Als een van 's werelds topuniversiteiten, is Brown duidelijk een leader op het gebied van opleiding en onderzoek. De universiteit is ook een leader in verandermanagement. Dit brengt niet alleen nieuwe efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen, maar ook nieuwe manieren van werken voor zijn 11.000 werknemers met zich mee. Wie de strategische partner van de universiteit is bij deze in deze moedige nieuwe benadering van het management van human capital en finance? Workday.
Om dit ambitieuze doel te bereiken, heeft Brown gekozen voor de volledige Workday-suite van applicaties. De universiteit heeft al Human Capital Management (HCM) ingevoerd, met inbegrip van Benefits, Absence Management, en Employee and Manager Self-Service. Brown is ook al live op Payroll en Time Tracking. Workday Financial Management, Expenses en Procurement zijn hierna aan de beurt.
Karen Davis, vice-president HR bij Brown, is duidelijk trots op haar personeelsbestand van wereldklasse, maar ze heeft ook begrip voor de verwachtingen van haar werknemers. Vóór Workday gebruikte Brown een legacy-mainframesysteem dat in 1991 was geïnstalleerd. Hoewel toereikend in die tijd, was het al lang niet meer bruikbaar.
"Wanneer we getalenteerde mensen aannemen", zegt Davis, "is het belangrijk om ze de middelen te geven die ze nodig hebben om het werk van deze geweldige universiteit te doen. Het was een hele uitdaging om te werken zonder goede data en zonder eenvoudige toegang tot de functies die bij een modern systeem horen."
Uitgeput legacysysteem.
Roberta Gordon, projectdirecteur voor de vervanging van het Human Capital Management en Finance-systeem bij Brown, is het hiermee eens.
"Na ongeveer 10 jaar, hadden we het maximale uit het systeem gehaald", zegt ze. "We wilden dat het dingen kon doen die het niet kon doen." Het systeem kon bijvoorbeeld niet voldoen aan nieuwe compliance-eisen. "We hadden elk veld opgebruikt, en in die mate dat toen de rapportagecategorieën voor Equal Employment Opportunity (EEO) werden
veranderd van ras en geslacht in ras, etniciteit en geslacht, we geen manier om dat extra data-element op te slaan."
Het legacysysteem was ontoegankelijk voor iedereen, op een paar mensen na, waardoor ook selfservice voor werknemers of managers onmogelijk was. "Waarschijnlijk hadden minder dan 50 mensen toegang tot het systeem, en dat waren de mensen die de data in het systeem invoerden", merkt Gordon op. "Tegenwoordig zijn mensen gewend om dingen zelf te doen: online bankieren, online aankopen, online alles. En ons HR-systeem had dat niet."
Maar het belangrijkste was dat de universiteit een uniforme aanpak wilde: consistente data vanuit één bron voor bruikbare analytics en rapportage. Gordon zegt: "We wilden iets wat wij zagen als een uniform administratief systeem om naadloos te kunnen rapporteren." Met het legacysysteem moesten ze data uit verschillende bronnen halen, deze in een datawarehouse stoppen en vervolgens een andere rapportagetool gebruiken. "Het was niet makkelijk", zegt ze.
Het gedoe van datacenters wegnemen.
Begin 2011 nam Brown de beslissing om verder te gaan met de uniforme suite van Workday-applicaties. Als gebruiker van Google Apps for Education was Brown al een cloudvriendelijke instelling. Het personeel begreep de efficiëntie van, zoals Gordon zegt, "iedereen op dezelfde lijn van code hebben."
"En we vonden het een prettig idee om geen systeem op locatie te hebben dat, naar ons gevoel, de last op ons zou leggen", zegt ze. "Met cloudoplossingen hoeven we geen datacenter of IT-infrastructuur te onderhouden of te updaten." Daardoor kan personeel worden ingezet voor meer strategisch werk.
Gordon: "Willen we dat onze mensen de systemen onderhouden of willen we dat ze zich concentreren op missiekritiek werk? En wat we nu al merken is dat ons IT-personeel zich kan concentreren op werkzaamheden zoals onderwijstechnologie en research computing. Daar zien we dus al een verschuiving." Het prijsmodel bevalt het team van Gordon ook. "We betalen alleen voor wat we gebruiken en wat we nodig hebben."
Het grootste voordeel was echter de innovatie van Workday in de vorm van regelmatige updates, in vergelijking met de dure en tijdrovende upgrades van het legacysysteem. Voorheen ontstonden er bij Brown 'schaduwsystemen' omdat het HCM-systeem het niet kon bijbenen. Gordon merkt op: "Upgrades van legacysystemen waren zeldzaam, zozeer zelfs dat je vanwege de hoeveelheid werk terughoudend bent om te upgraden totdat je wel moet." Maar nu wordt het upgraden door Workday gedaan.
Mensen enthousiast maken voor de nieuwe manier.
Gordon en haar team begonnen vroeg, omdat ze zich ervan bewust waren dat de universitaire gemeenschap tijd nodig zou hebben om zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Een jaar voor de invoering bracht het team het bericht "Workday komt naar een cloud bij u in de buurt" naar buiten, wat veel belangstelling wekte. Ze volgden met 'Say hello to Workday'-sessies, -minidemo's en -vergaderingen met belangrijke stakeholders. En mensen begonnen verliefd te worden op het systeem, nog voordat het was ingevoerd.
"We maakten de analogie dat als je een boek kunt bestellen op Amazon.com of als je schoenen kunt bestellen op Zappos, je Workday kunt gebruiken", zegt ze. Hoe mensen reageerden op de demo's? Zoals Gordon het zei: "O, is dat alles? O, dat is makkelijk. O, dat kan ik wel."
Dankzij Gordon's inspanningen en het buitengewone gebruiksgemak van Workday begon het personeel van Brown zelfs al te anticiperen op de nieuwe aanpak. "Als de trainingssessie was afgelopen zeiden mensen: "Ik kan niet wachten tot het er is. Dat gaat fantastisch worden." En dat had een enorme impact op de adoptie door gebruikers."
Gemakkelijke toegang vanaf elk apparaat.
Binnen een paar maanden na de invoering van HCM zagen Gordon en haar team grote voordelen van selfservice voor werknemers en managers. Ze zegt: "Nu kunnen Brown-werknemers hun voordelen, hun vrije tijd, hun postadressen en hun contactpersonen voor noodgevallen vanaf één enkele plaats bekijken. Het is echt heel gemakkelijk in gebruik."
"Voorheen hadden we van die formulieren die je moest invullen met ondersteunende documentatie, en die moesten we van dit gebouw bij Brown naar dat gebouw bij Brown dragen, in de zomerse hitte en in de winterse kou. Dus Workday heeft een zeer papiergedreven, handmatig, en arbeidsintensief proces gestroomlijnd."
En voor managers? "Workday geeft ze veel inzicht in hun teams, iets wat ze nooit eerder hadden", zegt Gordon. Voorheen had slechts een handjevol mensen toegang tot het HR-systeem. Nu kunnen managers hun teams zien en beter geïnformeerde beslissingen nemen over werving en selectie, personeelsbezetting, herverdeling, successieplanning en loopbaanontwikkeling.
"De mogelijkheid om toegang te krijgen tot het systeem via mobiele apparaten had voor ons een enorme wauwfactor", vervolgt Gordon. "We hebben meer dan 250 gebouwen. Onze mensen zitten overal verspreid en ze moeten dingen goedkeuren. Nu kunnen ze het gewoon vanaf hun mobiele apparaat in Workday doen. Het gaat heel snel."
Een ander populair onderdeel is de workflowfunctie van Workday, waarmee het systeem een melding kan sturen als er actie nodig is. "Ik ontvang een e-mail waarin staat dat ik iets moet goedkeuren, en er is een link die me rechtstreeks naar Workday brengt. Het zit in mijn workflow. Ik klik op 'goedkeuren' en ik log uit, en dit in minder dan drie seconden", zegt Gordon.
Wat ook belangrijk is, is dat Workday 'Section 508' ondersteunt. Hierdoor kunnen we voldoen aan de eis dat universiteiten en overheidsinstellingen software gebruiken die toegankelijk is voor gehandicapten (in dit geval blinden en slechtzienden). "Dat is heel enthousiast ontvangen", zegt Gordon. "De mensen die de schermlezer gebruiken, zijn zeer tevreden over de resultaten en de bruikbaarheid van de applicatie."
Nieuwe rol voor HR.
Workday heeft een groot aantal tijdrovende papieren processen geëlimineerd die voorheen het HR-personeel van Brown in beslag namen. Workday heeft het bijvoorbeeld gemakkelijk gemaakt om de eisen van vakbondscontracten bij te houden, zoals salarisverhogingen in stappen. Dit werd voorheen handmatig gedaan. "We hebben een aantal verschillende onderhandelingseenheden en honderden werknemers die bij een vakbond aangesloten zijn", zegt Gordon. "Nu doen we het allemaal in Workday." Workday heeft ook geholpen bij de naleving van de Fair Labor Standards Act (FLSA). "Wij vinden dit geweldig en alle werknemers worden op dezelfde manier behandeld", zegt Gordon. Een andere tijdsbesparing is de integratie tussen absentiemanagement en tijdregistratie. "Als ik een vakantiedag indien, wordt die automatisch overgenomen in mijn urenstaat", zegt ze. "Dat is echt heel fijn om te hebben."
Nu zoveel taken geautomatiseerd zijn, is het HR-personeel in een heel ander paradigma gaan werken. Acht personen die zich vroeger met data-invoer bezighielden, zijn nu ingezet voor data-analyse. "Doordat handmatige data-invoer niet langer nodig is, kan het personeel op een hoger niveau werken en in plaats daarvan kwaliteitscontroles op de data uitvoeren", zegt Gordon. "Hun rol is veranderd van data-invoer naar databeoordeling."