Waarom Workday?
Fort Hays State University werd heel afhankelijk van supportresources die met handmatige interventies de inefficiënties en beperkingen van de verouderde systemen moesten overwinnen. In een educatieomgeving die steeds concurrerender en dynamischer werd, moest FHSU investeren in een moderne IT-oplossing waarmee ze de lokale, regionale en mondiale ambities konden waarmaken. Workday bood één 'system of record', wat resulteerde in een efficiëntere afhandeling van transacties, een betere zichtbaarheid van gegevens en verbeterde controles.
Voordelen en resultaten.
Automatisering en configuratie van processen.
HR kan nu sneller en gemakkelijker alle werknemers via Workday onboarden, overplaatsen en volgen. Payrolldeadlines worden consequent gehaald. Docenten en overig personeel volgen gestroomlijnde en gestandaardiseerde processen. De functionaliteit van Workday Engagement Plans wordt nu gebruikt om met studenten te communiceren. Financiën heeft een aanzienlijke daling gezien van het aantal fouten als gevolg van handmatig werk.
Eén systeem voor finance en HCM
Daling van het percentage onvolledige afstudeeraanvragen
Organisatiemanagement.
De universiteit heeft nu beter zicht op het organigram en de personeelsbehoeften, met directe toegang tot informatie die zorgt voor betere beslissingen op het juiste moment. De populatie van studentwerknemers heeft een hoge mate van adoptie laten zien dankzij de mobiele toegang.
Controle.
Het is nu mogelijk om te analyseren wie van welke rekening wordt betaald, wat resulteert in een strakkere controle van de totale uitgaven. Het Business Process Framework van Workday heeft gezorgd voor een betere zichtbaarheid van processen en heeft een einde gemaakt aan de inefficiëntie van de legacysystemen.
Toegang tot realtime data voor een betere besluitvorming
Verbeterde zichtbaarheid in de totale uitgaven en het personeelsbestand
Gebruikerservaring.
Met Workday kan FHSU directe toegang bieden tot rapporten voor leaders, wat leidt tot betere en snellere beslissingen. Accountability is toegenomen door de verspreiding van informatie over de universiteit. Faculteitsleden kunnen realtime data zien, inclusief details over de betaling van activiteiten. Verbeterde ervaring voor nieuwe medewerkers, inclusief het virtuele college. Alle stappen in het proces verlopen nu elektronisch via Workday.
Verbeterde onboarding door verwijdering van papierwerk en formulieren
Directe toegang en mobiele gebruikersadoptie van 90%
Consolidatie en flexibiliteit van systemen.
Vóór Workday had FHSU verouderde mainframes die moeilijk te onderhouden waren en belangrijke mogelijkheden misten. Workday biedt nu een flexibele tool die groei mogelijk maakt door middel van efficiënte workflows, selfserviceopties en één bron van waarheid voor een betere besluitvorming.
$400K
aan upgradekosten van mainframe vermeden