De waarde van digitale HR-transformatie maximaliseren, vandaag en in de toekomst

Deze blog is geschreven door Julie Jares en verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. Omdat we denken dat dit ook voor onze Nederlandse lezers interessant kan zijn hebben wij het hieronder voor u vertaald.

In het huidige tijdperk van digitale disruptie presteren flexibele organisaties beter dan de concurrentie. Maar, continue verandering kan een uitdaging zijn, aldus CFO van Workday Robynne Sisco: "Aanpassings- en reactievermogen, of dat nu in mentaliteit, planning of gebruikte technologie zit, helpen u en uw organisatie vandaag en in de toekomst met het realiseren van uw doelen."

Toekomstgerichte HR-executives zijn het daarmee eens. "Tegen 2025 zullen de helft van alle middelgrote en grote ondernemingen wereldwijd in een cloudbased HCM-suite (Human Capital Management) hebben geïnvesteerd voor HR-administratie en talentmanagement", stelt het recente rapport 'Gartner 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments'.¹

Waarom doen ze deze investering? Volgens het rapport maakt cloudbased HCM-technologie de HR-functie agile. Een flexibele HR-functie is noodzakelijk om beter in te spelen op veranderende omstandigheden, zoals veranderende skill sets, recruitment en retentie in een krappe arbeidsmarkt, een veranderende workforce en de behoefte aan meer diversiteit in organisaties. Met andere woorden, HR moet flexibeler zijn en de organisatie helpen om flexibeler te worden.

Voor een geslaagde transformatie, waarin de waarde van digitale oplossingen wordt gemaximaliseerd, moeten de huidige status en potentiële toekomstige status van het bedrijf aandachtig overwogen worden. Volgens het rapport vraagt HCM om een flexibele mindset, waarbij HR het voortouw neemt, terwijl ze de hele organisatie voortdurend betrekken. De belangrijkste elementen voor digitale HR-transformatie zijn goed verandermanagement, optimale afstemming tussen HR en IT en een strategische roadmap richting de 'digital workplace'.

Veranderingen in de organisatie omarmen

Digitale HR-transformatie is niet alleen een kwestie van het herontwerpen van processen. Het rapport stelt: "Organisaties moeten zich richten op evoluerende werkomgevingen, flexibele werkregelingen, veranderende wet- en regelgeving en een steeds krappere arbeidsmarkt." "Deze trends stellen bestaande organisatorische structuren, processen en technologieën op de proef, met een niet te onderschatten omvang en complexiteit."

Veel organisaties gaan de mist in bij het implementeren van nieuwe technologieën omdat ze bestaande processen simpelweg kopiëren naar een nieuw systeem. Ze commiteren zich niet aan een totale HR-transformatie. "In het huidige dynamische bedrijfsklimaat kunnen we niet achterover leunen", zegt Delgado, Managing Director van Business Network Builders, een bedrijf voor professional services dat één systeem voor financial management, HR en professional services automation heeft geïmplementeerd. "Om onze stijgende groeicurve te continueren moesten wij innoveren. Met moderne cloudservices moesten wij onze business flexibeler maken om zo de kwaliteit van onze services te waarborgen."

Een succesvolle implementatie van HCM-technologie valt of staat met een brede blik van HR en hun vermogen om wijzigingen door te voeren die de organisatie transformeren. Volgens het rapport omvat dit het volgende:

• Structureel herstructureren, bijvoorbeeld door te verschuiven van een rigide hiërarchie naar flexibelere teams.
• Herontwerpen van vaardigheden, van rigide catalogi of databases van vaardigheden/competenties naar flexibele ontologieën.
• Het herstructurering van processen, waarbij rekening wordt gehouden met de structurele reorganisatie en nieuwe vaardigheidsvereisten.

HR en IT in harmonie laten samenwerken

Zoals de naam doet vermoeden is herstructurering van de organisatie niet enkel gericht op de HR-functie. Volgens het rapport moet HR het voortouw nemen, maar moeten andere functies (met name IT) nauw samenwerken.

Een artikel van Deloitte uit 2018 (over inzichten in human global capital trends) weerspiegelt de bevinding van Gartner dat senior executives niet in silo's kunnen werken. "Senior executives beseffen dat ze verder moeten kijken dan hun eigen rol en dat ze samen moeten werken als team", stelt het artikel. "In dit nieuwe model combineren C-suite executives business units en functioneel eigendom met cross-functionele teams om de organisatie als een flexibel netwerk te laten draaien."

Cathy Armor, Director for People bij Cambridge University Press, hielp haar organisatie bij de migratie naar een HCM-oplossing. Haar ervaring zet het onderzoek van Gartner en Deloitte kracht bij. "Een van de beste dingen die we gedaan hebben, was het opzetten van een cross-functioneel projectteam met IT, HR, payroll, projectmanagement en de juridische afdeling", zei ze. "U moet alle stakeholders rond de tafel krijgen en voor buy-in zorgen, zodat zij het project vooruithelpen."

Een strategische roadmap ontwikkelen voor de 'Digital Workplace'

Digitale disruptie heeft alle branches en organisatorische functies getroffen. HR is hierop geen uitzondering. Bij de overweging van HCM-technologie moeten teams stilstaan bij de korte en lange termijn en bij de flexibiliteit van de technologie in de toekomst.

Wanneer Booz Allen Hamilton, een bedrijf voor professional services, een HCM-oplossing implementeerde, begreep Sarah St. Clair, VP of People Services, dat verandering niet van de ene op de andere dag mogelijk was. "Het is een constante inspanning", zegt ze. "Technologie verandert voortdurend. Als executives moeten we de zakelijke doelen en bedrijfscultuur van onze organisatie volledig begrijpen. We moeten nieuwe technologieën zo implementeren dat we ze ten volle kunnen benutten en onze werknemers in staat stellen hier het meeste uit te halen."

Gartner zegt: "Als het om HCM-technologie gaat, bevinden veel organisaties zich halverwege de overgang van on-premise oplossingen naar cloudapplicaties voor core HR en talentmanagement." Organisaties moeten stilstaan bij hun strategische roadmap en "hun gehele HCM-applicatieomgeving beoordelen en zich voorbereiden op de noodzakelijke veranderingen in de komende jaren." Hier zijn enkele essentiële vragen om bij stil te staan:

• Wat zijn de voor- en nadelen van het implementeren van een geconsolideerde cloudoplossing voor HCM en finance? Hebben we dit idee geëvalueerd?
• Hoe ziet de evolutie van onze HCM-systemen eruit? Voldoet ons innovatietempo aan de verwachtingen van onze stakeholders? Hebben we een roadmap voor toekomstige technologieën en functionaliteiten?
• Waar moeten we onze HCM-technologieroadmap consolideren? Wat zijn de belangrijke innovaties die de herstructurering van de organisatie zullen ondersteunen?

De toekomst

Volgens het Gartner-rapport zal tegen 2025 "20 procent van de ondernemingen met meer dan 5000 medewerkers wereldwijd HR-innovatiepraktijken hebben gecreëerd om continue te kunnen experimenteren en pilots van opkomende technologieën mogelijk te maken." Het is onzeker hoe de overige 80% van de ondernemingen zich voorbereidt op de toekomst. Als ze zichzelf geen moeilijke vragen stellen en zich niet op verandering voorbereiden, lopen ze risico om achter te blijven.

Aan welke kant van de statistieken staat uw organisatie?

¹"Gartner, 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments," Ron Hanscome, Helen Poitevin, John Kostoulas, 30 juli 2018.