Alleen een internationaal bedrijf kan de uitdagingen van de huidige internationale markt overwinnen. Ramboll, een bedrijf gevestigd in Kopenhagen, Denemarken, ontwikkelt duurzame engineeringoplossingen voor de lange termijn. Het bedrijf opereert in verschillende branches, van constructie en transport tot energie, milieu en veiligheid. Ook is het op veel verschillende locaties actief, van de Noordse regio tot India en de VS. Ramboll handelt elk jaar wereldwijd meer dan 40 duizend projecten af.
In een business die staat of valt met mensen, draait alles om talent, zegt Søren Carlsen, Group HR Director bij Ramboll. Hij is zelfs van mening dat het bedrijf gelijkstaat aan zijn medewerkers. "We hebben een haarscherpe focus op het aanstellen van het allerbeste talent op de markt. We vragen onze werknemers samen te werken en professionele diensten te verlenen aan onze klanten. Wij hebben mensen. Niet meer, niet minder."
Ramboll groeide van 2000 werknemers in het jaar 2000 tot 13.000 in 2016, grotendeels door overnames maar ook door jaarlijkse organische groei. Tijdens deze periode van groei merkte het leadershipteam bij Ramboll dat het onvoldoende zicht had op de internationale talentpool. De uitdaging? Geen HR-platform en geen geïntegreerd talentmanagement. Zo kwam Ramboll uit bij Workday.
Kantelpunt voor de business.
Door al die jaren van overnames had Ramboll een wirwar van afzonderlijke, lokale HR-systemen in verschillende landen. "We hadden geen uniforme HR-database", zegt Carlsen. "We wisten niet eens hoeveel werknemers we in de organisatie hadden. We hadden geen internationale processen, maar lokale. We hadden geen gemeenschappelijke methodologie voor HR en talent: geen matrix, taal of mindset."
Tijdens de uitbreiding kreeg het bedrijf aanvragen voor steeds grotere projecten, waardoor personeel uit tal van organisatieonderdelen wereldwijd moest worden ingezet. Volgens de directie zou talentmobiliteit cruciaal zijn voor het succes van het bedrijf.
"Dit was onze zakelijke aanpak en aangezien we van 2000 tot 13.000 werknemers zijn gegroeid, was het beslist een succes", zegt Carlsen. "Maar als we die groei willen voortzetten, en dat is onze ambitie, moeten we het anders aanpakken om dat volgende niveau te bereiken. Dat was de businesscase."
Er was een kantelpunt toen de bedrijfslijnen het moeilijk begonnen te krijgen. "Het verplaatsen van talent en competenties tussen de verschillende bedrijfslijnen in verschillende landen was echt moeilijk omdat we geen gemeenschappelijke taal of systeem hadden", legt hij uit.
Omdat er geen gemeenschappelijk taal voor talent of methodologie voor 'job leveling' en competenties was, kwam Ramboll in de moeilijkheden toen het voor een specifiek project personeel uit verschillende landen moest inzetten. Soms kwam het neer op iets heel eenvoudigs, zoals een andere visie op de vereiste competenties en verantwoordelijkheden van een senior projectmanager.
Geïntegreerd en gebouwd voor de cloud.
Toen Ramboll op zoek ging naar een nieuwe aanpak, kwam het al snel uit op cloudoplossingen. "We waren geïnteresseerd in een cloudsysteem met technologie die eenvoudig toegankelijk is via een browser, in plaats van een klassiek ERP-systeem", zegt Carlsen. "We wilden niet veel investeren in een interne IT-structuur."
"Workday biedt een geïntegreerde oplossing voor HR en talentmanagement", zegt Carlsen. Bij andere bedrijven die Ramboll evalueerde, lag de nadruk op één aspect, zoals talentmanagement of recruiting. Alleen Workday bood wat Ramboll nodig had in één cloudoplossing.
Met Workday hoeven we geen integraties te ontwikkelen tussen HR-kerndata en talent. "De geïntegreerde oplossing van Workday vermindert zowel de kosten als het risico op fouten", zegt Carlsen. Maar de gebruiksvriendelijkheid van de technologie was eveneens cruciaal. En dan is het belangrijk dat alles in één systeem zit. "Met Workday is het eenvoudig om specifieke data of analyses te zoeken, omdat je gewoon in het systeem kunt blijven. Je hoeft geen rapporten uit verschillende modules te halen en ze te combineren. Dat maakt Workday veel gebruiksvriendelijker dan andere systemen."
Tot slot had Ramboll een flexibel systeem nodig dat de internationale best practices kon ondersteunen en tegelijk kon voldoen aan lokale regelgeving. Ook dat was mogelijk met Workday. "Het is nog niet gebeurd dat we in de landen waarin we actief zijn een bepaald proces niet aan de lokale regelgeving konden aanpassen", zegt Carlsen.
Betere service met dezelfde resources.
Ramboll begon in september 2011 met de implementatie van Workday. "Vanaf de contractondertekening duurde het 14 maanden om de hele organisatie live te krijgen met fundamentele HR-dataprocessen. De implementatie was op tijd en binnen budget", zegt Carlsen.
De voordelen van een uniform systeem worden al na enkele maanden duidelijk voor Carlsen en zijn team. Het valt vooral op hoe gemakkelijk het is om wijzigingen door te voeren. "Als we in een klassieke ERP-omgeving een wijziging wilden aanbrengen, moesten we de hulp inroepen van een consultant. Dit kostte 300 dollars per uur en duurde zo'n 14 dagen. Met Workday kunnen we gewoon vragen een proces te wijzigen, en dan zijn we binnen een half uur al live met het nieuwe proces."
Bovendien verandert de rol van HR van reactief in proactief, nu de business heldere en nauwkeurige personeelsdata uit Workday kan halen.
"We kunnen veel betere services en betere HR-informatie leveren aan onze organisatie, met dezelfde resources", zegt Carlsen. "Vóór Workday beschikten we nauwelijks over HR-data. We konden alleen zeer fundamentele data leveren. Nu leveren we live data. We kunnen beginnen te bouwen aan een model voor personeelsplanning dat de groeistrategie van onze organisatie zal ondersteunen. Vroeger maakten we weinig kans om nuttig inzicht te leveren."
"We zitten nu niet meer te wachten tot er iets gebeurt, maar kunnen ons goed voorbereiden omdat we zicht hebben op het meest waarschijnlijke scenario", zegt Carlsen. "Nu kunnen we bijvoorbeeld mogelijk verloop voorspellen. Plots hebben we toegang tot veel nauwkeurigere verloopmetrics. Zo kan ik executives in verschillende bedrijfslijnen inzicht geven in het geschatte aantal werknemers in verschillende functiecategorieën dat volgend jaar zal vertrekken. Dan kunnen we ons daarop voorbereiden. Hoewel we de toekomst niet precies kunnen voorspellen, zullen we wel wendbaarder zijn."
Een gemeenschappelijke visie.
Voor Ramboll is het allergrootste voordeel dat kantoren op verschillende locaties in de wereld elkaar beter kunnen begrijpen. "Dankzij één systeem hebben we nu een gedeelde mindset. Het creëert een gemeenschappelijke taal", legt Carlsen uit. "We kunnen het op een nieuwe manier over talentuitwisseling hebben."
Carlsen en zijn team hebben ook internationale processen voor talentontwikkeling en performancemanagement uitgerold. "Zonder internationaal systeem zoals Workday zou dit mogelijk zijn geweest", merkt hij op.
"Wij brengen knowledge-based projecten voor een duurzame wereld op de markt. Om dat te doen, moeten we talent en ervaring uit verschillende delen van onze organisatie samenvoegen, in hoog tempo en op een manier die aan de klantbehoeften voldoet", zegt hij.
"Met Workday hebben we veel meer inzicht in onze organisatie. Zo kunnen we personeel zo efficiënt mogelijk aan projecten toewijzen, onze klanten zo goed mogelijk van dienst zijn en dat allemaal in een zo hoog mogelijk tempo. Tegelijkertijd kunnen we het risico binnen onze organisatie verminderen omdat we meer inzicht hebben in de mogelijke scenario's, zodat we ons erop voor kunnen bereiden."