Hasta hace unos años, Cambio Healthcare Systems AB carecía de un sistema de RRHH. Según Steffi Sylvester, directora de soluciones, eso era un problema creciente para esta empresa sueca, que es una de las principales proveedoras de innovadoras soluciones en el sector de la salud y las farmacéuticas en Escandinavia.
"Al no haber ningún sistema de gestión de capital humano, RRHH lo hacía todo en hojas de cálculo de Microsoft Excel y eso generaba montones de papeleo", explica Sylvester. "Y como el sistema legacy que utilizábamos en finanzas no siempre ofrecía la seguridad que necesitábamos, decidimos buscar nuevas soluciones que cubrieran ambas áreas".
Implementar una solución sostenible a largo plazo
Tras una breve búsqueda, Cambio optó por Workday como solución integral y Sylvester está convencida de lo acertado de esa decisión. "La experiencia con Workday ha sido increíble", afirma Sylvester. "Nos benefició el hecho de no tener una solución de RRHH previa. Eso nos evitó tener que trasladar grandes cantidades de datos de sistemas legacy. También nos permitió ir poco a poco, ajustando y configurando sobre la marcha, creando procesos de gestión eficientes y garantizando su sostenibilidad a largo plazo.
"Workday resultaba muy apropiado para una empresa relativamente pequeña como la nuestra, con unos 950 empleados y 150 colaboradores externos", continúa Sylvester. "No hay por qué tener miles de empleados para implementar Workday. Simplemente hay que asegurarse de que se utiliza de forma inteligente donde se crea que satisface las necesidades de la estructura empresarial".
Workday nos da la oportunidad de crear procesos de gestión eficientes, simplificarlo todo y dejar que el sistema se configure conforme evolucionen las necesidades.
Steffi Sylvester, Solutions Manager
Un enfoque planificado para "ofrecer algo sorprendente"
Desde el principio, el equipo de implementación de Cambio puso la vista en el futuro. Según Sylvester: "Cada vez que se implementa un sistema, hay que ver qué se le puede añadir. En el ámbito de RRHH, primero nos limitamos a lo esencial de Workday Human Capital Management y posteriormente hemos añadido Workday Learning y Workday Performance Management".
Sylvester dice que la implementación de Workday supuso "algo asombroso desde el punto de vista de los recursos humanos". El equipo de RRHH cree que es un sistema realmente eficaz. Ahora tienen la opción de hacerlo todo en un solo sistema y en una sola plataforma. "Es muy seguro", añade Sylvester. "Puedes ver lo que se ha hecho. Puedes hacer que siga adelante y realice cambios donde sea necesario. Y siempre está activo: todo está a un clic de distancia.
"Ahora, si uno de nuestros empleados cambia de ubicación, solo cuesta unos minutos actualizar todo lo necesario porque toda la información está en un solo lugar", dice Sylvester. "E incluso si hay que hacer otros cambios importantes, hay opciones para añadir toda la documentación y las firmas que hagan falta. En términos de tiempo ahorrado, es increíble desde el punto de vista de los recursos humanos".
Pero eso no es lo único que Workday permitió hacer a Cambio. "También puedes conseguir un informe en cualquier momento", afirma Sylvester. "Un informe con datos activos e información en tiempo real: es uno de nuestros mayores avances desde la época en que no teníamos ningún sistema".
Cuando la seguridad es "la clave de todo"
Los avances logrados por el equipo financiero de Cambio no son menos significativos que los conseguidos en RRHH. "Inicialmente, optamos por Workday Financial Management antes de añadir Workday Adaptive Planning", afirma Sylvester. "Y una vez más los resultados han sido extraordinarios".
En opinión de Sylvester, los principales avances se han producido en los ámbitos relacionados de la auditoría y la seguridad. "Funciona muy bien para los auditores. Ahora les resulta fácil consultar los asientos, los insights, las facturas, las referencias de clientes... cualquier cosa que necesiten", explica Sylvester.
"Pero creo que la seguridad es la clave de todo", añade Sylvester. "Con nuestro anterior sistema financiero, cualquier persona de la empresa tenía acceso a los informes que quisiera. Eso no es sostenible y, en última instancia, haría que acabáramos incumpliendo alguna norma. Ahora, con Workday, los responsables del proyecto pueden acceder a lo que necesitan, pero no pueden acceder a todo", continúa Sylvester. "Disponemos de los controles adecuados en función de los requisitos de los distintos grupos de usuarios, lo que significa que el acceso a determinados informes está restringido a los responsables de proyecto autorizados, los mánagers de las unidades de negocio o los controllers de la empresa".
El nuevo sistema de finanzas de Cambio también es muy flexible. Según Sylvester: "A nuestros auditores les impresionó la visión completa de Workday, ahora ya no tienen que preguntarnos si tenemos archivos o referencias concretas. Pueden ir directamente a ellos".
Me encanta el portal de la Comunidad Workday. ¿Hay algo que pueda aprender de otros clientes? ¿Hay algo que pueda aportarles de mi propia experiencia de implementación?
Steffi Sylvester, Solutions Manager
Impulsar la mejora mediante el aprendizaje constante
De cara al futuro, Sylvester quiere que Cambio siga el ritmos de las necesidades cambiantes y de lo que haya en el pipeline de Workday. "Pero, aunque lo hayamos implementado y nos centremos en las actividades cotidianas, no significa que se puedan pasar por alto los siguientes lanzamientos de Workday", afirma Sylvester.
"Hay que seguir haciendo preguntas y aprendiendo. Me encanta el portal de la Comunidad Workday", afirma Sylvester. "Siempre recurro a otros y hago preguntas. Y es importante estar interconectados para entender cómo hemos establecido el sistema y superado los retos durante el proceso. Gracias a la Comunidad Workday, a los partners de servicios de gestión de aplicaciones y a los grupos de usuarios regionales, hay una enorme cantidad de asistencia disponible".
Sylvester espera aún más apoyo en un futuro próximo, principalmente de soluciones nuevas y emergentes de IA y machine learning (ML). "A todos nos gustaría que todo fuera más eficiente, que exigiera menos trabajo manual y que hubiera más acciones orientadas a las tareas mediante IA y más insights con ML", afirma Sylvester.
"Estoy intentando aprender todo lo que puedo sobre este tema. Y Workday ha creado un micrositio con mucha información sobre las funciones que empiezan a estar disponibles", añade Sylvester. "Yo estoy en ello, y recomendaría a cualquiera que se informara y aprendiera todo lo posible sobre lo que está por venir".