En tant que grande institution publique, Florida Atlantic University (FAU) se conforme à des exigences strictes en matière de reporting à l'État et à d'autres entités. En outre, soutenir les responsables de la Finance, des RH et de l'enseignement en leur fournissant des données précises et opportunes pour l'aide à la décision est un défi de taille. Les données financières, opérationnelles et relatives au personnel étant stockées dans de multiples systèmes, les managers financiers avaient du mal à les rapprocher et à les préparer pour le reporting et l'analyse. Les groupes d'activité utilisaient différents outils de BI et n'avaient accès qu'à un sous-ensemble des données de l'institution, ce qui donnait aux décideurs des vues contradictoires et limitées.
« Avec Workday Prism Analytics, nous maîtrisons mieux la gestion de nos données et pouvons fournir des données précises, opportunes et cohérentes à toutes les parties prenantes. »
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Nouvelles approches de la prise de décision basée sur les données
FAU s'est rendu compte que Workday pouvait consolider les données RH et Finance dans un seul système comptable, rendant ainsi le reporting de conformité et d'autres standards plus efficaces et plus fiables. La charge des données étant passée à Workday, FAU s'est appuyée sur Workday Prism Analytics pour exploiter plus de 12 ans d'historique de données financières, de RH, d'achats et d'étudiants provenant de divers systèmes, à des fins d'analyse et de vision stratégique. « Nous disposons désormais d'un moyen transparent de consolider l'ensemble du reporting et de la gestion des données dans une seule solution sur le Cloud, explique Amy Cavasos, Assistant Vice President for Finance and Information Systems. L'un des plus grands avantages de Workday Prism Analytics est que nous pouvions intégrer des données institutionnelles extérieures dans Workday. »
Les nouveaux gains d'efficacité dans la gestion et la transmission des données font gagner beaucoup de temps et d'argent à la FAU. « Dès que nous avons déployé Workday et automatisé de nombreux processus de routine, nous avons généré des avantages considérables », ajoute Amy Cavasos.
Générer une valeur ajoutée stratégique à partir des immobilisations de données
Après avoir automatisé et simplifié de nombreuses activités, les managers, planificateurs et décideurs de FAU ont découvert qu'ils pouvaient innover de manière proactive, en créant rapidement de nouveaux cas d'usage dans Workday Prism Analytics.
Il en résulte notamment que les expérience client internes bénéficient d'une collaboration plus réactive et plus utile avec l'équipe Finance. Amy Cavasos explique : « Nos programmeurs sont tellement à l'aise avec Workday qu'ils peuvent répondre très rapidement aux demandes d'innovations et d'améliorations supplémentaires, et ils peuvent s'assurer que nous mettons toutes les données nécessaires dans les bonnes mains. »
Du back-office au partenaire crédible
Outre la simplification et l'efficacité de nombreux processus de reporting et de gestion, l'équipe Finance a transformé sa manière de servir l'entreprise. Au lieu d'être une fonction purement administrative, la fonction Finance peut être un partenaire stratégique pour les dirigeants, les managers et les responsables de programmes de FAU.
Les clients internes constatent une collaboration plus réactive et plus précieuse de la part de la fonction finance à mesure que l'environnement Workday mûrit et que les pratiques de Workday Prism Analytics et de Workday Adaptive Planning se développent. Stacey Bell, Associate Vice President for Finance, Planning, and Analysis chez FAU, déclare : « Le personnel du service Finance utilise Workday pour examiner et analyser les transactions plutôt que de fonctionner comme des commis à la saisie de données. Ils sont désormais plus enclin à penser : ”Nous sommes ici pour aider l'université”. »
Nous disposons désormais d'un moyen transparent de consolider l'ensemble du reporting et de la gestion des données dans une seule et même solution sur le Cloud.
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Dessiner l'avenir de FAU
L'utilisation de Workday évolue à mesure que l'université ajoute Workday Adaptive Planning pour générer encore plus de valeur ajoutée à partir de ses immobilisations de données. Selon Stacey Bell : « L'avantage d'un écosystème avec Workday Adaptive Planning, Workday Prism Analytics et d'autres applications Workday est que nous pouvons avoir toutes les données en un seul site pour examiner le passé et prendre des décisions éclairées pour l'avenir. »
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