Flinders University had afzonderlijke legacysystemen voor HR en finance, waaronder een verouderde salarisadministratie en meerdere aan elkaar geknoopte systemen en applicaties voor HR. De vele complexe en handmatige processen maakten rapportage omslachtig en tijdrovend, wat leidde tot een slechte employee experience. Erger nog, de universiteit had geen zicht op het personeelsbestand en kampte met problemen op het gebied van data-integriteit en data-fouten. Managers gaven te veel uit aan administratieve taken. De universiteit had dringend behoefte aan een modern HR-systeem in de cloud.
Workday is gebouwd op basis van de kennis van grote denkers. Het is dat ene platform waarop alles naadloos gaat. Het zorgt ervoor dat u uw producten op het werk net zo gebruikt als thuis.
Chief Information Officer
Sterke focus op klanttevredenheid en een uitstekende relatie.
Flinders koos voor Workday na een geselecteerd aantal leveranciers te hebben gevraagd om het product in een sandboxomgeving met een gebruikersfocusgroep te testen. "Het was niet alleen een test van het product. We waren ook de leveranciersrelatie aan het testen. Wij wilden weten wat voor gedrag dat we midden in een project konden verwachten. Wat we hebben geleerd, is dat de klanttevredenheid van 98% Workday nauw aan het hart ligt. Dat was echt duidelijk, zowel in de sandbox als in een vroege test van onze relatie tijdens integratie. Het hele team deed er alles aan om ons te helpen en samen met ons deze moeilijke tijd door te komen", zegt Kerrie Campbell, Chief Information Officer.
Flinders vond het ook prettig dat Workday een echte SaaS-service is. "Mensen zeggen dat ze SaaS zijn en dan blijkt het een thick client te zijn waarvan een thin client is gemaakt. Terwijl Workday een echte born-in-the-cloud-service is."
Universele, gestroomlijnde bedrijfsprocessen.
Flinders maakte van de gelegenheid gebruik om de bedrijfsprocessen te rationaliseren en te automatiseren, het gebruiksgemak te verbeteren en tijdrovende administratieve processen te verwijderen. "Van onze 93 nieuwe bedrijfsprocessen waren er voor 90 niet meer dan twee klikken nodig. De andere drie processen, waarvoor drie keer moest worden geklikt, waren financiële processen. We hebben onze bedrijfsprocessen dus echt 'leaner' gemaakt", zegt Kerrie.
Het personeel bij de universiteit was gewend aan omslachtige processen: formulieren moesten met de hand worden ingevuld en naar de juiste afdeling worden gefaxt. Na de implementatie van Workday was al dat vervelende werk niet meer nodig en verdwenen 25 formulieren. Het projectteam heeft ook alleen al 14 verschillende applicaties rond het payrollsysteem uit gebruik genomen.
Met Workday kunnen we onze personeelsdata effectiever beveiligen en beheren. Bovendien kunnen we veel nieuwe mogelijkheden verwachten, waaronder verdere technologische veranderingen in de komende maanden.
Chief Information Officer
HR neemt een meer strategische rol aan.
Voor Kerrie is een van de belangrijkste voordelen wat medewerkers doen met de tijd die Workday ze heeft bespaard. "Personeelsleden hebben één databron op één plek, waardoor ze hun werk veel gemakkelijker kunnen doen. Nu die werknemers een aanzienlijke hoeveelheid extra tijd hebben, kunnen ze dingen van een hogere order doen. Ze werken hogerop in de 'business value chain'. Dit houdt in dat ze betere dingen voor de organisatie doen dan het rondschuiven van papieren."
Personeel enthousiast over digitale transformatie.
Kerrie is ook enthousiast dat de het personeel positief gestemd is over de digitale transformatie. "We hebben echt de mindset van mensen veranderd met deze implementatie van Workday. We zijn van 'legacy-denken' naar dit echt moderne platform overgestapt en daardoor verwachten onze mensen nu hetzelfde van onze andere systemen. Ze blijven maar vragen: 'Waarom kan het niet werken zoals Workday?' Dat is goed, want dat betekent dat ze zich bij ons hebben aangesloten op onze reis. Het heeft voor ons de deur geopend om ook andere nieuwe producten te implementeren."
We hebben besloten om de implementatie uit te voeren, ook al zaten we in een crisis, omdat Workday zo transformerend was voor Flinders.
Chief Information Officer