Klanten

Workday en Kindred at Home

Kindred at Home biedt thuiszorg aan meer dan 350.000 patiënten vanuit meer dan 600 communitylocaties in 40 staten.

Workday-producten: Enterprise planning

Met Workday Adaptive Planning behaalden we een ROI van bijna $ 350.000 per jaar over een periode van drie jaar, met meer dan $1 miljoen aan besparingen.

Vice President, Business Operations

Nationale zorgverlener behaalt in minder dan twee maanden een ROI 751%.

Kindred at Home is een van de grootste aanbieders van thuiszorg in de VS. De organisatie telt honderden locaties verspreid over het land. Als gevolg van verschillende overnames had de organisatie te maken met een complex proces voor budgetplanning en rapportages. De organisatie moest een trieste diagnose stellen: de budgetbeheerders waren feitelijk de verpleegkundigen die verantwoordelijk waren voor de zorgverlening. "De meeste van onze locaties worden geleid door verpleegkundigen. Economie was bij hen niet het meest favoriete vak op school, dus budgetteren is niet iets wat ze graag doen," zegt Aimee McCorkle, Vice President Business Operations. Bovendien waren de voortdurende wijzigingen in de vergoedingen van Medicare en de regelmatige herstructurering van de organisatorische hiërarchie als gevolg van overnames moeilijk te beheren in Microsoft Excel of de vorige on-premise planningssoftware.

Het medicijn? Workday Adaptive Planning. Met Workday Adaptive Planning kon het financeteam van Kindred at Home het budgetteringsproces voor verpleegkundigen vereenvoudigen. Dit zorgde voor betere inzichten in het bedrijfsbudget en voor meer flexibiliteit. Ook hielden verpleegkundigen meer tijd over om betere zorg te leveren. "Workday Adaptive Planning heeft ons in staat gesteld om de tijd die we nodig hebben voor ons budgetplanningsproces terug te brengen van ongeveer vijf maanden naar drie maanden," zegt McCorkle. "Dit geeft het financeteam meer tijd om nieuwe initiatieven uit te rollen. Wij kunnen feitelijk meer doen aan planning voor rendement op investeringen of modellering voor start-ups. We houden ons zelfs bezig met acquisities, terwijl we voorheen de helft van het jaar bezig waren met de budgetplanning."

Uitdagingen

  • Problemen met versiebeheer en moeite om eindgebruikers tijdig budgetten te laten invullen met de vorige Excel en Oracle Hyperion.
  • Wijzigingen op vestigingsniveau konden pas de volgende dag worden verwerkt.
  • Het model was maar moeizaam aan te passen aan wijzigingen in wet- en regelgeving, de vergoedingsregels van Medicare en de veranderende organisatiestructuur
  • De processen voor budgetplanning duurden te lang, wat finance ervan weerhield om samen met de operatie te werken aan nieuwe initiatieven

Resultaten

  • Workday Adaptive Planning is in slechts 3 maanden door het hele bedrijf uitgerold voor 500 gebruikers. Omdat de software zo intuïtief is was er snel een brede acceptatie.
  • Meer mogelijkheden voor budgetmanagers om data rechtstreeks in te voeren en om forecasts op te stellen die specifiek zijn voor de lokale markt
  • Grotere flexibiliteit om veranderingen op te vangen, zoals wijzigingen in de vergoedingen van Medicare of organisatorische verschuivingen
  • Het financeteam heeft 2 maanden extra de tijd voor strategische taken, zoals investeringsplanning en overnames

 

Met Workday Adaptive Planning OfficeConnect wordt alle data automatisch bijgewerkt. Dat betekent dat in slechts een paar uur duidelijke presentaties kunnen worden voorbereid, in plaats van de week die het voorheen kostte.

Vice President, Business Operations

Uitdaging

Zoals veel organisaties die via overnames zijn opgebouwd, had Kindred at Home verschillende tools die werden gebruikt voor budgetplanning en rapportage. Met ruim 400 vestigingen over het hele land verliep het budgetteringsproces moeizaam. Eindgebruikers waren gefrustreerd over de tijd die het kostte om budgetten te voltooien en hadden te maken met veel verschillende regels die de complexiteit vergrootten. Kortom, er was veel ontevredenheid over het hele proces.

Strategie

Tijdens de due diligence evalueerde Kindred at Home een aantal oplossingen, waaronder Workday Adaptive Planning en Oracle. Een van de organisaties die Kindred at Home had overgenomen werkte al met Workday Adaptive Planning. Hun enthousiasme heeft bijgedragen aan de uiteindelijke beslissing. Het bedrijf koos voor Workday Adaptive Planning om een aantal redenen:

  • Workday Adaptive Planning had al in een van de bedrijfsonderdelen bewezen dat het de benodigde gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit bood.
  • Dankzij het cloudmodel bleef Kindred at Home een aanzienlijke kapitaalinvestering en een lange implementatietijd bespaard. Dit zou het bedrijf ook de flexibiliteit geven nieuwe locaties en gebruikers toe te voegen zonder extra IT-investeringen.
  • Dankzij het gebruiksgemak van Workday Adaptive Planning zou er maar weinig training nodig zijn - wat ook de adoptie ten goede zou komen.
  • De kosten konden in het operationele budget worden opgenomen.

Kindred at Home begon in 2012 met het uitrollen van Workday Adaptive Planning, met een gefaseerde invoering bij de Home Health-divisie. De implementatie duurde slechts drie maanden en was zeer succesvol. In het volgende jaar kwamen snel na elkaar de andere divisies aan boord. Dit komende budgetjaar zal het eerste jaar zijn waarin het complete bedrijf gebruikmaakt van Workday Adaptive Planning voor het budgetteringsproces, wat nu al vruchten afwerpt. Iedereen in de organisatie gebruikt nu Workday Adaptive Planning voor budgetplanning. Hierdoor ontstaat een holistisch overzicht van de hele organisatie, dat voorheen niet beschikbaar was. De gebruikers melden aanzienlijke tijdsbesparingen en het proces heeft de werkdruk voor het financeteam met meer dan twee maanden verminderd.

Belangrijkste voordelen.

Met Workday Adaptive Planning heeft Kindred at Home meer inzicht, zijn budgetmanagers zeer betrokken bij het proces en is de complexiteit verminderd.

De belangrijkste voordelen zijn:

  • Verhoogde productiviteit van de budgetmanager. In het verleden noemden budgetmanagers het proces frustrerend en tijdrovend. Er waren verschillende regels die de zaken ingewikkelder maakten en de gebruikersinterface was ingewikkeld.  Naarmate de frustratie toenam, wendden zij zich tot het regionale financeteam om een groot deel van de verantwoordelijkheid voor het budgetteringsproces op zich te nemen. Met Workday Adaptive Planning is de betrokkenheid van de vestigingsmanagers sterk toegenomen en hebben ze het proces in eigen hand genomen, met als gevolg dat de tijdsbesteding van het regionale team aanzienlijk is verminderd. Het resultaat is een verhoging van de productiviteit van de vestigingsmanagers en beter inzicht in het proces.
  • Meer efficiëntie voor finance. Vóór Workday Adaptive Planning was de consolidatie en validatie van de budgetten de verantwoordelijkheid van finance.  Met Workday Adaptive Planning kost dit hele proces nog maar drie maanden, in plaats van vijf.
  • Beter inzicht. Vóór Workday Adaptive Planning werden er verschillende tools gebruikt voor budgettering en planning. Nu heeft het hele bedrijf volledig inzicht in het hele proces - en dus een consistent beeld van de hele organisatie.
  • Lagere kosten voor software en advies. Door te stoppen met het gebruik van de vorige oplossingen kon Kindred at Home de kosten voor de ondersteuning van deze systemen veralgen. Het personeel dat deze systemen ondersteunde wordt nu ingezet voor andere initiatieven van Kindred at Home.

Best practices.

Aangezien Workday Adaptive Planning al bij één van de divisies van Kindred at Home geïmplementeerd was, kon het financeteam gebruikmaken van de al aanwezige kennis. Omdat Workday Adaptive Planning de bedrijfsstandaard moest worden voor heel Kindred at Home, ontwikkelde het financeteam een projectplan en zorgen ze dat de CFO de beschikking had over alle informatie en achter het initiatief stond. Het team ontwikkelde ook een lay-out van het model en de berekeningen die ze wilden zien, om ervoor te zorgen dat het implementatieteam al vanaf de start op de hoogte was.

Een andere best practice die door het team wordt aanbevolen is het in een vroeg stadium definiëren van een organisatiestructuur. Dit is belangrijk voor een succesvol plannings- en budgetmodel - en in het begin nog gemakkelijk te doen. Het levert uitdagingen op wanneer wordt geprobeerd dergelijke veranderingen door te voeren terwijl het budgetteringsproces al in gang is gezet. Ook is het belangrijk om al in een vroeg stadium naamgevingsconventies en metrics vast te stellen, zodat er consensus en consistentie is.

Berekening van de ROI.

Kindred at Home berekende de initiële en doorlopende kosten voor softwarelicenties, personeelstijd om de applicatie te implementeren en te ondersteunen, personeelstraining en consultancy over een periode van 3 jaar om de totale investering in Workday Adaptive Planning te berekenen.

Tot de gekwantificeerde directe voordelen behoorden de afschaffing van Oracle Hyperion-licentiekosten, consultancykosten en de herallocatie van personeel naar andere projecten. Tot de gekwantificeerde indirecte voordelen behoorden de toegenomen productiviteit van het financeteam, IT en van de budgetmanagers, berekend op basis van de gemiddelde jaarlijkse volledig belaste kosten voor werknemers.

Niet gekwantificeerd waren de extra efficiëntieverbeteringen en besparingen die Kindred at Home zal behalen met Workday Adaptive Planning naarmate het gebruik van de applicatie wordt uitgebreid.