Al bijna een eeuw werkt het in Denemarken gevestigde ALK aan het verbeteren van het leven van mensen die aan allergieën lijden. Als internationaal leader in allergie-immunotherapie is het innovatieve farmaceutische bedrijf uniek in zijn streven naar op onderzoek gebaseerde producten en oplossingen die niet alleen de allergiesymptomen aanpakken, maar ook langdurige verlichting bieden door de hoofdoorzaken aan te pakken.
Als gevolg van organische groei, acquisities en fusies is ALK gegroeid naar meer dan 2300 werknemers in 20 verschillende landen. De HR leaders wisten dat ze een innovatieve oplossing moesten vinden die aan de veranderende behoeften van het bedrijf voldeed. Tijdelijke ad-hocsystemen zouden niet werken. Toen was er Workday.
Een compleet beeld.
"Vanaf 2013 hadden we een strategie om HR te globaliseren en onze HR-processen te optimaliseren", legt Pernille Tang Raschke uit, Senior Vice President HR en interne communicatie bij ALK. "We hadden een groot aantal aparte tools, processen en applicaties verspreid over het bedrijf, waaronder meer dan 19 HR IT-applicaties, 10 payrollprocessen, en 15 verschillende landen die een dubbele boekhouding voerden van personeelsadministratie en FTE-data. Daarom was het voor ons duidelijk dat we een efficiënt, gestandaardiseerd systeem nodig hadden dat ons in staat stellen om ons hele bedrijf intern te koppelen.
"We wilden een systeem implementeren dat ons in staat zou stellen om met vertrouwen cruciale data-gedreven beslissingen te nemen op basis van realtime rapportage. Ook wilden we hiermee meer inzicht te krijgen in ons personeelsbestand en onze prestaties, en vooruitgang boeken met een betere beheersing van de compensatiekosten", vervolgt Tang Raschke. "Bovendien wilden we dat HR echt waarde kon toevoegen aan het bedrijf in plaats van vast te zitten aan het uitvoeren van tijdrovende handmatige en operationele taken."
Met Workday was ALK in staat om een echt uniform en wereldwijd HR-systeem op te zetten. "Het was een succes", zegt Minje de Lasson, director HR Effectiveness en HRIS. "We zijn op tijd live gegaan, binnen het budget, met data die klopten en met een adoptie van 80%." En de voordelen waren meteen duidelijk na de korte implementatieperiode van zeven maanden.
Workday helpt ons om onze business en HR te optimaliseren. Met internationale processen wordt de kwaliteit in alle landen op één lijn gebracht en kunnen managers en HR overal ter wereld efficiënter werken.
Director of HR Effectiveness and HRIS
Vereenvoudiging met een uniforme datakern.
"Onze managers deden vroeger veel handmatig werk met tal van processen en tools, die in elk land anders waren", aldus de Lasson. "Als je zoveel verschillende tools gebruikt, hoe kun je dan verwachten dat een volledig beeld van de organisatie te krijgen dat nodig is om effectief te managen?" Met één toegankelijk systeem en volledige HR-data in Workday, heeft ALK nu realtime inzicht in zijn gegevens en talent, zodat het de besluitvorming beter kan sturen.
Transparantie was een van de belangrijkste zakelijke redenen waarom ALK een nieuw HR-systeem zocht. "Transparantie op het gebied van data stelt ons in staat naar trends te kijken en een compleet beeld te krijgen in plaats van te speculeren op individueel niveau", legt de Lasson uit. Data die transparant zijn, zijn waardevoller voor het HR-team en de leaders bij ALK. "We kunnen nu de business zelf uitdagen met data die we kunnen vertrouwen. HR is beter toegerust voor gekwalificeerde discussies en voor het uitdagen en ondersteunen van organisatorische beslissingen en veranderingen, zoals groei en overnames."
"ALK heeft veel grote reorganisaties doorgemaakt en met Workday is dat heel gemakkelijk", legt de Lasson uit. "Voorheen waren veranderingen in businessprocessen groot en pijnlijk. Met Workday is het eenvoudig om veranderingen door te voeren naarmate de business zich ontwikkelt en is het eenvoudig om de nieuwe organisatie te zien."
Intuïtief en innovatief.
De mogelijkheid om goed uitgevoerde geglobaliseerde processen te creëren, met meer efficiëntie, compliance, kwaliteit en duidelijke governance, was belangrijk voor ALK. Maar dat is niet de enige reden waarom ALK voor Workday koos. "Workday was de meest intuïtieve user experience", zegt de Lasson. "Het is zonder enige twijfel heel gemakkelijk in gebruik."
"We hebben het gevoel dat we een stap in de toekomst zetten. We krijgen hier een future-proof oplossing", aldus Raschke.
En dat gevoel heerst in het hele bedrijf. Zoals Eduardo Vilas Ventura, Head of Product Supply in Spanje, uitlegt: "Workday helpt managers echt om ownership te vergroten. Als je met werknemers praat, hoef je niet te zeggen 'ik zal het met HR opnemen', want Workday maakt het makkelijk om vragen in realtime te beantwoorden. Het geeft managers en werknemers in het algemeen meer mogelijkheden."
Internationale doelen realiseren.
Naarmate ALK doorgaat met het ontwikkelen van spannende innovaties in immunotherapie, helpt Workday de organisatie met het realiseren van zijn doelstellingen op het gebied van HR-globalisatie. "Workday stelt ons in staat om de business te ondersteunen door kostenefficiënte HR-diensten te leveren, sterke lokale HR-competenties te garanderen en de business te laten groeien door het ontwikkelen van voordelen die mensen aantrekt. We beschikken nu over de tools en processen om ons aan te passen en onze steeds veranderende business te ondersteunen", legt Tang Raschke uit.