Het Texas A&M University System is een van de zes systemen voor hoger onderwijs in de staat Texas, met meer dan 48.000 werknemers en 152.000 studenten verspreid over 20 onafhankelijke organisaties. De hoofdvestiging bevindt zich in College Station, Texas, en het openbare onderzoekssysteem bestaat uit 11 universiteiten, 7 overheidsdiensten, een systeemkantoor en een rechtenfaculteit, elk met hun eigen Chief Financial Officer, Chief Human Resources Officer, payroll en HR-afdelingen.
Het Texas A&M System werd door de overheid onder druk gezet om hun technologie bij te werken. CIO bij het Texas A&M System Mark Stone legt uit: "De wetgeving heeft alle overheidsinstellingen in de staat Texas onder druk gezet om in de eerste plaats de overgang te maken van on-premise naar cloudgebaseerde oplossingen en van oplossingen in eigen beheer naar oplossingen die door derden worden gemanaged. Alle recente regelgevingen van de laatste vier jaar gaven aan dat we eerst naar de cloud moesten kijken."
Het Texas A&M System kon het zich niet veroorloven om de bestaande payroll- en HR-systemen voor langere tijd aan te houden, zowel wat betreft technologie als middelen. Aanzienlijke onderdelen van de legacysystemen waren op basis van mainframes en met code gebouwd die tot 35 jaar oud was. Hierdoor liep de organisatie niet alleen risico, maar werd het ook steeds moeilijker om mensen te vinden die over de vaardigheden beschikten of de moeite wilden doen om hun legacy-applicaties te coderen.
Van gefragmenteerde systemen tot één ervaring.
Het Texas A&M System had een wendbaar payroll-systeem nodig. Elke keer dat een werknemer naar een nog niet ondersteunde staat of plaatselijke belastingdienst ging, moest de berekeningstool van het payroll-legacysysteem (een COBOL-programma met 35.000 lijnen) worden geopend en bewerkt. "Zo werden we aan enorme risico's blootgesteld", aldus Stone. "Met Workday worden belastingregels namens ons bijgewerkt zonder dat het Texas A&M System iets hoeft te doen." Voor het toevoegen van een nieuw soort aftrek in het payroll-legacysysteem moest er ook enorm veel opnieuw gecodeerd worden. "Met Workday hoef je alleen te configureren en in te stellen."
Het Texas A&M System had niet alleen te maken met zeer aangepaste en verouderende systemen, maar de middelen om deze systemen goed te laten werken, waren ook niet meer toereikend. Enterprise IT Architect bij het Texas A&M System Mark Schulz geeft aan: "De vaardigheden die nodig zijn om dit payroll-legacysysteem te onderhouden worden steeds schaarser op de markt en veel van onze personeelsleden gaan spoedig met pensioen. We dachten dat het niet lang meer zou duren voordat we geen geschikt personeel meer zouden vinden, of dat de kosten hiervoor uiteindelijk zouden stijgen met 20%, 50%, 100%, 200%."
Waarom Workday?
Het Texas A&M System had al snel door dat Workday de gewenste standaardisatie, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid bood. Schulz legt het uit: "Er lag druk op ons om een algemeen HR-systeem te adopteren en het zou niet logisch zijn om dat te doen als we payroll daar niet bij zouden integreren." Met één systeem voor HR en payroll, helpt Workday het Texas A&M System bij het verminderen van het aantal handmatige invoeren en het verkrijgen van een holistische perspectief van de business voor een betere besluitvorming. En omdat Workday een echt cloudsysteem is, kan het Texas A&M System aan de vereisten van de overheid voldoen en IT-middelen voor het onderhouden van servers en uitvoeren van handmatige updates vrijmaken.
Maar de enorme technologische vooruitgang was niet de enige reden waarom het Texas A&M System in Workday geïnteresseerd was. De organisatie zag ook in dat Workday zich inzet voor uitdagingen die specifiek op hoger onderwijs betrekking hebben en samenwerkt met toonaangevende instellingen om processen voor alle opleiders te verbeteren. "Er is een gebruikersgroep voor hoger onderwijs die elke maand bijeenkomt. Zo kunnen we andere leden ontmoeten die met soortgelijke situaties te maken hebben. Dat hadden we totaal niet bij ons vorige systeem. Dat netwerk is zeer belangrijk voor ons geweest en het helpt ons bij het ontwikkelen van de beste processen", aldus Brad Blair, HCM Project Manager bij het Texas A&M System.
Een eenvoudiger en sneller mobiel systeem.
Het Texas A&M System voltooide de Workday-implementatie op tijd en binnen budget. Het ging live met alle 20 systeemleden tegelijk en in één tenant. Alle teamleden kunnen nu op dezelfde manier werken en processen stroomlijnen en behouden de vrijheid om zelfstandig te kunnen opereren. Het resultaat: meer zichtbaarheid in HR-data, betere operationele efficiëntie en overal en altijd toegang tot belangrijke informatie.
Puur de mogelijkheid om 50.000 werknemers, 20 leden, in één tenant te hebben, maakt een ontzettend groot verschil voor de manier waarop we opereren", aldus Schulz.
En met Workday Payroll, was het Texas A&M System in staat om hun payroll-proces aanzienlijk te versnellen. Blair legt uit: "Toen het in de eerste paar weken payroll voor ons uitvoerde, duurde het proces tien of twaalf uur. Nu hebben we zowel een tweewekelijkse als maandelijkse betaalplanning die we binnen drie uur uitvoeren."
De mobiele mogelijkheden waren een gamechanger voor de organisatie. "We hebben veel positieve feedback over mobiele functionaliteiten gekregen waar we vóór Workday nog niet over beschikten", deelt Schulz mee. Het Texas A&M System had altijd moeite met managers die tijd goedkeurden, maar het proces is nu zo enorm verbeterd dat managers dat via een mobiel device kunnen doen. En de intuïtieve mobiele interface was ook een groot succes voor werknemers die Workday vooral gebruiken voor eenvoudige taken zoals het bijwerken van adressen. Stone geeft aan: "Die gebruikers hebben zich binnen no time aangepast. Het is eenvoudig, intuïtief en ze vinden de mobiele app fijn."
Tot slot is het IT-team bij het Texas A&M System niet voortdurend bezig met systeemupgrades en kan het tijd spenderen aan projecten met een grotere impact. Het team hoeft geen beslissingen meer te nemen over het aanschaffen van hardware en of er wel of niet software-upgrades moeten worden uitgevoerd. Deze overgang diende ervoor om minder afhankelijk te worden van interne middelen, wat een groot strategisch doel vormde. Dit heeft het voor het Texas A&M System mogelijk gemaakt om een groter percentage van budget en middelen te spenderen aan projecten die er echt toe doen, zoals initiatieven voor cyberbeveiliging om hun waardevolle data te beschermen.
Hoewel het voor de organisatie een grootschalige overgang was en een nog groter succes, is het slechts het begin. Schulz legt uit: "We hebben het met payroll gedaan en met HR, en nu gaan we verder met financiën."
