Medium enterprises spelen een belangrijke rol in de wereldeconomie. Ze stimuleren een groot deel van de werkgelegenheid, economische groei en innovatie.
Laten we dit onder de loep nemen. In Azië behoren 99% van de bedrijven tot het MKB. Samen zorgen zij voor 70 procent van de totale werkgelegenheid en 50 procent van het BBP, volgens een rapport van de United Nations Economic and Social Commission for Asia.
In de Verenigde Staten zijn er volgens het National Center for the Middle Market (NCMM) bijna 200.000 medium enterprises. Deze bedrijven, door het NCMM gedefinieerd als bedrijven met een omzet tussen de, vertegenwoordigen een derde van het BBP in de particuliere sector.
"De Verenigde Staten ervaren de op twee na langste periode van ononderbroken groei in hun economische geschiedenis. Dit wordt aangestuurd door medium enterprises," aldus Thomas Stewart, Executive Director van NCMM.
Ter vergelijking: in Europa vormen medium enterprises een klein percentage van het totale aantal bedrijven (van 1,2 procent in Duitsland tot 1,7 procent in Frankrijk). Toch genereert dit segment een derde van de inkomsten uit de particuliere sector en is circa een derde van de beroepsbevolking werkzaam binnen dit segment, volgens een rapport van ESSEC Business School en GE Capital.
Zit u in het management van een medium enterprise (of een kleiner bedrijf met ambities) dan laat deze data zien hoeveel uw sector aan de wereldeconomie bijdraagt en welke enorme groeikansen er nog liggen.
Wat heeft uw organisatie nodig om het volgende succesniveau te behalen, of dit gaat om het realiseren van financiële doelstellingen, het internationaal uitbreiden of het achter u laten van het middensegment?
Het antwoord ligt in drie cruciale gebieden: hoe efficiënt uw bedrijf werkt, hoe snel u zich aan veranderingen kunt aanpassen en hoe goed u bent in het werven en behouden van talent.
Laten we elk van deze gebieden eens nader bekijken. Wat zijn precies de uitdagingen? Welke stappen hebben medium enterprises al genomen om deze uitdagingen aan te gaan?
„Het MKB vormt een bron van werkgelegenheid, concurrentie, economische dynamiek en innovatie. Ze stimuleren de ondernemersgeest en het ontwikkelen van vaardigheden. Omdat ze geografisch gezien overal gevestigd zijn dragen ze ook bij aan een betere inkomensverdeling."
—Supachai Panitchpakdi, Secretary-General of the United Nations Conference on Trade and Development
1. Operationele efficiency
Een van de grootste uitdagingen die groei in het middensegment in de weg staat is de complexiteit rond administratieve taken en back-officefuncties, zoals payroll en crediteuren.
Het probleem is vaak dat men niet over de juiste systemen beschikt (of überhaupt niet over echte systemen beschikt), waardoor deze bedrijven afhankelijk zijn van handmatige processen. Het resultaat hiervan is dat werknemers zelf, met behulp van spreadsheets en applicaties op niet-verbonden systemen, processen gaan ontwikkelen. Dit vergroot het risico op inconsistente data en fouten.
"Een toename in administratieve taken en handmatige processen is een groot probleem voor het middensegment," zegt Greg Bloom, Regional Vice President bij adviesbureau Mercer en Head of Enterprise Technology Deployment for the Mid-Market. Hij benadrukt dat bedrijven efficiënter en effectiever moeten opereren op het vlak van mensen, processen en technologie om te blijven groeien en competitief te blijven.
"Schaalbaarheid kan problematisch zijn voor medium enterprises," zegt Stewart van NCMM. "Papierwerk is een plaag in het middensegment. Bedrijven worstelen met het beheer van meerdere informatiesystemen naarmate ze groter worden."
Deze administratieve rompslomp is ook een zware aanslag op resources in finance en HR, waardoor werknemers minder tijd hebben voor strategische activiteiten zoals data-analyse en business partnership.
„Om bij middelgrote bedrijven schaalbaarheid en groei, of dat nu organisch, via M&A of een IPO is, te ondersteunen, moeten finance- en HR-teams meer op strategische activiteiten focussen in plaats van handmatig werk," zegt Bloom.
Pioneer Energy Services biedt land drilling services aan exploratie- en productiebedrijven in de olie- en gassector. Het bedrijf had last van toenemende complexiteit en administratief werk omdat het probeerde de agility te vergroten en het personeel meer mogelijkheden te bieden. Er werd te veel tijd besteed aan handmatige, tijdrovende processen, waaronder het extraheren en afstemmen van data uit meerdere systemen.
”Vroeger maakten we gebruik van een legacysysteem waarbij we negen aanvullende producten nodig zouden hebben om te beschikken over de equivalente functionaliteiten van het Workday-platform," zegt Bill Schneider, Vice President of Information Technology bij Pioneer Energy Services. ”Toen het systeem onze zakelijke behoeften en groeiaspiraties niet meer kon ondersteunen werd duidelijk dat we het systeem waren ontgroeid.”
Automatisering is cruciaal
Dankzij de technologische vooruitgang kunnen medium enterprises nu veel van deze tijdrovende processen automatiseren. Enterprise applicaties die gebruikmaken van in-memory computing, met ingebouwde business process frameworks om efficiëntie en schaalbaarheid te verbeteren en die in de cloud worden geleverd, zijn bij uitstek geschikt voor deze taak.
Hoewel veel van deze geavanceerde technologieën in het verleden onbereikbaar leken, zijn dergelijke systemen nu wel degelijk in het bereik van het middensegment gekomen.
Door het combineren van finance, HR, payroll, analyse en planning in één systeem stellen deze applicaties organisaties in staat om processen doorheen de organisatie te standaardiseren en te automatiseren en één betrouwbare databron te creëren.
Hoewel meer geavanceerde technologieën in het verleden onbereikbaar leken voor veel medium enterprises, zijn dergelijke systemen nu wel in het bereik van het middensegment gekomen. Bovendien zijn ze sneller en gemakkelijker te implementeren dan legacysystemen.
We noemen drie functies waar geautomatiseerde processen het vermogen van een bedrijf om te groeien positief beïnvloeden:
Payroll & Accounts Payable
Naarmate CustomInk groeide, werd het managen van de payroll een steeds grotere klus die gepaard ging met veel handmatige taken en papierwerk. Daarom investeerde het bedrijf in één cloud-based systeem voor finance en human resources dat processen zou stroomlijnen en betere efficiency zou creëren. "Met finance, human resources, payroll, expenses en urenregistratie in één systeem zijn onze processen gestroomlijnd en doorlopen we het payrollproces in drie uur in plaats van drie dagen," aldus McDuff. "Nog beter, het team is tevredener en richt zich nu op meer strategische en lonende werkzaamheden."
Finance
De overstap naar een cloud-based finance applicatie stelde BlaBlaCar in staat om financiële processen te standaardiseren en besluitvorming te verbeteren. Als innovatieve organisatie die snel nieuwe markten veroverde, moesten we kunnen beschikken over een standaardset van financiële processen en mogelijkheid om snel nieuwe entiteiten toe te voegen. BlaBlaCar beschikt nu over één bron van financiële data die de belangrijkste stakeholders in realtime kunnen raadplegen voor het nemen van cruciale, actuele beslissingen over de toekomst van onze organisatie.
CustomInk verbeterde ook het financiële afsluitingsproces met zijn cloud-based financiële systeem. "Toen ik in 2010 bij CustomInk begon, kreeg ik de opdracht om het financiële afsluitingsproces te versnellen van 25 tot 30 dagen naar 5 tot 7 dagen," zegt McDuff. "Dat is me gelukt, maar ik wist dat we dit niet konden handhaven met onze bestaande systemen en beoogde groeiplannen. Met een cloud-based financieel systeem hebben we de vijfdaagse afsluiting eenvoudig gehandhaafd."
Human Resources
Elekta is een snelgroeiende multinational met hoofdkantoor in Stockholm. Het bedrijf is een pionier in de behandeling van kanker en hersenaandoeningen. Het gebruikte voorheen een aantal verschillende HR-systemen die eenvoudige taken zeer complex maakten. "Het was al een hele klus om de basisgegevens, zoals het aantal werknemers, te bevestigen," zegt Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager.
Ter ondersteuning van de groeiplannen verving het bedrijf meer dan 20 afzonderlijke systemen door één cloud-based Human Capital Management-systeem dat processen binnen het bedrijf op één lijn bracht. "Het grootste pluspunt is dat we nu met één systeem werken, wat enorme voordelen oplevert voor onze internationale managers," zegt L'homme. "We hebben dezelfde processen, dezelfde look-and-feel. Als we de salarissen willen verhogen, gebruiken we zowel in China als in Zweden hetzelfde proces."
Door automatisering te omarmen heeft Elektra belangrijke stappen in de richting van continue groei gezet.
"Dankzij toegenomen efficiëntie kunnen medium enterprises beter concurreren, nieuwe kansen ontplooien en zich concentreren op strategische initiatieven uit de CEO-agenda," zegt Bloom van Mercer.
Waar te beginnen?
Allereerst kunne medium enterprises inefficiënte processen die groei belemmeren identificeren. Vervolgens kunnen ze onderzoeken hoe technologie deze processen stroomlijnt om de schaalbaarheid van de organisatie te verbeteren.
"Medium enterprises moeten zichzelf afvragen: beschikken we over de systemen en structuren om groei te ondersteunen?" zegt Stewart. "Het is belangrijk dat ze op zoek gaan naar de benodigde functionaliteiten om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en groei te realiseren."
En hoe eerder dit gebeurt, hoe beter. "Medium enterprises hebben vaak al vroeg in hun groeicyclus de kans om processen te stroomlijnen en standaardiseren. Iets wat veel moeilijker is voor grote organisaties," aldus Bloom. "Door dit de realiseren kunnen medium enterprises kosten besparen en efficiency optimaliseren."
2. Aanpassen aan verandering
Medium enterprises hebben een uniek voordeel op grote bedrijven: agility. "Voor medium enterprises is de weg vrij om te groeien, omdat ze niet onderworpen zijn aan de wet van grote aantallen," aldus Stewart. "Hierdoor kunnen ze snel handelen en van nieuwe trends profiteren."
Het benutten van nieuwe kansen vereist echter een effectieve bedrijfsplanning, en dat is iets waar het middensegment niet bepaald in uitblinkt.
"In medium enterprises is strategische planning vaak ondergeschikt aan andere prioriteiten, terwijl het management zich op meer tactische en dringende zaken richt," zegt Bloom. "Tegen de tijd dat hun 'planning' klaar is, is deze verouderd en niet gebaseerd op actuele data. Bovendien is meestal niet naar de hele organisatie gekeken."
Ineffectieve tools en technologieën zijn vaak de boosdoeners bij slechte planning. Organisaties vertrouwen voor dit werk op spreadsheets, met data uit verschillende systemen. Business leaders moeten vaak handmatig data verzamelen en afstemmen voor analyse.
"Veel medium enterprises beschikken over niet-geïntegreerde legacysystemen die zijn ontworpen voor backoffice administratie en rapportages over het verleden, versus monitoring en controle van het heden en plannen voor de toekomst," zegt Bloom.
Continue planning
Vandaag de dag moeten bedrijven zich bewust zijn van veranderingen en hierop kunnen reageren, of het nu gaat om het identificeren van disruptie of concurrentiedreigingen, het voldoen aan nieuwe wetgeving of het blijven voldoen aan klantverwachtingen.
Hiertoe moeten ze continue planning toepassen, zodat ze zich kunnen aanpassen naarmate de omstandigheden veranderen. De traditionele aanpak van planning, zoals statische jaarlijkse budgetten, volstaat niet langer.
Het goede nieuws is dat planningssystemen toegankelijker en betaalbaarder zijn geworden voor medium enterprises. Gerald Harris, Senior Manager of Enterprise Performance Management bij KPMG Global bespreekt dit in het KPMG-rapport "Planning, Budgeting and Forecasting, An Eye on the Future".
"Bij medium enterprises is strategische planning vaak ondergeschikt aan andere prioriteiten."
—Greg Bloom, Regional Vice President, Mercer
"Mijns inziens is de cloud waarschijnlijk de grootste vooruitgang in PBF-technologie (Planning, Budgettering en Forecasting)," aldus Harris. "De lagere cost of ownership heeft ertoe geleid dat de implementatie van efficiëntere PBF-processen niet langer is voorbehouden aan grotere organisaties. Ook middelgrote bedrijven kunnen zich dit permitteren. Er is eigenlijk geen excuus meer (en er zijn geen voordelen meer mee te behalen) om PBF-activiteiten handmatig uit te voeren."
Real-time data & analytics
Cloud-based planningssystemen, met name de systemen die data uit de hele operatie in één systeem benutten, hebben de grenzen verlegd op het vlak van data en analytics.
"Door HR, finance en payroll in één 'system of truth' te consolideren kunnen bedrijven zowel de content als de context van dagelijkse bedrijfsactiviteiten vastleggen voor realtime financiële, operationele en managementrapportages, gebruikmakend van één dataset," zegt Bloom. "Dit zorgt voor een aanzienlijke verbetering in datakwaliteit en rapportages en geeft hen betere business insights voor planning."
Dit biedt ook een voordeel bij het plannen en uitvoeren van groeistrategieën. Mensen zijn vaak de grootste kostenpost van een bedrijf. Realtime metrics zoals headcount, kosten, omzet en cashflow geven een bedrijf beter inzicht in prestaties en problemen, zodat ze direct veranderingen kunnen doorvoeren.
Dit was belangrijk voor de autoclub AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU), die sinds een fusie met twee andere clubs in de afgelopen jaren een van de grootste geografische regio's beslaat. "Mensen vormen 50% van onze uitgaven, dus het is belangrijk dat we kunnen beschikken over uniforme benadering van planning die zowel finance als HR omvat," zegt Dustin Cramer, Vice President of Financial Planning and Analysis bij AAA NCNU. "Wij zijn live en hebben onze finance- en HR-data in één systeem. Nu we van spreadsheets zijn afgestapt en alle data in één systeem hebben, zien we alles veel duidelijker. Als we bijvoorbeeld data naar onze recruitingmodule pushen, kan HR meteen aangeven hoe realistisch deze planningsdoelen zijn."
3. Talent aantrekken en behouden
Het kan voor medium enterprises een hele kluif zijn om het juiste talent aan te trekken. Volgens 'Help Wanted', een rapport gepubliceerd door het NCMM en het Metropolitan Policy Programme van Brookings Institution, creëren medium enterprises meer nieuwe banen dan elke andere economische sector. Gezien hun robuuste vraag naar human capital is het bijzonder pijnlijk dat ze geen toegang hebben tot dit kapitaal."
In Aziatische ontwikkelingslanden zijn regeringen niet in staat om voor een adequate toevoer te zorgen van jonge mensen uit het onderwijssysteem die aan de eisen van werkgevers voldoen. De meest gedreven en best opgeleide werknemers voelen zich eerder aangetrokken tot grotere bedrijven of de overheid. Grote bedrijven bieden over het algemeen een hoger salaris en betere benefits, terwijl de overheid meer werk- en sociale zekerheid biedt. Hierdoor is het voor kleinere bedrijven lastig om het juiste personeel, met de juiste vaardigheden, te werven in de strijd om talent.
Sterker nog, bijna 4 van de 10 executives bij middelgrote bedrijven zeggen dat het vermogen van hun bedrijf om te groeien wordt beperkt door een gebrek aan talent, met name in de dienstensector, de bouwsector en de gezondheidszorg, aldus het rapport. Daar komt nog eens bij dat middelgrote bedrijven niet de grote namen hebben die de cv's aantrekken," zegt Stewart.
Dit probleem wordt nog verergerd door het feit dat medium enterprises vaak niet beschikken over de juiste interne HR-infrastructuur om sterke recruitment- en retentieprogramma's te ontwikkelen. Als gevolg hiervan richten HR-afdelingen zich meer op operationele activiteiten, zoals onboarding van nieuw talent en de ondersteuning van de dagelijkse behoeften van werknemers. Hierdoor blijft er minder tijd over voor actieve recruitment en retentie, wat een grote impact heeft op de groei van een bedrijf.
Het vermogen om te groeien kan ook beperkt worden door een gebrek aan training. Uit het rapport bleek dat medium enterprises over het algemeen alleen interne training verzorgen wanneer dat nodig is. Ongeveer 45 procent van de bedrijven geeft aan dat ze niet beschikken over een continu opleidingsprogramma.
Gebrek aan ondersteuning uit het hoger onderwijs
Het rapport brengt ook naar voren dat het voor medium enterprises moeilijker is om toegang te krijgen tot resources en ondersteuning voor talent uit het hoger onderwijs. Volgens het rapport "richten traditionele bronnen voor het werven van talent en ontwikkelingsprogramma's uit de openbare sector, zich doorgaans niet op de unieke behoeften van medium enterprises. Zij richten zich eerder op grotere bedrijven."
De reden? "Medium enterprises houden zich niet zo vaak bezig met wat het 'personeelssysteem' wordt genoemd, omdat de brug tussen vraag en aanbod nogal gammel kan zijn," zegt Stewart. "Het is voor kleinere bedrijven niet gemakkelijk om door het systeem te navigeren; formulieren zijn complex en instanties zijn moeilijk te vinden of ongecoördineerd."
Hij wees ook op uitdagingen met het systeem. "Aan de aanbodzijde zijn incentives vaak niet goed afgestemd. Een onderwijsinstelling zal doorgaans wel bereid zijn speciale cursussen te ontwikkelen in opdracht van een grote werkgever die tientallen studenten per jaar kan toezeggen. Het is echter veel moeilijker om de behoeften van een groep medium enterprises te coördineren zodat hieraan kan worden voldaan, ook al zou hun totale aantal vacatures groter zijn."
Recruiting en retentie verbeteren
Er zijn een aantal manieren waarop medium enterprises deze uitdagingen kunnen ondervangen om recruitment en retentie van talent te verbeteren, wat tot veel groter groeisucces leidt.
Stewart adviseert medium enterprises om proactiever te zijn in talentplanning en niet te wachten tot er een noodzaak is om in deze inspanningen te investeren. Volgens het onderzoeksrapport 'Mastering Talent Planning' van de NCMM in samenwerking met Vistage, bestaat er een sterke correlatie tussen superieure talentplanning en algemene bedrijfsgroei en prestaties.
"Bedrijven met een goede talentplanning, en dan vooral bedrijven met een formeel proces voor talentplanning, die investeren in een diverse initiatieven voor talentplanning en senior executives bij het proces van talentplanning betrekken, behoren vaak tot de snelstgroeiende en best presterende bedrijven in het middensegment."
Ongoing training en learning kunnen ook helpen om werknemers gemotiveerd en betrokken te houden en bieden een manier om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
Het is ook belangrijk om retentiestrategieën te hebben, vooral omdat het huidige personeelsbestand vaak de beste plaats is om talent te vinden in tijden van snelle groei. Prestatiemanagement helpt ook bij het verbeteren van de retentie, vooral wanneer performance management geen jaarlijks terugkerend evenement is, maar een continu proces dat werknemers sterker maakt.
Volgens het rapport 'Help Wanted' werken er bij medium enterprises die uitblinken in prestatiemanagement vaak senior executives die echt in het proces geloven en het als een integraal onderdeel van elke werkdag beschouwen.” Ze vertrouwen niet alleen op formele prestatiebeoordelingen maar creëren in plaats daarvan een proces met voortdurende informele feedback.
Doorlopende training en learning kunnen ook helpen om werknemers gemotiveerd en betrokken te houden, en zijn een manier om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen naarmate een organisatie evolueert. Medium enterprises zouden ook moeten overwegen om nauwer samen te werken met potentiële externe talentbronnen. In het rapport 'Help Wanted' stonden suggesties om relaties op te bouwen met hoogleraren van plaatselijke universiteiten. Zij zouden organisaties kunnen helpen bij het vinden van veelbelovende kandidaten.
Technologie kan helpen
Vele medium enterprises denken dat het ontwikkelen van formelere processen voor talent planning en management buiten hun bereik ligt. Vaak wordt er met verschillende legacy-applicaties voor HR, talent, voordelen, payroll en werving gewerkt, en het kost veel tijd en resources om deze omgeving te beheren. Ook biedt zo'n omgeving niet de basis en de mogelijkheden om effectievere praktijken voor talentmanagement te ondersteunen.
In Azië zijn er ook overeenkomsten in de uitdagingen waarmee veel MKB-bedrijven zich geconfronteerd zien, bijvoorbeeld op het gebied van toegang tot finance, technologie, human resources, marktinformatie en bovenal aanpassing aan de kansen én bedreigingen van globalisering.
Dankzij de technologische vooruitgang is het eenvoudiger geworden voor medium enterprises om geavanceerde talentoplossingen te implementeren. Cloud-based systemen die human capital management, talent, recruiting en learning samenbrengen in één systeem, stellen bedrijven in staat deze processen te stroomlijnen, waardoor er minder tijd wordt besteed aan handmatig werk in de verschillende systemen.
Een single source of truth voor alle deze functies geeft ook een beter inzicht in de kosten en prestaties van mensen. Naarmate medium enterprises groeien en uitbreiden, kunnen ze vragen beantwoorden zoals: Werken mijn beste mensen aan mijn belangrijkste initiatieven? Waar vind ik het beste talent? Wie staan er op het punt te vertrekken? Waar zitten de hiaten in de leadership pipeline? Welk talent draagt het meest bij aan de omzet?
"Medium enterprises moeten zichzelf afvragen: beschikken we over de systemen en structuren om groei te ondersteunen?"
—Thomas Stewart, NCMM
Unibail-Rodamco, Europa's toonaangevende beursgenoteerde bedrijf in commercieel vastgoed, koos ervoor zijn HR-activiteiten te verhuizen naar de cloud om zijn aanwezigheid in 12 landen te ondersteunen en toekomstige groei te sturen.
"Ter voorbereiding op de toekomst is het belangrijk dat we een HR-systeem implementeren dat niet alleen steun biedt aan explosieve groei en snelle veranderingen, maar ons ook beter inzicht geeft in onze werknemers wereldwijd," aldus Sylvain Montcouquiol, Chief Human Resources Officer bij Unibail-Rodamco.
Conclusie
Het middensegment is een grote motor van de wereldeconomie, en zorgt voor werkgelegenheid, innovatie en groei. Hoewel deze groep voor unieke uitdagingen staat, zullen technologische vooruitgang en evoluerende benaderingen van operationele efficiency, planning en talent uw organisatie helpen om deze op nieuwe en betere manieren aan te pakken. De toekomst ziet er veelbelovend uit met meer ondersteuning en tools om u te helpen groeien en op uw succes voort te bouwen.