Qu'est-ce qu'un système de gestion financière ?

Comment fonctionnent les systèmes de gestion financière traditionnels

Les systèmes de gestion financière ont été créés pour faciliter les tâches de comptabilité et soutenir la création de rapports financiers périodiques. Simple et rigoureux, ce processus commence par l'enregistrement des transactions et se termine par la mise à jour du grand livre. Au fur et à mesure que les transactions passent par la comptabilité, certains détails sont supprimés et des écritures récapitulatives servent à mettre à jour les bilans. Ces systèmes ont toutefois pour inconvénient de ne prendre en charge que le reporting financier basé sur la configuration initiale des éléments de la clé comptable.

Pour obtenir des informations stratégiques et un reporting opérationnel détaillés, les entreprises ont aujourd'hui besoin de data warehouses, de solutions de Business Intelligence et d'outils de reporting en plus de leur application de gestion financière. Cette approche non intégrée implique la création et la maintenance d'intégrations coûteuses, nécessite davantage d'efforts pour rapprocher les données et expose les entreprises à des risques d'erreurs. Souvent, cette solution finit par créer des silos de données déconnectés et des états financiers inexacts.

Avec des systèmes disparates pour la comptabilité, la consolidation, le rapprochement, les achats, les revenus, la conformité et autres fonctions, l'environnement de gestion financière des entreprises devient encore plus complexe. Les systèmes fragmentés entravent la génération d'insights en temps réel, la croissance et la capacité d'adaptation des dirigeants. Pour les entreprises, faire évoluer ou modifier ces systèmes est lent, coûteux et parfois presque impossible.

En quoi les systèmes de gestion financière Cloud sont différents

Les systèmes de gestion financière Cloud sont conçus pour éliminer les processus rigides qui synthétisent les transactions nécessaires à la génération de rapports financiers.

Un système tel que Workday Financial Management permet de conserver toutes les informations détaillées des transactions, qui sont instantanément reflétées dans le reporting financier, de gestion et opérationnel. Il s'appuie également sur une IA native qui automatise les processus, fournit des prévisions intelligentes et garantit la confidentialité des données.

Avec un seul système Cloud pour capturer toutes les transactions et prendre en charge les processus métier fondamentaux, vos équipes Finance ont accès aux informations approuvées en temps réel. Le fait de disposer d'une seule source des données permet aux entreprises de planifier, d'exécuter et d'analyser dans un seul système.

Pourquoi un système de gestion financière Cloud est-il important ?

Les opérations financières d'une entreprise sont essentielles à son succès, et les équipes Finance sont de plus en plus sollicitées pour assurer la responsabilité de la prise de décision. Un système de gestion financière Cloud permet aux équipes Finance de prendre de meilleures décisions et de fournir de précieux insights aux acteurs impliqués dans toute l'entreprise, du marketing aux ventes en passant par la production et les opérations, afin d'éclairer la stratégie et de fournir un contexte sur l'impact des nouveaux processus de gestion sur les résultats.

Selon Workday, deux critères sont essentiels pour y parvenir : un accès facile aux dernières données RH et Finance, et la possibilité de rapprocher ces données de données externes pour exécuter des rapports et des analyses multidimensionnels.

Grâce aux données non financières, en particulier celles des systèmes opérationnels, les entreprises peuvent aller au-delà des chiffres avec des informations plus détaillées sur les moteurs de performance. Qu'il s'agisse de la gestion des stocks ou des flux de trésorerie, il est essentiel de comprendre le pourquoi des données pour prendre de bonnes décisions.

Quel est l'impact de la technologie sur les processus financier ?

Un système financier tourné vers l'avenir a besoin d'une technologie back-end avancée pour gérer les fonctionnalités clés telles que les transactions, le reporting et les analyses en un seul endroit. L'équipe Finance peut ainsi planifier, exécuter des transactions, analyser et produire des rapports sur les données sans quitter le système. Avec un système de gestion financière Cloud, tout cela devient possible.

Le regroupement des transactions et des analyses dans un seul système permet un traitement, une consolidation et un reporting instantanés des données financières qui y sont stockées. Ce système permet le traitement simultané des transactions et de l'analyse, offrant ainsi un accès en temps réel aux données financières. Dès qu'une transaction a lieu, le même système peut immédiatement l'utiliser à des fins de reporting et d'analyses.

Les équipes Finance peuvent générer des rapports consolidés quotidiens pour plusieurs entités juridiques et devises, ce qui permet d'accélérer la comptabilité clients et la clôture des comptes. Grâce aux workflows automatisés, les entreprises peuvent en outre créer ou modifier facilement des processus pour s'adapter aux évolutions sectorielles ou réglementaires.

En bref, un logiciel de gestion financière doit :

• Donner une vision complète, précise et en temps réel de l'entreprise

• Offrir des insights contextuels pertinents aux dirigeants

• Permettre aux DAF et à leurs équipes d'intégrer les changements au niveau de l'entreprise, des processus et du reporting sans perturber l'activité

Comment un système de gestion financière Cloud peut aider la Finance à relever des défis en constante évolution

Le rôle du DAF s'est transformé ces dernières années, passant d'une fonction comptable traditionnelle à celle de partenaire stratégique créateur de valeur. Les PDG attendent de la Finance des informations prospectives clés qui leur permettent de gérer les risques, d'identifier de nouvelles opportunités et de résister aux chocs économiques et à la volatilité des marchés. La valeur actuelle et future de l'entreprise et la qualité de ses insights sont devenues indissociables.

La Finance est appelée à fournir des informations exploitables à un public plus large et dans un environnement d'entreprise de plus en plus dynamique. Il est donc impératif pour la fonction Finance d'avancer et de s'ouvrir à la technologie afin de jouer un rôle plus stratégique au sein de l'entreprise.

Pour y parvenir, les équipes Finance doivent fournir des insights qui vont au-delà des informations comptables proposées par les systèmes traditionnels.

Pourtant, de nombreuses équipes Finance ont du mal à remplir cette mission. Elles gèrent encore les tâches transactionnelles traditionnelles et consacrent la majeure partie de leur temps à collecter des données plutôt qu'à les analyser. Il leur est donc impossible de devenir le partenaire stratégique dont l'entreprise a vraiment besoin. Les systèmes financiers fragmentés ou obsolètes rendent difficile, voire impossible, l'accès aux données dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.

Dans de nombreuses entreprises, des données utiles sont bloquées dans des outils traditionnels, des feuilles de calcul et des silos organisationnels. Inaccessibles, elles ne peuvent pas être combinées à des sources de données externes pour élaborer les modèles de données et les prédictions nécessaires à la réussite de l'entreprise.

La combinaison des différents flux de données des organisations modernes dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) leur permet d'enregistrer, d'analyser et de communiquer des données à la fois financières et non financières pour aider les acteurs impliqués à créer de la valeur. (Un système ERP désigne l'association des applications logicielles nécessaires au fonctionnement d'une entreprise, ce qui peut inclure la Finance, les RH, la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client ou la gestion des stocks, dans un seul système.)

Pourquoi les données en temps réel sont importantes dans la gestion financière

D'énormes volumes de données circulent quotidiennement dans les organisations. Lorsqu'une entreprise exploite ces données et les analyse de manière efficace, elle prend de meilleures décisions plus rapidement.

Avec l'analytics, elle peut par exemple identifier les clients les plus rentables en temps réel. De tels insights impliquent habituellement des solutions d'analyse distinctes, en dehors de son système de gestion financière.

Des fonctions telles que le marketing utilisent les données pour transformer l'expérience client et améliorer la personnalisation. Les dirigeants d'entreprise créent de nouveaux flux de revenus en proposant, en plus des produits, des services basés sur les données. Pourtant, le principal facteur de différenciation ici est la vitesse à laquelle les systèmes de gestion financière Cloud et automatisés peuvent aider les dirigeants à générer des insights et à créer de la valeur.

Les analyses de données avancées peuvent améliorer les prévisions de revenus en les rendant plus sophistiquées et plus précises. Combiner les données financières avec des informations non financières, comme les données des consommateurs ou celles issues d'autres systèmes opérationnels, peut créer de nouveaux insights. Cela peut même conduire à de nouveaux KPI, modernes et plus utiles.

Stockées dans le Cloud, les données d'entreprise enrichies peuvent également être fournies via des scorecards et des tableaux de bord financiers, accessibles depuis des appareils mobiles. Les dirigeants peuvent alors obtenir un instantané de l'entreprise en temps réel et suivre à la volée les indicateurs les plus importants. Cela signifie qu'il n'y a plus de surprises ni de retards dans la réaction aux changements du marché.

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un système de gestion financière Cloud

Tout système de gestion financière moderne devrait permettre aux DAF et à leurs équipes de passer de la simple gestion des transactions et des contrôles financiers à la production de véritables insights pouvant transformer l'entreprise et créer de la valeur.

Workday a repensé l'approche de la gestion financière en proposant un seul système Cloud pour tous les processus financiers, un système qui permet aux entreprises de :

Guider la prise de décision avec une véritable vision stratégique. Un système Cloud natif avec un modèle de données orienté objet « in-memory » qui capture les transactions en temps réel, prend en charge les processus métier fondamentaux et permet aux équipes Finance de prendre des décisions plus rapidement.

Consolider et clôturer en toute confiance. L'architecture Cloud de Workday élimine les processus linéaires complexes et chronophages, offrant une approche plus rapide, plus agile et plus précise. Plutôt que d'attendre chaque mois, trimestre ou fin d'année pour avoir une vue consolidée de l'activité, les entreprises peuvent accéder à ces informations à tout moment, en évoluant vers une clôture en continu.

Anticiper et se préparer. Workday associe les transactions Finance et RH à des fonctions de reporting et de planification, éliminant ainsi le mouvement et le rapprochement des données pour créer un processus de planification plus itératif et efficace qui utilise des données transactionnelles actualisées.

Gérer les risques de manière proactive et efficace. Workday va au-delà de la simple surveillance des transactions en fournissant également une piste d'audit « en continu » pour intégrer tous les changements. Les entreprises peuvent gérer, superviser et configurer les droits d'accès, ainsi que définir des seuils et séparer les tâches. Workday les aide ainsi à réduire la fraude et les risques.

Oser le changement. Le changement étant constant, des modifications et configurations peuvent être effectuées à tout moment dans Workday. Une fois les modifications configurées, elles s'appliquent immédiatement aux organisations, transactions et rapports concernés au niveau de la Finance, des RH et de la planification.

Avec le bon système de gestion financière Cloud, une entreprise ne dispose pas seulement d'un moyen de suivre les transactions financières. Elle se dote également des outils indispensables pour améliorer l'agilité organisationnelle, accélérer les processus de planification et de prévision, et mieux se préparer aux futurs défis dans un monde qui change.