Elk jaar wordt bijna 3 miljoen ton aan goederen via Port Nelson vervoerd. De export van lokale goederen is van cruciaal belang voor de groei en welvaart van de regio. De missie van de haven is maximale waarde uit activa te halen en aandeelhoudersrendement te leveren, een uitdagende taak omdat de haven is gevestigd in een regio met beperkte vracht. Het finance-team houdt het bedrijf op koers met geavanceerde analytics en de mogelijkheid om te plannen voor het onverwachte.
Uitdagingen.
Een gecompliceerd spreadsheetmodel voor budettering en forecasting
Decentralisatie van de verantwoordelijkheid voor performance management naar operationele teams
Beperkte mogelijkheden om te plannen of te reageren op onverwachte gebeurtenissen die van invloed zijn op de bedrijfsresultaten
Resultaten.
Geautomatiseerde budgettering en forecasting, waarmee tot 320 uur per kwartaal wordt bespaard
Een diepgaandere visie van de business voor de langere termijn vormt de basis voor beslissingen om de kosten te minimaliseren en de inkomsten te optimaliseren
'What if'-planning helpt het bedrijf de cashflow te managen tijdens onverwachte gebeurtenissen
In de scheepvaart zijn weersvoorspellingen altijd zeer belangrijk geweest.
Maar sinds de invoering van een nieuwe FP&A-oplossing, realiseert Port Nelson nu ook in de Nieuw-Zeelandse regio de significante waarde van financiële forecasting.
Het finance-team en de business managers van Port Nelson gebruiken nu Workday Adaptive Planning om finances te managen en om jaarlijkse budgetten en voortschrijdende kwartaalforecasts te maken die zes kwartalen vooruit kijken. De rapporten zijn sneller en gemakkelijker op te stellen dan voorheen, wat een besparing van maar liefst 320 uur per kwartaal oplevert.
"We hebben nu een nauwkeuriger en completer beeld van onze business, plus de mogelijkheid om veranderingen in bijna realtime te modelleren", aldus Mason Robinsen, Finance Manager bij Port Nelson. Als een rederij bijvoorbeeld zou overwegen om uit de regio te vertrekken, kunnen we met één klik op de knop de financiële daarvan zien voor onze hele business."
Een vitale economische kracht.
Het financiële succes van Port Nelson is van vitaal belang voor het economische welzijn van de Nieuw-Zeelandse regio van Nelson en het bredere 'Top of the South Island'-gebied, dat bekend staat om vis, fruit, bosbouw en wijn. Jaarlijks gaat er bijna 3 miljoen ton aan vracht door de 170 jaar oude haven.
Efficiënte financiële planning en kostenbeheersing zijn van essentieel belang in de haven, waar de exploitatiekosten vaak vastliggen en zowel personeel als materieel stand-by is, of er nu één of drie schepen passeren. Er kunnen ook onverwachte kosten zijn, bijvoorbeeld de reparatie van belangrijke activa zoals een containerkraan. Elke afname van de hoeveelheid behandelde vracht kan ernstige gevolgen hebben voor de financiële prestaties van de haven.
Het finance-team speelt een centrale rol in de missie van de haven om maximale waarde uit zijn activa te halen en rendement voor de aandeelhouders te behalen, ongeacht de uitdagende omstandigheden. Met geavanceerde functionaliteit voor planning en analytics in Workday Adaptive Planning ondersteunt het team de business bij het proactief beheersen van kosten en het nemen van snellere beslissingen om groei te stimuleren.
Wat het verschil maakt: modellering en scenarioplanning.
Het finance-team heeft een belangrijkere rol gekregen. Voorheen werd het beperkt door een inefficiënt, op spreadsheets gebaseerd systeem dat tijdrovend bleek te zijn, met slechts één sleutelfiguur die het hele budgetterings- en forecastingproces aanstuurde.
Een nieuwe CFO en de wens om meer met de business samen te werken leidden tot de implementatie van Workday Adaptive Planning. "Ons doel is om echt inzicht te krijgen in de drivers van de onderneming en om beslissingen te helpen nemen die waarde toevoegen voor onze aandeelhouders", aldus Robinson. "Het stroomlijnen van onze budgettering en forecasting heeft geweldig geholpen. Het grootste verschil? We kunnen nu modelleren en plannen voor verschillende scenario's."
Het team kan ook proactief 'what if'-scenario's modelleren, zoals een vermindering in vracht als gevolg van schade aan de appeloogst in de regio. De oogst werd de afgelopen twee seizoenen bedreigd en telkens kon het finance-team het bestuur snel informeren over de mogelijke gevolgen voor de bedrijfsresultaten.
Scenarioplanning ondersteunt ook strategische initiatieven, zoals de vernieuwing van de vastgoedportefeuille van Port Nelson. Nu het bedrijf plannen maakt om oude gebouwen af te breken en nieuwe opslagfaciliteiten op te zetten, kan het 18 maanden vooruitkijken om de gevolgen voor de inkomsten en het aandeelhoudersrendement te evalueren.
Decentralisatie van finance levert betere inzichten en resultaten op.
De mogelijkheid om prestaties te visualiseren en verschillende scenario's te modelleren heeft gezorgd dat business managers anders over finance denken.
Het finance-team blijft de business meer controle geven: teamleden in elke divisie krijgen een grotere rol bij budgettering en het ontwikkelen van forecasts.
"Ik heb 16 jaar bij Port Nelson gewerkt, dus het was geweldig om de verschuiving in de afgelopen 12 maanden te zien, nu het bedrijf meer betrokken is geraakt bij budgettering en forecasting", zei Robinson. "Tijdens de driemaandelijkse forecast-meetings roepen managers hun teams bijeen om naar de cijfers te kijken en er wordt levendig gediscussieerd over rederijen, het weer en andere factoren die van invloed zijn op de performance. Dergelijke gesprekken zouden er niet zijn als je met z'n allen rond een spreadsheet stond."
Managers roepen hun teams bijeen om naar de cijfers te kijken en er wordt levendig gediscussieerd over rederijen, het weer en andere factoren die van invloed zijn op de performance.
Finance Manager