Een van de drijfveren achter het succes van Ricoh Australia is dat het precies begrijpt hoe technologie de manier van werken beïnvloedt. Het bedrijf is altijd op zoek naar manieren om de productiviteit en innovatie te verhogen om concurrerend te blijven. Het HR-team bij Ricoh, waarnaar intern wordt verwezen als People & Purpose, past dezelfde aanpak toe op zijn personeelsstrategie. Het team bepaalt het tempo voor het invoeren van nieuwe technologieën en oplossingen die het werkleven beter maken voor alle mensen in het bedrijf. Vroeger duurde het 3 of 4 maanden om de resultaten van een betrokkenheidsenquête te verwerken en ze met de rest van de business te delen. Werknemers hadden het gevoel dat er niets met hun feedback werd gedaan, managers hadden niet echt een houvast en het HR-team zat gevangen in een eindeloze cyclus. De CHRO bij Ricoh Australia legt uit waarom het bedrijf zijn vorige provider besloot te vervangen, hoe het systeem het team wendbaarder maakt en welke resultaten het met Workday Peakon Employee Voice heeft bereikt.
Belangrijkste resultaten
- Het HR-team bij Ricoh bespaarde zeker 100 administratie-uren die normaal gezien werden besteed aan data-analyse, het voorbereiden van workshops, het maken van presentaties en het schrijven van berichten voor elke surveyronde.
- Sinds de introductie van Workday Peakon Employee Voice in mei 2019 steeg de engagementdrijfveer Communicatie van 6,2 naar 7,3, waardoor het van de slechtste 25% in de branche opklom naar de top 25%. Deze verbeteringen vloeiden voort uit zo'n 16.000 opmerkingen van werknemers.
- De drijfveerscore voor Waardering steeg bij Ricoh van 6,4 naar 7,3 na het invoeren van een nieuw waarderingsprogramma in april 2019, wat in dezelfde tijdspanne van -18 naar +14 steeg.
Op zoek naar een wendbare betrokkenheidsoplossing.
Op andere betrokkenheidsplatforms is er tussen de surveys door altijd veel werk te verzetten, of ze nu jaarlijks of met regelmaat worden uitgevoerd, en dat blijft een punt van frustratie. Het is als dweilen met de kraan open. Tegen de tijd dat alle data is geanalyseerd en met managers en werknemers kan worden gedeeld, is het tijd voor de volgende survey.
In het begin duurde het bij Ricoh 3 of 4 maanden voordat alle surveydata klaar was voor analyse en aan de rest van de business kon worden gepresenteerd. Workday Peakon Employee Voice liet zien dat er meer producten bestaan dan de grote namen die al decennialang door bedrijven worden gebruikt. Ricoh begon als printerbedrijf, maar nu mensen minder printen wordt de sector verstoord. In tijden van snelle verandering was het enorm impactvol om de analyse volledig uit handen te geven. Zo kan de organisatie vaker surveys uitsturen, werknemers meer feedback geven en op basis van de resultaten actie ondernemen zonder 3 of 4 maanden te wachten.
Problemen oplossen via dialogen.
Dialogen waren een echte gamechanger. Vroeger dienden werknemers keer op keer dezelfde feedback in, zonder te weten of die wel werd ontvangen, laat staan gebruikt, met alle klachten van dien. Dit is de indruk die veel mensen van betrokkenheidsenquêtes hebben. Workday Peakon Employee Voice bood een oplossing om feedback van werknemers niet alleen vast te leggen en automatisch te analyseren, maar er ook op te reageren. Dit kon een eenvoudig bericht zijn (bijvoorbeeld 'we werken eraan') of een manager die uitlegt welke actie wordt ondernomen.
Wanneer nieuwe initiatieven worden gelanceerd of organisatorische veranderingen worden doorgevoerd, kunnen de acties naar aanleiding van de feedback in Workday Peakkon Employee Voice worden weergegeven. Een directe link in het systeem bevestigt voor werknemers dat de betrokkenheidsenquête is bedoeld om hun ervaring te verbeteren en niet gewoon voor de vorm wordt gestuurd. Het gevoel dat de organisatie echt luistert is een sterke drijfveer voor engagement geweest.
Nieuwe initiatieven valideren met werknemersfeedback.
De organisatie lanceerde een nieuw erkenningsprogramma rond de tijd dat Workday Peakon Employee Voice werd geïntroduceerd. De scores voor waardering in Workday Peakon Employee Voice gingen gelijk de hoogte in en de feedback over het nieuwe platform was zeer positief. Dit bevestigde niet alleen de platformkeuze, maar ook het feit dat feedback van Workday Peakon Employee Voice een goede manier is om het succes van onze initiatieven te meten en te volgen.
Ook de communicatie verliep een stuk vlotter. De scores voor communicatie waren in het begin zeer laag, met veel specifieke feedback over het intranet van het bedrijf en de behoefte aan meer input van senior leaders. Na het invoeren van een reeks nieuwe communicatie-initiatieven zijn de scores voor communicatie niet alleen verbeterd, maar kan het team de inspanningen ook afstemmen op basis van feedback uit werknemersopmerkingen.