Ricoh Australia가 큰 성공을 거둔 이유 중 하나는 사람들의 업무 방식에 기술이 미치는 영향을 잘 이해하고 있기 때문입니다. 이 회사는 경쟁력을 유지하기 위해 항상 생산성과 혁신을 개선하는 새로운 방법을 찾고 있습니다. 내부적으로 People & Purpose 부서로 알려진 Ricoh의 HR 팀은 인력 전략에 이와 동일한 접근 방식을 적용합니다. 이 팀은 비즈니스 전반에 걸쳐 직원들의 직장 생활을 개선하는 새로운 기술 및 솔루션을 채택하는 데 앞장서고 있습니다. 과거에는 참여 설문조사 결과를 처리하고 이 내용을 다른 부서와 공유하는 데 3~4개월이 걸렸습니다. 직원들은 피드백이 잘 전파되지 않는다고 느꼈고, 매니저는 조치를 취할 충분한 정보가 없었으며, HR 팀은 끝없는 악순환에 갇히게 되었습니다. Ricoh Australia의 최고인적자원책임자(CHRO)는 기존 제공업체를 교체한 이유, 팀이 새 플랫폼을 통해 보다 민첩하게 작업할 수 있는 비결, Workday Peakon Employee Voice를 통해 달성한 결과 등에 대해 설명합니다.
주요 성과
- Ricoh의 HR 팀은 일반적으로 각 설문조사를 실시할 때마다 데이터 분석, 워크숍 준비, 프레젠테이션 작성, 내부 커뮤니케이션 작성 등에 소요되었던 최소 100시간 이상의 관리 시간을 없앴습니다.
- 2019년 5월에 Workday Peakon Employee Voice를 도입한 이후 Ricoh의 커뮤니케이션 참여 요인 점수는 6.2에서 7.3으로 증가하여 동종 업계 하위 25%에서 상위 25%로 상승했습니다. 최대 16,000개의 직원 코멘트를 반영한 결과로 이러한 개선이 가능했습니다.
- 2019년 4월에 새로운 인정 프로그램을 도입한 후 Ricoh의 인정 요인 점수는 6.4에서 7.3으로 향상되었습니다. 이는 같은 기간에 -18에서 +14로 상승했습니다.
애질리티가 뛰어난 참여 솔루션의 모색
다른 참여 플랫폼들에 대해 꾸준히 제기되는 불만 사항이 하나 있습니다. 즉, 플랫폼 사용 주기에 관계없이 다음 설문조사를 실시하기 전까지 해야 할 일이 많다는 것입니다. 호주식 표현을 빌리자면, 마치 ‘시드니 하버 브릿지에 페인트칠하는 것’과도 같다고 할 수 있습니다. 모든 데이터를 정리하여 매니저 및 직원들과 공유할 수 있는 형식으로 만들고 나면 바로 다음 설문조사를 실시할 때가 됩니다.
Ricoh의 초기에는 모든 설문조사 데이터를 분석이 가능하고 다른 부서에 제공할 수 있는 형식으로 만드는 데 3~4개월이 걸렸습니다. Workday Peakon Employee Voice를 발견한 후, 시장에는 수십 년 동안 대기업에서 사용해 온 유명 제품만 있는 것은 아니라는 점이 분명해졌습니다. Ricoh는 인쇄 회사로 시작했습니다. 하지만 인쇄 작업이 점점 줄어들면서 업계 전체가 혼란에 빠지고 있는 실정입니다. 상황이 너무 빠르게 변할 경우 필요한 모든 분석을 수행할 수 있다면 큰 차이를 만들어 낼 수 있습니다. 결과적으로 조직에서 설문조사를 더 자주 실시하고, 직원들에게 더 많은 피드백을 제공하며, 3~4개월 걸리던 지연 없이 결과에 따라 적절한 조치를 취할 수 있습니다.
양방향 대화를 통한 문제 해결
양방향 대화 기능은 게임의 판도를 획기적으로 바꾸었습니다. 이전까지는 직원들이 피드백에 따른 조치 여부는커녕, 이미 제출한 피드백의 수신 여부도 모른 채 동일한 피드백을 반복해서 제공했습니다. 이에 따라 불만이 쌓여갔습니다. 일반적으로 직원들은 참여 설문조사에 대해 이러한 시각을 갖고 있었습니다. Workday Peakon Employee Voice를 사용하면 직원의 피드백을 포착하고 자동으로 분석할 수 있을 뿐만 아니라 직원의 피드백에 응답할 수도 있습니다. 이 응답은 피드백을 아직 처리 중이라는 메시지가 될 수도 있고, 실제 액션에 대한 매니저의 설명이 될 수도 있습니다.
새로운 이니셔티브가 시작되거나 조직적 변경이 이루어지면, Workday Peakon Employee Voice에 제출된 피드백에 직접 대응하여 적절한 액션을 취하고 있다는 점을 강조해 알릴 수 있습니다. 또한 특별히 제공된 링크를 사용하면 직원 경험의 개선에 도움이 되도록 직원들의 시각에서 참여 설문조사를 검증할 수 있습니다. 물론 이 기능은 단순하게 확인란을 선택하는 방식은 아닙니다. 결국, 조직이 경청하고 있다고 직원들이 느낄 수 있다는 사실이 참여의 진정한 요인이었습니다.
직원 피드백을 통한 새로운 이니셔티브의 검증
Ricoh Australia는 Workday Peakon Employee Voice의 도입과 거의 동시에 새로운 인정 프로그램을 시작했습니다. Workday Peakon Employee Voice의 인정 요인 점수는 즉시 향상되었으며 직원들은 새 플랫폼에 대한 긍정적 피드백을 코멘트로 남겼습니다. 이 프로그램을 통해 플랫폼 도입의 성공 여부를 입증하는 동시에, 이니셔티브의 성공을 측정 및 추적하는 일환으로 Workday Peakon Employee Voice의 피드백을 검증할 수 있었습니다.
커뮤니케이션 영역도 개선되었습니다. 회사 인트라넷과 관련된 구체적인 피드백이 많았고 경영진을 위한 가시성도 높여야 했기 때문에 처음에는 점수가 매우 낮았습니다. 일련의 새로운 커뮤니케이션 이니셔티브가 시작된 후, 커뮤니케이션 세부 요인의 점수가 향상되었고 팀은 직원 코멘트의 피드백을 바탕으로 필요한 작업을 최적화할 수 있었습니다.