De universiteit haalt hoge cijfers voor het vereenvoudigen van ingewikkeld subsidiebeheer.

"Eén van onze subsidieaccountants zei dat de tijd die ze nodig had van meerdere uren naar zes minuten is teruggelopen. Ze was er sceptisch over. Nu is ze een van de ambassadeurs voor het project."—Assistant Dean, Finance and Administration

1133836255

Je kunt met een faculteitslid gaan zitten en een financieringsplan opstellen om te bepalen welke financiën beschikbaar zijn en wat de behoeften zijn. Dat zijn de gesprekken die nodig zijn om zo goed mogelijk onze doelen te bereiken.

Associate Vice President, Financial Services

Het budgetteren en managen van subsidies is inherent een zware taak voor academische instellingen. Om te beginnen is er niet veel sprake van consistentie. Subsidies en contracten zijn afkomstig uit een breed scala aan openbare en particuliere bronnen, waaronder grote ondernemingen, non-profitorganisaties en de federale overheid. De hoeveelheden, termijnen, parameters en richtlijnen van de projecten verschillen ook ontzettend. Om het nog mooier te maken, kan een project op elke dag van het jaar beginnen, waardoor het enorm lastig is om een duidelijk overzicht van de nooit stilstaande subsidieactiviteiten te krijgen.

Het College of Engineering van de University of Arizona heeft een probleem voor die uitdagingen gevonden. Met het implementeren van Workday Adaptive Planning voor budgettering, forecasting en rapportages, ontwikkelde de universiteit een krachtig systeem waarmee de productiviteit werd verhoogd en er meer inzicht kwam in besluitvorming in het ingewikkelde portfolio met subsidies, contracten en projecttermijnen. De aanpak kon worden gebruikt als model voor best practices voor andere academische instellingen die met soortgelijke uitdagingen te maken hebben.

Uitdagingen.

  • Veel concurrentie voor het binnenhalen van subsidies

  • Budgetteren en managen van subsidies en contracten is inherent moeilijk

  • Tijdrovende handmatige data-invoer en schaduwboekhouden

Resultaten.

  • 80% kortere workflowprocessen voor subsidieaccountants

  • Meer capaciteit voor betekenisvollere analyses en besluitondersteuning voor optimaal gebruik van subsidieverstrekking

  • Productiviteit en inzichten meer toegepast op het concurreren voor nieuwe subsidies en contracten

Engineering op de University of Arizona omvatte soms rocket science, maar het volgen en managen van subsidies en contracten hoeft niet zo ingewikkeld te zijn.

"Toen ik vijf jaar geleden bij de universiteit kwam werken, maakten de accountants zich zorgen over wat wij schaduwboekhouding noemen, dat nodig was om de administratie van subsidies en contracten na het binnenhalen te managen", aldus Lisa Rulney, Assistant Dean, Finance and Administration, College of Engineering. "Ze hadden de pest aan alle data-invoer, de complexiteit en het gebrek aan ROI bij het proces. Ze wilden graag een oplossing maar vonden er nooit een die werkte."

Rulney werkte nauw samen met een team accountants om een oplossing met Workday Adaptive Planning in elkaar te zetten voor het plannen, volgen en managen van het onderzoeksportfolio van de College of Engineering dat uit ca. 200 contracten en subsidies met jaarlijkse uitgaven van meer dan $ 25 miljoen bestaat.

De vele uitdagingen van subsidiebeheer.

Vanwege verschillende redenen is het budgetteren en managen van subsidies en contracten inherent een zware taak voor academische instellingen. Om te beginnen is er niet veel sprake van consistentie. Subsidies en contracten zijn afkomstig uit een breed scala aan openbare en particuliere bronnen, waaronder grote ondernemingen, non-profitorganisaties en de federale overheid. De hoeveelheden, termijnen, parameters en richtlijnen van de projecten verschillen ook ontzettend. Om het nog mooier te maken, kan een project op elke dag van het jaar beginnen, waardoor het enorm lastig is om een duidelijk overzicht van de nooit stilstaande onderzoeksactiviteiten te krijgen.

Wat het geheel nog ingewikkelder maakte bij de University of Arizona, is het feit dat het College of Engineering uit acht afdelingen bestaat. Elke afdeling had hun eigen systeem ontwikkeld voor het managen van subsidies en contracten, maar geen van deze systemen waren bijzonder effectief voor het afdelingsniveau en ze waren al helemaal niet in staat om een overzicht en analyse van het onderzoeksportfolio van het College of Engineering als geheel te bieden.

"Het belangrijkste voordeel waar we naar op zoek waren, was een uniform en gebruiksvriendelijk systeem met een krachtige oplossing voor rapportages, dat eenvoudig kon laten zien wat er voor een projecttermijn van een specifieke subsidie of contract was gebudgetteerd", aldus Rulney. "We wilden dus inzicht in gegevens zoals de actuals voor een bepaalde periode. En de lasten. Welke onkosten er in rekening zijn gebracht of binnenkort in rekening worden gebracht om een werkelijk beeld van het beschikbare budget voor een projecttermijn te krijgen. We waren simpelweg niet in staat om op zo’n gedetailleerd niveau naar een projecttermijn te kijken."

Een geweldig resultaat door het implementeren van een eenvoudige, krachtige en snelle oplossing.

Rulney werkte samen met Assistant Vice President van FP&A Barry Brummund om een oplossing te vinden.

"Onze beginvraag was: Waarom zijn deze projecten zo bijzonder ingewikkeld?", aldus Rulney. "We hebben de grote uitdagingen vastgesteld, en toen zijn we met Workday Adaptive Planning gaan werken om oplossingen te implementeren."

Het betrekken van subsidieaccountants in het proces hielp ook bij het verkrijgen van belangrijke buy-in van mensen die begrijpelijkerwijs na meerdere valse starten van andere aanpakken een beetje sceptisch waren. De gebruiksvriendelijkheid van Workday Adaptive Planning voor niet-finance mensen was met name belangrijk.

De implementatie van Workday Adaptive Planning heeft snelle en aanzienlijke resultaten opgeleverd. Rulney schat in dat in het hele College of Engineering de subsidieaccountants alleen al meer dan 300 uur per maand spendeerden aan aanvullende rapportages en schaduwboekhouding. Momenteel is die hoeveelheid met 80% afgenomen.

"Eén van onze subsidieaccountants zei dat de tijd die ze nodig had van meerdere uren naar zes minuten is teruggelopen", aldus Rulney. "Voor aanvang was ze er sceptisch over. Nu is ze een van de ambassadeurs voor het project."

Waarde aan het proces toevoegen.

De tijdbesparingen, productiviteitsboost en betere zichtbaarheid voor het besluitvormingsproces zijn enorme voordelen. Toch zijn Rulney en Brummund er nog niet klaar mee. Ze zijn van mening dat het duidelijke totaalplaatje van hun volledige onderzoeksportfolio hen in een betere positie brengt voor het meedingen naar en binnenhalen van subsidies en contracten, wat essentiële inkomstenbronnen voor de universiteit zijn. De University of Arizona haalt jaarlijks meer dan $ 606 miljoen aan onderzoeksinvesteringen binnen en wordt erkend als een onderzoeksleider.

"Ons doel is om de analyse te betrekken, aldus Rulney. "Het is belangrijk om tijd te besparen, maar de case zou niet zo sterk zijn geweest als er niets anders werd toegevoegd. We moeten waarde aan het proces toevoegen. Wanneer je mensen niet voor triviale data-invoer hoeft in te zetten, kunnen ze echte analyses draaien. Je kunt met een faculteitslid gaan zitten en een financieringsplan opstellen en ontwikkelingsmodellen ontwikkelen om te bepalen welke financiën beschikbaar zijn, wat de behoeften zijn en hoeveel studentassistenten moeten worden aangenomen. Dat zijn de gesprekken die nodig zijn om zo goed mogelijk onze doelen te bereiken."

Brummund beschouwt het College of Engineering-ervaring met Workday Adaptive Planning als een sjabloon voor succes voor de hele University of Arizona. "Op universiteitsniveau zullen we waarschijnlijk vijf tot tien fte's vrijmaken voor activiteiten die meer waarde toevoegen", aldus Brummund. "Hopelijk verkrijgen we zo een hogere efficiëntie van de ontwikkelingsfase voor voorstellen, wat in feite onze verkoopcyclus is. Het is onze bedrijfsontwikkeling, dus we willen onze fte-besparingen gebruiken om die inzet te ondersteunen."

Op universiteitsniveau zullen we waarschijnlijk vijf tot tien fte's vrijmaken voor activiteiten die meer waarde toevoegen. Hopelijk verkrijgen we zo een hogere efficiëntie van de ontwikkelingsfase voor voorstellen.

Assistant Vice President, FP&A


Meer klantverhalen

Alle verhalen bekijken

Klaar voor een
gesprek?