복잡한 지원금 관리를 간소화하여 높은 점수를 받은 대학

“지원금 회계사가 예전에 몇 시간 걸리던 작업이 이제 6분이면 끝난다고 했습니다. 그녀는 회의론자였지만 이제는 프로젝트의 홍보대사가 되었습니다.” — 재무 및 행정 부학장

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교직원과 함께 자금 계획을 작성하여 자금 사용 내역과 요구사항을 확인할 수 있습니다. 이는 최고의 목표를 달성하기 위해 필요한 대화입니다.

재무 서비스 부문 AVP(Associate Vice President)

지원금 예산 책정 및 관리는 본질적으로 교육 기관에게 어려운 일입니다. 우선 일관성이 별로 없습니다. 지원금과 계약은 대기업, 비영리 단체, 연방 정부를 비롯한 광범위한 공공 및 민간에서 제공됩니다. 프로젝트의 금액, 기간, 매개변수, 지침도 매우 다양합니다. 또한 프로젝트는 연중 언제든 시작할 수 있으므로, 연중 계속 변화하는 지원금 활동을 명확하게 전체적으로 파악하기가 매우 어렵습니다.

애리조나대학교의 공과대학은 이러한 문제의 해결책을 찾았습니다. 예산 책정, 예측, 보고를 위해 Workday Adaptive Planning을 구현한 이 대학은 지원금, 계약, 프로젝트 기간으로 구성된 복잡한 포트폴리오 전반에서 생산성을 향상시키고 의사결정에 대한 가시성을 높이는 강력한 시스템을 개발했습니다. 이러한 방식은 유사한 문제에 직면한 다른 교육 기관에 모범 사례의 모델이 될 수 있습니다.

과제

  • 지원금 획득을 위한 높은 경쟁률

  • 지원금 및 계약 예산 책정과 관리가 본질적으로 어려움

  • 시간 소모적인 수동 데이터 입력 및 그림자 부기

결과

  • 지원금 회계사 워크플로 프로세스의 80% 단축

  • 지원금 기금 사용을 최적화하기 위한 보다 의미 있는 분석 및 의사결정 지원을 위한 역량 강화

  • 새로운 지원금 및 계약에 대한 경쟁에 더 많은 생산성과 인사이트 적용

애리조나대학교의 공학에는 때때로 로켓 과학이 포함되지만 그 지원금과 계약을 추적하고 관리할 필요는 없습니다.

“5년 전에 제가 이 대학에 합류했을 때 회계사들은 지원금과 계약의 수상 후 관리를 위해 필요한 소위 ‘그림자 부기’에 대해 우려를 표시했습니다.” 공과대학의 재무 및 행정 부학장인 Lisa Rulney의 설명입니다. “그들은 데이터 입력, 복잡성, 프로세스와 관련된 투자 수익(ROI)의 부족을 모두 싫어했습니다. 솔루션을 원했지만 제대로 작동하는 솔루션을 찾지 못했습니다.”

Rulney는 회계사 팀과 긴밀하게 협력해서 Workday Adaptive Planning을 사용하여 연간 지출이 2,500만 달러 이상인 약 200건의 계약 및 지원금으로 구성된 공과대학의 리서치 포트폴리오를 계획, 추적 및 관리하는 솔루션을 만들었습니다.

지원금 관리의 여러 가지 문제

다양한 이유로, 지원금과 계약의 예산 책정 및 관리는 본질적으로 교육 기관에게 어려운 일입니다. 우선 일관성이 별로 없습니다. 지원금과 계약은 대기업, 비영리 단체, 연방 정부를 비롯한 광범위한 공공 및 민간에서 제공됩니다. 프로젝트의 금액, 기간, 매개변수, 지침도 매우 다양합니다. 또한 프로젝트는 연중 언제든 시작할 수 있으므로, 연중 계속 변화하는 리서치 활동을 명확하게 전체적으로 파악하기가 매우 어렵습니다.

애리조나대학교가 공과대학에 8개 학과가 있다는 사실은 문제를 더욱 복잡하게 만들었습니다. 각 학과에서 지원금과 계약을 관리하기 위한 자체 시스템을 개발했지만 학과 수준에서 특별히 효과적인 시스템은 없었으며, 공과대학 전체의 리서치 포트폴리오에 대한 최상위 보기 및 분석으로 롤업하는 기능은 훨씬 더 약했습니다.

Rulney는 “우리가 찾던 주요 목표는 특정한 지원금 또는 계약과 관련된 프로젝트 기간 동안 예산이 책정된 내역을 쉽게 표시할 수 있는 강력한 보고 솔루션과 사용하기 쉬운 일관된 시스템이었습니다.”라고 말했습니다. "다음과 같은 세부내용에 대한 인사이트가 필요했습니다. 특정 기간의 실제값은 얼마입니까? 장애물은 무엇입니까? 프로젝트 기간에 사용 가능한 잔액을 정확하게 파악하기 위해 비용 변화가 있을까요? 프로젝트 기간을 이렇게 세밀하게 살펴볼 수는 없었습니다.”

쉽고 강력한 빠른 솔루션을 구현하여 얻은 커다란 성과

Rulney는 해결책을 찾기 위해 FP&A AVP(Assistant Vice President) Barry Brummund와 협력했습니다.

“출발점은 ‘프로젝트를 복잡하게 만드는 요인은 무엇인가?’를 정의하는 것이었습니다.”라고 Rulney는 말합니다. “큰 문제를 식별한 다음 Workday Adaptive Planning을 사용하여 솔루션을 구현했습니다.”

이 과정에 지원금 회계사를 참여시키자, 다른 방식으로 몇 차례 시행착오를 겪은 후 회의적인 태도를 취했던 개인들로부터 핵심적인 동의를 얻는 데 도움이 되었습니다. 재무 담당자가 아닌 개인을 위해 Workday Adaptive Planning을 손쉽게 사용할 수 있게 한 것이 특히 중요했습니다.

Workday Adaptive Planning을 배포한 후로 빠르고 큰 보상을 얻었습니다. Rulney는 공과대학 전체에서 지원금 회계사들이 보충 보고 및 그림자 부기에만 한 달에 300시간 이상을 사용했다고 추정합니다. 이제 이 시간이 80% 단축되었습니다.

Rulney는 “지원금 회계사가 예전에 몇 시간 걸리던 작업이 이제 6분이면 끝난다고 했습니다.”라고 설명합니다. “그녀는 이 방식에 회의적이었지만 이제는 프로젝트의 홍보대사가 되었습니다.”

프로세스에 가치 추가

시간 절감, 생산성 향상, 의사 결정에 대한 가시성 향상은 커다란 성과입니다. 하지만 Rulney와 Brummund는 여기에서 멈추지 않습니다. 이들은 전체 리서치 포트폴리오에 대한 명확한 큰 그림이 있으면 대학의 중요한 자금원인 지원금과 계약을 놓고 보다 효과적으로 경쟁하고 이를 확보하는 데 보다 효과적인 위치를 제공할 것이라고 생각합니다. 애리조나대학교는 리서치 분야의 리더로 인정 받으며, 매년 리서치 투자금으로 6억 600만 달러 이상을 유치합니다.

Rulney는 “우리의 일은 분석입니다.”라고 말했습니다. “시간 절약도 중요하지만, 시간을 절약하는 것만으로는 좋은 성과를 얻지 못했을 것입니다. 프로세스에 가치를 추가해야 했습니다. 직원들을 지루한 데이터 입력으로부터 해방시키자 진정한 분석을 수행할 수 있게 되었습니다. 교직원과 함께 자금 계획을 작성하고 모델을 개발하여 자금 사용 내역과 요구사항, 대학원 조교의 채용 계획까지 결정할 수 있습니다. 이는 최고의 목표를 달성하기 위해 필요한 대화입니다.”

Brummund는 공과대학에서 Workday Adaptive Planning을 사용한 경험이 애리조나대학교 전체에서의 성공을 위한 템플릿이라고 생각합니다. “대학 차원에서 5~10명의 FTE(Full Time Equivalent)를 가치가 더 높은 활동에 투입할 수 있을 것입니다.”라고 Brummund는 말합니다. “그러면 사실상 영업 주기에 해당하는 제안서 작성 단계에서 전문성을 한껏 발휘할 수 있을 것입니다. 이는 비즈니스가 한 단계 발전하는 것이고 FTE 인원 절감을 그러한 노력을 지원하는 방향으로 전환하고자 합니다.”

대학 차원에서 5~10명의 FTE(Full Time Equivalent)를 가치가 더 높은 활동에 투입할 수 있을 것입니다. 그러면 사실상 영업 주기에 해당하는 제안서 작성 단계에서 전문성을 한껏 발휘할 수 있을 것입니다.

FP&A AVP(Assistant Vice President)


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