Krijg vertrouwen in uw data

Een topprioriteit voor de moderne CFO: vertrouwen in uw data

Deze blog is geschreven door Robynne Sisco en verscheen oorspronkelijk in het Engels op de Workday-blog. Omdat we denken dat dit ook voor onze Nederlandse lezers interessant kan zijn, treft u hieronder een Nederlandse vertaling aan.

Vandaag de dag is het voor finance van cruciaal belang om toegang te hebben tot data en inzichten voor het nemen van geïnformeerde beslissingen, risicomanagement en het maken van toekomstplannen. Maar hoewel er meer data dan ooit beschikbaar is, hebben veel bedrijven moeite met het effectief gebruik van deze data. Dit kan meestal worden teruggebracht tot één fundamentele oorzaak: het kunnen vertrouwen op de datakwaliteit.

Finance executives hebben het vaak over hun uitdagingen op het gebied van data en beschrijven dan een gelijksoortig scenario: hun financeteams werken met data die over uiteenlopende systemen is verspreid, zodat ze hun tijd grotendeels besteden aan het verzamelen en afstemmen van data om deze vervolgens om te zetten in een bruikbaar formaat. Het gevolg hiervan is dat de data te laat beschikbaar is om een verschil te maken.

Dit probleem werd ook genoemd in onze studie 'Finance Redefined' waarin de opvatting van meer dan 670 CFO's en senior finance executives werd gepeild. Uit de resultaten bleek dat slechts 35% van de ondervraagden uitgebreid gebruik maakt van advanced analytics op belangrijke gebieden zoals planning, budgettering en forecasting. Wat zijn de barrières? Systeeminefficiëntie werd genoemd als de op één na grootste barrière die de ontwikkeling van data-driven business insights in de weg staat. De grootste barrière is de integratie van financiële data met niet-financiële data.

Systeemuitdagingen maken het vaak ingewikkeld om data effectief te gebruiken. Ik heb dit uit eerste hand ondervonden in organisaties waar ik vroeger heb gewerkt. Zo moest finance elke maand de periode sluiten, de data ophalen, deze afstemmen, opmaken en analyseren. Op die manier duurde het ruim twee weken voordat we de cijfers aan de business konden presenteren. Te laat dus om actie te ondernemen. Dit betekende dat we altijd keken naar het verleden in plaats van naar het heden. We konden niet analyseren op het moment dat de data nodig was om een beslissing te onderbouwen.

Eén bron van de waarheid

Naar mijn mening is het kunnen vertrouwen op tijdige en accurate cijfers één van de topprioriteiten voor moderne CFO's. Onze financeorganisatie maakt gebruik van ons eigen systeem, Workday, waarbij finance- en HR-data zich in één systeem bevinden. Dit geeft ons één versie van de cijfers (in realtime). Dit vormt de basis voor onze beslissingen.

Waarom is het zo belangrijk om te beschikken over één bron van de waarheid? Ik heb op verschillende gebieden een flinke impact gezien:

Managers de beschikking geven over de kracht van data

Managers ontvangen rechtstreeks op hun laptops en mobiele apparaten realtime, hoogwaardige data en inzichten. Ik heb gezien hoe dit hun werkwijze én de manier waarop zij beslissingen nemen over hun organisaties en teams beïnvloedt.

Wanneer iedereen beschikt over dezelfde data gaat het gesprek over de impact van de data, niet over de datakwaliteit.

Zo heeft ons financeteam dashboards gecreëerd voor onze executives. Managers kunnen hun organisatie op elk moment analyseren, zoals budget versus forecast versus actuals voor headcount en uitgaven. Zo nemen ze actuele, tijdige beslissingen, wat weer resulteert in betere resultaten binnen de huidige periode. Als managers achterlopen op het gebied van recruitment kunnen ze het hieraan gerelateerde budget toewijzen aan employee travel. Dit maakt managers strategischer en zorgt ervoor dat ze op schema blijven met hun doelstellingen. Daarnaast helpt het hen om meer verantwoordelijkheid te nemen en betere financiële stewards van het bedrijf te worden.

Geavanceerde analytics

Bedrijven willen hun analytics verder ontwikkelen door het benutten van technologieën zoals machine learning en het verzamelen van meer operationele data. Dit betekent dat een eenduidig perspectief, de single source of truth, belangrijker is dan ooit.

Onze financeorganisatie heeft betere inzichten verkregen rond metrics zoals kosten en winstgevendheid door externe data in het finance system of record op te nemen. We kunnen externe data, zoals gebruik van datacenters, gebruiken waardoor we op een zeer gedetailleerd inzicht krijgen in onze winstgevendheid. Een beter inzicht in onze cijfers maakt betere beslissingen over prijsbepaling en de markten die we willen betreden mogelijk.

Betere partnerships en gesprekken

We hebben gezien dat het beschikken over één single source of truth vooral impact heeft op de kwaliteit van de gesprekken tussen finance en andere business units. Wanneer het op business partnership aankomt, gebeurt het maar al te vaak dat finance, HR en andere managers tijdens besprekingen elk over een eigen versie van de waarheid beschikken, bijvoorbeeld verschillende headcountdata. Dit leidt ertoe dat de meeste tijd wordt besteed aan een discussie over wat nou de juiste cijfers zijn, in plaats van wat die cijfers nou eigenlijk betekenen. Wanneer iedereen beschikt over dezelfde data, verandert dat het gesprek en verbetert het vertrouwen in de genomen beslissingen.