Hero Background Image

Wanneer spreadsheets niet volstaan: accountingstandaarden anders managen

 

Dit verhaal, geschreven door de tekstschrijvers van Workday, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. Omdat we denken dat dit ook voor onze Nederlandse lezers interessant kan zijn, treft u hieronder een Nederlandse vertaling aan.

 

Corporate accounting teams zijn druk bezig met de nieuwe standaarden voor lease accounting (ASC 842). Voor veel bedrijven is dit niet eenvoudig, zegt Robert Kugel, Senior Vice President en Research Director bij Ventana Research, een researchbedrijf gericht op business & technology. In het onderstaande interview vroegen we Kugel naar de impact van de nieuwe leasestandaarden, de bijbehorende uitdagingen, en waarom finance anders moet gaan kijken naar compliancy.

 

 

 

Waarom hebben deze nieuwe standaarden voor lease accounting zoveel invloed op financeteams?

Veel accountingafdelingen werken overuren aan de invoering van twee aanzienlijke wijzigingen in accountingstandaarden. Naast de recente wijzigingen op het gebied van lease accounting zijn er ook nieuwe standaarden voor contract revenue recognition. De nieuwe standaarden voor leases (ASC 842 voor Amerikaanse bedrijven en IFRS 16 elders) vereisen een aanzienlijk hoger niveau van dataverzameling, analyse, controles en beoordeling dan tot nu toe het geval was.

Robert Kugel
Robert Kugel

Bedrijven moeten nieuwe accountingframeworks implementeren voor contracten en leases, en meestal is de accounting gedetailleerder en ingewikkelder dan voorheen. De werkdruk wordt, dankzij de noodzaak om deze nieuwe standaarden te implementeren en na te leven, vaak groter. Teams worden hierdoor overweldigd en nemen niet de tijd om afstand te nemen om stil te staan bij de basis: hoe kunnen ze lease accounting eigenlijk het beste aanpakken? Zo zouden ze tijd moeten nemen om te onderzoeken hoe ze het beste voldoen aan de behoeften van stakeholders die betrokken zijn bij het leasen van apparatuur, IT en vastgoed, terwijl ze tegelijkertijd het administratieve werk minimaliseren en compliance waarborgen.

 

De nieuwe standaarden wijken aanzienlijk af van hoe in het verleden werd omgegaan met revenue en lease accounting. Is er sprake van een grotere trend?

Naar mijn mening zijn de nieuwe standaarden geen uitzondering, maar regel. De nieuwe standaarden zijn bedoeld om investeerders, analisten en andere geïnteresseerden in financiële statements volledige en objectieve disclosures te bieden. Deze disclosures vereisen rijkere, goed gecontroleerde datasets en analyses die beter inzicht geven dan vroeger het geval was. De nieuwe standaarden zijn principles-based, wat voor Amerikaanse bedrijven een overstap betekent van de meer rule-based benadering. Principles-based accounting, wat meer in lijn is met hoe de rest van de wereld standaarden toepast, geeft bedrijven meer flexibiliteit bij het toepassen van standaarden dan een rule-based benadering. Tegelijkertijd vereist principles-based accounting betere controles van processen en berekeningen om consistentie te verzekeren.

Met de introductie van deze nieuwe standaarden gaat men ervan uit dat bedrijven over IT-systemen en IT-ondersteunde processen beschikken voor efficiënte compliance. Systemen waarmee bij verschillende afdelingen uitgebreide datasets verzameld kan worden en die ondersteunt bij het maken van de vereiste analyses. De realiteit is anders. Veel financeteams werken nog met spreadsheets, die geen ondersteuning bieden voor de complexe processen en controles die nodig zijn rondom compliancy.

 

Om op uw punt terug te komen, veel financeteams blijven op spreadsheets rekenen voor lease accounting. Waarom zal dit een probleem opleveren op het vlak van compliance met de nieuwe standaarden voor lease accounting?

Laten we eerst en vooral erkennen dat spreadsheets onmisbaar zijn voor finance. Ze zijn de ideale keuze voor persoonlijke productiviteit, ad hoc analyses en rapportage. Ze zijn echter de verkeerde keuze voor repetitieve, collaboratieve enterprisetaken zoals lease accounting. Ons onderzoek over spreadsheets toont aan dat de kans op fouten groot is: 35 procent van de organisaties stelt regelmatig fouten in data te vinden, en volgens 26 procent zitten er formulefouten in hun belangrijkste spreadsheet. Vanwege fouten en procesproblemen zijn spreadsheets de stille productiviteitskiller op financeafdelingen. Uit ons onderzoek blijkt dat mensen in finance gemiddeld 18,1 uur per maand besteden aan het onderhoud van hun belangrijkste spreadsheet.

 

"In de afwezigheid van een single source of truth moeten afdelingen hun tijd besteden aan controles, reconciliations en correcties."

 

Lease accounting is ingewikkeld, want de meeste grote en zelfs middelgrote bedrijven hebben doorgaans honderden of zelfs duizenden lopende leases van eigendom en apparatuur. Data over leases moeten worden geanalyseerd om journaalposten te maken. Deze posten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd, wat gecontroleerde workflows noodzakelijk maakt. Bedrijven moeten op een betrouwbare manier een breed scala aan financiële en niet-financiële data vastleggen met betrekking tot de lease, en deze beschikbaar stellen in één gezaghebbend systeem, in plaats van verspreid over meerdere servers of individuele vaste schijven in het bedrijf. In de afwezigheid van een single source of truth moeten afdelingen hun tijd besteden aan controles, reconciliations en correcties. Spreadsheets die als e-mailbijlagen circuleren zijn niet de juiste keuze. Ze leiden tot een onnodig grotere administratieve last in lease accounting.

 

De nieuwe standaarden voor lease accounting vereisen periodieke herwaardering van de lease. Hoe is dat van invloed op financeafdelingen en de systemen die zij gebruiken?

Goed punt. Lease accounting is niet langer statisch: alle leases moeten periodiek worden herzien en indien nodig worden herwaardeerd, bijvoorbeeld wanneer een lease is gewijzigd. Zelfs zonder een ondertekende leasewijziging is herwaardering mogelijk nodig. Als het bijvoorbeeld onwaarschijnlijk is dat verlengingsopties worden benut omdat een winkel geld verliest, wordt de leaseverplichting teruggebracht op de balanspost. Dit is een cross-functioneel proces waarbij eigenaren van de leaseovereenkomst (de vastgoedafdeling en operating managers) op methodische wijze hun leases moeten onderzoeken en eventuele materiële veranderingen die de waardebepaling beïnvloeden aan de financeafdeling moeten doorgeven.

Vaak vereist het managen van leasebeoordelingen en herwaarderingen het gebruik van complexe modellen en formules om de waarde van leaseverplichtingen te beoordelen, wat moeilijker en tijdrovender is in een spreadsheet. Dit wordt weerspiegeld in ons benchmarkonderzoek over Finance Analytics, waarin twee derde (67 procent) van de deelnemers zegt dat spreadsheets analytische taken moeilijk maakt. Daarnaast bieden spreadsheets niet de nodige controles en auditmogelijkheden om compliance te documenteren.

 

"Het gebruik van spreadsheets voor lease accounting is een voortdurende aanslag op de productiviteit vanwege de inherente beperkingen ervan."

 

Financeafdelingen hebben een systeem nodig dat nauwkeurige en consistente berekeningen verzekert met geïntegreerde, hoogwaardige controles en gedocumenteerde compliance.

 

Wanneer financeteams beoordelen of ze nog over de juiste systemen beschikken om de nieuwe standaarden na te leven, waar moeten ze dan rekening mee houden?

Bedrijven hebben een financial management systeem nodig dat is ontworpen voor het managen van het end-to-end proces van het vastleggen, opslaan, ophalen, analyseren en rapporteren van alle relevante data met betrekking tot leases. Het systeem moet de hele accounting lifecycle omvatten, vanaf de aanvang van de lease. Ze moeten de standaarden voor lease accounting naleven zonder spreadsheets in elkaar te knutselen om hiaten in hun bestaande systemen aan te vullen. In vrijwel alle gevallen zijn de processen voor leases van apparatuur en vastgoed, en de bijbehorende accounting, verspreid over de onderneming. Bedrijven hebben een systeem nodig dat finance verbindt met de operationele business unit en de vastgoedafdeling.

Daarnaast is het belangrijk dat executives erkennen dat er behoefte is aan processen en systemen die goed werken, zonder dat ze de business needs van andere partijen betrokken bij lease uit het oog verliezen Vastgoedafdelingen hebben bijvoorbeeld vereisten op het gebied van operatie en automation gerelateerd aan het opstellen, managen en verlengen van leases. De vastgoedafdeling beschikt misschien over een systeem voor leasemanagement, maar dit systeem is ontworpen voor managementtaken met betrekking tot vastgoed en voldoet mogelijk niet aan de behoeften van de financeorganisatie. Branches met geavanceerde eisen kunnen een specifiek leasemanagementsysteem implementeren dat parallel werkt en vervolgens data delen. Dit is mogelijk efficiënter dan het downloaden van data over leasemanagement naar spreadsheets voor lease accounting.

 

Waarom moeten financeorganisaties juist nu hun financiële systemen herbeoordelen, om stil te staan bij de vraag of ze de dynamische karakter van de business vandaag en in de toekomst voldoende kunnen ondersteunen?

Afdelingen die op spreadsheets vertrouwen voor hun initiële compliancevereisten, mogen er niet van uitgaan dat hun workload wel weer beheersbaar wordt zodra ze het ergste achter de rug hebben. Het gebruik van spreadsheets voor lease accounting is een voortdurende aanslag op de productiviteit vanwege de inherente beperkingen ervan. Ze zijn niet ontworpen voor repetitieve, collaboratieve enterprisetaken.

Daarnaast moeten financeteams verder kijken dan compliance met de nieuwe standaarden rondom revenue en lease accounting. Ze moeten beoordelen of hun systemen voor financieel management met nieuwe standaarden kunnen omgaan wanneer deze worden geïntroduceerd, evenals de onvermijdelijke wijzigingen (en veranderende interpretaties) van nieuwe standaarden in de komende jaren.

Grote en middelgrote ondernemingen implementeren cloud-based systemen voor financieel management om blijvend te kunnen voldoen aan de toenemende veranderingen in wet- en regelgeving. Met dit soort systemen voert de softwareleverancier zelf de wijzigingen door, die dan beschikbaar worden gesteld voor hun klanten. Het bedrijf hoeft dan zelf niets te wijzigen of software opnieuw te implementeren