Het is een snel veranderende, complexe wereld, vooral voor INTO University Partnerships Limited, een internationale organisatie voor education partnering, gevestigd in Brighton, Engeland. Via joint ventures brengt INTO prestigieuze universiteiten in contact met studenten die op zoek zijn naar internationale onderwijservaringen.
Het finance-team van INTO moet ervoor zorgen dat de onderneming winstgevend werkt, te midden van steeds veranderende marktomstandigheden en evoluerende trends in de sector.
Universiteiten en vertegenwoordigers proberen overal ter wereld studenten te werven en elk gebied heeft zijn eigen budget. Traditioneel was dit voor het finance-team een arbeidsintensief proces dat bestond uit het verifiëren en integreren van 60 tot 70 spreadsheets - met verschillende valuta - in de hoop een volledig beeld van de business te krijgen.
Geconfronteerd met de snelheid van veranderingen, realiseerde INTO zich dat ze hun FP&A-oplossing moesten upgraden om efficiëntie te winnen en de mogelijkheden voor forecasting en modellering te benutten.
Finance en verafgelegen buitenposten profiteren van één bron van de waarheid.
INTO koos voor Workday Adaptive Planning door samen te werken met Clear Plan, de partner van Workday Adaptive Planning, die de belangrijkste besluitvormers van INTO hielp de enorme waarde in te zien van de oplossing en de integratiemogelijkheden met het bestaande MIS-systeem van INTO.
Het duurde niet lang voordat het finance-team van INTO zich bewust werd van de transformatieve mogelijkheden van Workday Adaptive Planning. Tal van spreadsheets worden nu samengevoegd met financiële data in één rapport, dat één bron van de waarheid vertegenwoordigt. Versiebeheer en fouten zijn grotendeels geëlimineerd, wat de productiviteit van het finance-team aanzienlijk heeft verbeterd. En dankzij de dashboardmogelijkheden hebben de belangrijkste belanghebbenden in realtime toegang tot data.
"We kunnen er nu niet alleen op vertrouwen dat informatie nauwkeurig is en altijd op dezelfde plaats te vinden is, maar we kunnen de administratie en controle nu ook op afstand uitvoeren", zegt Chris Wright, Group Reporting Analyst bij INTO. "Dit is vooral belangrijk wanneer vrijwel elke joint venture - universiteit en studentenondersteuning in de verschillende landen - compleet anders is en zijn eigen budget en doelstellingen heeft."
De gevolgen van brexit modelleren.
Voor INTO werd het belang van meer geavanceerde modellerings- en forecastingfunctionaliteit duidelijk na de recente brexit-stemming.
"Het is niet verwonderlijk dat de brexit heeft geleid tot een enorme verandering in het vertrouwen van studenten die eigenlijk in het VK hadden willen studeren", zei Wright. "De groeiende trend dat studenten de VS kiezen om in het buitenland te studeren in plaats van het VK, zal waarschijnlijk worden versterkt door de afwijzing van de EU door het VK. Dit zal een aanzienlijke impact hebben op de cijfers van INTO, om nog maar te zwijgen van andere variabelen zoals veranderende wisselkoersen. We kunnen deze verschuivingen snel en redelijk nauwkeurig modelleren en de gevolgen voor de hele business zien, iets wat vóór Workday Adaptive Planning volstrekt onhaalbaar zou zijn geweest."
De leden van het finance-team worden de rentmeesters van de toekomst.
Het gebruik van Workday Adaptive Planning heeft ook geleid tot meer samenwerking binnen INTO. Van de 80 gebruikers is de helft werkzaam in niet-financiële functies, waaruit blijkt hoe gebruiksvriendelijk de oplossing is. Nu data rechtstreeks in Workday Adaptive Planning worden ingevoerd, hebben werknemers meer verantwoordelijkheid. Dit verbetert de nauwkeurigheid. Gesprekken draaien nu om het gebruik van data in plaats van het betwisten van de geldigheid ervan.
In de toekomst wil INTO de cashflow en het personeel modelleren in strategische vijfjarenplannen. Ze zijn ook van plan om rolling forecasts uit te breiden, zodat Workday Adaptive Planning de dagelijkse bron van alle financiële informatie wordt.
"Voorheen had finance meer een backoffice-functie en hielden ze zich bezig met het tellen en verifiëren van data", aldus Wright. "Dankzij mensen die vertrouwen hebben in de data binnen Workday Adaptive Planning, zijn we veel meer een business partner geworden die beslissingen vormgeeft en stuurt. We kunnen snel en eenvoudig reageren op verzoeken van de directie en onze data actief gebruiken om inzichten te genereren voor de business. Eigenlijk zegt het feit dat we Workday Adaptive Planning voortdurend gebruiken genoeg over hoe tevreden we zijn."