso de Workday.
"Cada semana conseguimos un ahorro de 40 minutos para cada mánager de tienda, un tiempo que de otro modo tendrían que dedicar a asuntos relacionados con RRHH. El total de tiempo ahorrado equivale aproximadamente a un mánager de tienda al año, ahora superfluo, o a tiempo liberado para generar ventas" explica.
Weber destaca los beneficios adicionales logrados por Mister Spex con la mejora del calendario: "Podemos optimizar la asignación del tiempo a los empleados calculando con precisión cuándo deben estar en la tienda".
Esto supone una ventaja financiera tangible para la empresa. Como dice Weber, "nos aporta ahorros mensuales de seis cifras que nos permiten generar más rentabilidad. Ese es uno de los fantásticos beneficios del proyecto".
Ventajas para toda la empresa
Los beneficios generales de la implementación de Workday en Mister Spex son visibles en toda la empresa. Según Weber, se observan en áreas diversas, como la gestión de control de tiempos, el reclutamiento, la formación y la colaboración empresarial.
"Las ganancias que estamos consiguiendo gracias a la mejora de los calendarios se extienden más allá de nuestra división de retail", explica Weber, "y estamos ampliando el uso de la gestión de control de tiempos optimizada a la logística y la producción, que pueden tener el mismo tipo de retos".
Weber también hace hincapié en las ventajas de las soluciones adicionales de Workday adoptadas por la empresa. "Con Workday Recruiting, nuestro personal puede pasar sencillamente de nuestra página de carrera profesional a la de nómina, con una mejora considerable de la tasa de conversión", afirma. "También aprovechamos cada vez más las capacidades de Workday Learning, con las que nuestros expertos en retail o producción, por ejemplo, pueden producir contenidos de formación para capacitar más a nuestro personal actual".
Otra mejora clave es la de la colaboración empresarial en RRHH, que no se restringe al coaching de los mánagers de la empresa. "Recientemente hemos introducido Workday Peakon Employee Voice para ayudar a los mánagers a entender qué opinan y cómo se siente el personal", dice Weber. "Eso les está permitiendo formular sus propias estrategias e identificar los proyectos necesarios para mejorar la experiencia del empleado".
"Con Workday Recruiting, nuestro personal puede pasar sencillamente de nuestra página de carrera profesional a la de nómina, con una mejora considerable de la tasa de conversión".
Max Weber, Head of People, Workplace, and Controlling
Dejar tiempo al personal para se centre en lo realmente importante
Otro factor destacado por Weber respecto a Workday es el ritmo de las inversiones en IA, que Mister Spex está utilizando en toda la empresa.
En palabras de Weber: "Es fantástico ver la inversión tangible de Workday, desde hace años, en aplicaciones de IA que realmente encajan en un proceso de gestión y son verdaderamente relevantes. Eso no ocurre con muchas otras plataformas".
"Al aplicar la IA, las personas pueden olvidarse del 80 % del trabajo y centrarse en el 20 % que realmente les motiva", continúa Weber. "Y eso es algo que está claro con Workday y marca la diferencia con el resto". Básicamente, puede satisfacer las necesidades de una empresa en todas las etapas, desde que es relativamente pequeña hasta que se convierte en una gran empresa.
"Y, dado que un modelo empresarial de rápido crecimiento suele reinventarse a sí mismo, hace falta un partner que también se reinvente periódicamente. Una vez más, Workday es una gran elección", concluye Weber.