Door een sterke organische groei en acquisities in heel Europa moest Webhelp zijn kostenbeheersing en financieel management harmoniseren. Een versnelde systeemintegratie zorgde voor de benodigde datakwaliteit als basis voor operationele beslissingen. Webhelp had als doel de complexiteit van de processen ondanks de dynamische bedrijfsontwikkeling laag te houden, en met automatisering overal in het bedrijf voor efficiënt management te zorgen.
Hun voornaamste doel was de silo's tussen individuele verantwoordelijkheidsgebieden af te breken en echte, bedrijfsbrede transparantie te creëren via uitgebreide cross-linking van belangrijke cijfers.
Complexiteit remt groei altijd af. Nu hebben we een duidelijke focus op het succes van het bedrijf.
CFO DACH, Webhelp
Gebruiksvriendelijkheid en snelle implementaties.
In de afgelopen 10 jaar breidde Webhelp met behulp van de 'buy and build'-groeistrategie zijn internationale aanwezigheid uit van vijf naar meer dan 55 landen om internationaal marktleider te worden.
Voor de financefunctie waren transparantie en procesefficiëntie de belangrijkste prioriteit. De dynamische groei betekende echter dat geen enkel bestaand ERP-systeem (enterprise resource management) gegarandeerd future-proof was. Daarom koos het bedrijf voor een gloednieuwe oplossing met Workday Financial Management.
De moderne look-and-feel, de gebruiksvriendelijkheid en het gebruik van het cloudservicemodel zorgden voor snelle implementatiecycli voor internationale locaties. De Workday-implementatie begon in 2019. Slechts een paar maanden na de livegang werd het op geselecteerde locaties uitgerold. Twee jaar later wordt ongeveer 70% van de totale verkoop bedrijfsbreed via Workday beheerd.
Betrouwbare, actiegerichte data worden binnen de gehele organisatie gedeeld.
Door de vereisten van internationaal bedrijfsmanagement is het een belangrijke succesfactor dat Webhelp consistent KPI's (key performance indicators) uit hun boekhouding en accounting koppelt aan KPI's op het gebied van management en productie.
Met Workday Financial Management als hun centrale systeem kon Webhelp een consistente set KPI's opstellen voor het gehele bedrijf. Dat betekent dat de belangrijkste cijfers, met al hun verbanden en afhankelijkheden, zowel betrouwbaar als volledig zijn. Alle stakeholders hebben nu toegang tot dezelfde informatie en kunnen dus actie ondernemen op basis van gedeelde inzichten in de relevante cijfers.
Nauwkeurig inzicht in de gevolgen van acties.
De transparantie die Workday mogelijk maakt bespaart tijd en legt een duidelijke focus op bedrijfskritieke onderwerpen. Denk maar aan het definiëren, implementeren en tracken van acties die de resultaten verbeteren, de kosten optimaliseren en processen vereenvoudigen.
De fundamentele cijfers, waar iedereen zicht op heeft, maken interne samenwerking mogelijk en geven het financeteam een betere positie om sturing te geven. Een voorbeeld hiervan zijn de productieafdelingen, die samen met de businesspartners het team aansturen om mogelijke optimalisaties te vinden, relevante drijfveren te identificeren en de gevolgen van individuele acties te begrijpen.
CFO-team heeft meer tijd voor de prioriteiten en compliance is gegarandeerd.
Webhelp ziet er een belangrijk technologisch voordeel in het team van de CFO de verantwoordelijkheid voor technische uitdagingen uit handen te nemen, bijvoorbeeld IT-beveiliging, serverproblemen, jaarlijkse verandering of releasewijzigingen. Ze hebben dan meer tijd om zich te concentreren op de kernactiviteiten en procesoptimalisatie.
Voor Webhelp staat de openheid van het systeem voorop. Dit maakt een eenvoudige connectie mogelijk met en tussen landspecifieke externe systemen. Vooral de gebruiksvriendelijkheid en de gedocumenteerde compliance van het systeem moeten overtuigend zijn. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat audits met interne of externe auditors vlot verlopen.