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Nozioni di base: che cos'è un sistema di gestione finanziaria?

Questa breve guida illustra le nuove esigenze della funzione Finance, quello che occorre sapere sui sistemi di gestione finanziaria e come le aziende possono adattarsi a un mondo che cambia con un sistema di gestione finanziaria adeguato.

Questo post, scritto dalla redazione di Workday, è stato pubblicato in inglese sul blog di Workday. Pensiamo che possa interessare anche ai nostri lettori di altre lingue, quindi è disponibile tradotto qui sotto.

Questo blog fa parte di una serie di articoli che illustrano le tecnologie utili alle aziende per la gestione finanziaria e delle risorse umane.

Se il mondo cambia, anche il modo di lavorare deve cambiare e diventare ancora più intelligente, agile e veloce. Questo vale ancora di più per il Finance. Con il supporto di dati complessi, dell'intelligenza artificiale, del machine learning e di capacità di analisi sempre più performanti, i team Finance stanno cambiando e oggi sono in grado di prendere decisioni aziendali più consapevoli.

In questo post offriamo una guida rapida alle nuove esigenze del Finance, ai sistemi di gestione finanziaria e a come un sistema di gestione finanziaria appropriato può aiutare le aziende ad adattarsi a un mondo in rapida evoluzione e a identificare nuove opportunità di business.

 

Perché avere un sistema di gestione finanziaria moderno è fondamentale per le aziende?

La gestione finanziaria è alla base del successo di un'azienda e ai team Finance viene sempre più chiesto di contribuire alle decisioni con dati e analisi e offrendo insight di business agli stakeholder, dal marketing alle vendite ai prodotti, fino ai servizi operativi, per ispirare le strategie e fornire il contesto alle decisioni.

Per raggiungere questo obiettivo, Workday ritiene fondamentali due elementi: un accesso facile in tempo reale ai dati finanziari e sui collaboratori e la possibilità di integrare diverse origini di dati per ottenere report e analytics multidimensionali. I dati non finanziari, in particolare le informazioni provenienti dai sistemi operativi, consentono di capire meglio i numeri e i fattori utili a migliorare i risultati aziendali. In questo modo le aziende possono prendere decisioni più efficaci e pianificare al meglio.

 

Qual è l'impatto della tecnologia su un sistema o un processo di gestione finanziaria?

Un sistema di gestione finanziaria ottimale inizia da ciò che non si vede: una tecnologia di base completa, in grado di gestire transazioni, report e analytics preferibilmente in un unico sistema. Con sistema di gestione finanziaria cloud tutto questo è possibile.

Grazie all'automazione dei workflow integrati nel sistema, puoi creare rapidamente nuovi processi aziendali o modificare quelli già consolidati per adattarli ai cambiamenti del settore o delle normative. Il sistema deve offrire un livello di protezione adeguato per i dati, le transazioni, l'elaborazione e le applicazioni, in modo da semplificare l'accesso e le modifiche.

Grazie al consolidamento di transazioni e analytics in un unico sistema, in cui tutti i dati sono archiviati in-memory, è possibile eseguire l'elaborazione delle transazioni in tempo reale, nonché il consolidamento e il reporting sui dati finanziari in un'unica piattaforma. Non appena viene eseguita una transazione di tipo contabile, essa diventa immediatamente disponibile per il reporting e l'analisi all'interno dello stesso sistema. Il team Finance può creare anche ogni giorno, se necessario, report consolidati basati su più entità legali e più valute, riducendo notevolmente il tempo necessario per la chiusura contabile. Ad esempio, grazie a un sistema unificato, City Year ha velocizzato le chiusure mensili e trimestrali del 40%, mentre AAA Northern California, Nevada & Utah ha ridotto i tempi delle chiusure trimestrali da 10 a 5 giorni.

In breve, per stare al passo con un mondo che cambia, un sistema di gestione finanziaria deve:

  • Offrire un quadro completo, preciso e in tempo reale della tua azienda.
  • Fornire ai tuoi leader insight aziendali pertinenti e contestuali.
  • Consentirti di implementare le modifiche organizzative, dei processi e della reportistica senza interrompere le attività.

 

Quali sono le sfide per i team Finance di oggi?

Il Finance deve offrire informazioni che vadano oltre la semplice estrazione dei dati del libro mastro generale, come accade nei sistemi legacy. Con un gruppo di stakeholder più ampio e un panorama operativo in continua evoluzione, il team Finance deve offrire all'azienda insight in grado di migliorare il decision making.

Molti team Finance faticano a raggiungere questo obiettivo. Sono ancora occupati in attività transazionali classiche e dedicano la maggior parte del tempo a raccogliere i dati anziché ad analizzarli per diventare i partner strategici di cui l'azienda ha realmente bisogno. Con sistemi di gestione finanziaria frammentati o obsoleti è difficile, se non impossibile, ricavare i dati necessari al momento giusto. In molte aziende i dati più importanti sono bloccati in sistemi legacy (o persino in fogli di calcolo) e in silo aziendali. I team non riescono ad accedere a queste informazioni e a combinarle con origini di dati esterne per creare i modelli di dati e formulare le previsioni di cui hanno bisogno.

In tutto il mondo i responsabili Finance si trovano di fronte a rischi crescenti, determinati dal ritmo dei progressi tecnologici, dall'impatto della trasformazione digitale, dal crescente controllo normativo, dai problemi di privacy e cybersecurity, dalle condizioni economiche instabili e dalla volatilità dei mercati finanziari. I team Finance devono essere in grado di agire rapidamente, con dati in tempo reale dell'intera azienda, per gestire al meglio il rischio in un mondo in continua evoluzione.

I team Finance devono essere in grado di agire rapidamente, con dati in tempo reale dell'intera azienda, per gestire al meglio il rischio in un mondo in continua evoluzione.

 

Come funzionano i sistemi di gestione finanziaria tradizionali?

Le soluzioni legacy avevano lo scopo di automatizzare e semplificare le pratiche contabili per supportare la rendicontazione finanziaria. Questo processo, tradizionalmente rigido e lineare, iniziava con l'acquisizione delle transazioni dei libri mastri secondari e terminava con la registrazione nel libro mastro generale. Nel corso del processo contabile, i dettagli dei libri mastri secondari venivano eliminati a favore di registrazioni a giornale riepilogative che andavano ad aggiornare i saldi del mastro. I sistemi di questo tipo sono in grado di supportare la reportistica finanziaria basandosi solo sulla configurazione dei segmenti contabili effettuata in fase di implementazione.

Per offrire insight più completi e report utili al team di management, le aziende devono integrare queste soluzioni con data mart o data warehouse, soluzioni di Business Intelligence e strumenti di reportistica. L'uso di tecnologie complementari implica la creazione e la gestione di integrazioni costose, con un lavoro di riconciliazione maggiore e il rischio di potenziali errori, che si traducono in silo di dati obsoleti e disconnessi.

Con sistemi separati per contabilità, consolidamento, riconciliazione, acquisti, ricavi, conformità e altre funzioni, la gestione finanziaria diventa ancora più complessa. Con sistemi non unificati è difficile offrire insight in tempo reale all'azienda e stare al passo con la crescita e i cambiamenti. Ampliare o modificare questi sistemi per soddisfare le esigenze di un business in crescita e in continuo cambiamento sono operazioni lente, costose e in alcuni casi impraticabili.

 

Perché i sistemi di gestione finanziaria cloud sono diversi?

Workday Financial Management è una soluzione cloud creata per offrire insight aziendali completi alla tua azienda. Dimentica i processi rigidi utilizzati per riepilogare le transazioni necessarie alla creazione dei report finanziari. Una volta immesse, tutte le transazioni conservano le relative informazioni aziendali e sono immediatamente visibili nella reportistica finanziaria, gestionale e operativa. Grazie a un unico sistema cloud che registra tutte le transazioni e supporta i processi di base, il tuo team Finance è in grado di accedere a informazioni aziendali approvate in tempo reale. È Power of One: un'unica fonte di dati, un unico modello di sicurezza e un'unica esperienza utente, per aiutare le aziende a pianificare, eseguire e analizzare in unico sistema.

Ad esempio, Life Time Fitness nel Minnesota, U.S.A. ha integrato unificato i sistemi Finance e HR e ora è in grado di gestire in modo sistematico le transazioni e le approvazioni finanziarie e di gestione paghe. Grazie alla tecnologia cloud l'azienda è riuscita a migliorare la compliance normativa e ha ottenuto tempi di chiusura più rapidi e più tempo da dedicare all'analisi dei dati e dei risultati aziendali.

Anche la canadese Bill Gosling Outsourcing ha implementato un sistema di gestione finanziaria cloud, riducendo il time-to-close del 30% e ridimensionando drasticamente il lavoro di preparazione al processo di chiusura. Con il sistema ERP precedente, l'azienda doveva rigenerare i rendiconti finanziari tre o quattro volte per ottenere la versione finale; con il nuovo sistema cloud è sufficiente ripetere l'operazione due volte.

 

Perché nella gestione finanziaria i dati in tempo reale sono importanti?

Ogni giorno nelle aziende si elaborano grandi volumi di dati. Chi è in grado di utilizzare questi dati e analizzarli in modo efficace può prendere decisioni migliori in tempi più brevi. Ad esempio le aziende possono utilizzare gli analytics per individuare in tempo reale i clienti più redditizi, un'analisi che in genere richiede una soluzione di analytics separata. Funzioni come il Marketing utilizzano i dati per migliorare la customer experience e offrire un'esperienza più personalizzata. I responsabili aziendali riescono a individuare nuove fonti di profitto, offrendo, oltre ai prodotti principali, servizi basati sui dati. Grazie agli analytics avanzati, è possibile ottenere una previsione dei ricavi più precisa. La combinazione tra dati finanziari e non finanziari (ad esempio i dati dei consumatori o di altri sistemi dell'azienda) può dare origine a nuovi insight.

La possibilità di analizzare i dati sotto qualsiasi aspetto aziendale in tempo reale ti consentirà di comprendere i fattori utili a migliorare i risultati aziendali. Potrai capire aspetti come la spesa per fornitore, campagna o dipendente, nonché i profitti e perdite per cliente e prodotto, il tutto senza dover utilizzare un data warehouse separato o strumenti di reporting aggiuntivi. Queste informazioni operative possono essere distribuite tramite scorecard e dashboard finanziari, anche su dispositivi mobili. I dirigenti otterranno così un'istantanea dell'attività in tempo reale, per tenere sempre sotto controllo le metriche più importanti. Immagina dashboard con indicatori chiave aggiornati, che mostrano se le cifre non corrispondono alle previsioni, se è necessario spostare dei fondi o in quali aree l'azienda potrebbe guadagnare quote di mercato. Quando si lavora con dati in tempo reale si evitano sorprese alla fine del periodo ed è più facile stare al passo con i cambiamenti.

Grazie al nostro sistema di gestione finanziaria cloud, Redstone Credit Union ha aumentato del 133% il tempo dedicato all'analisi anziché alla raccolta di dati, ottenendo i seguenti risultati:

  • Riorientamento del lavoro da operazioni manuali e ripetitive ad attività contabili strategiche.
  • Semplificazione delle analisi contabili.
  • Miglioramento dei servizi offerti dal team Finance all'azienda.

 

Qual è il nuovo ruolo della funzione Finance?

Nel mondo connesso di oggi, i responsabili Finance si trovano ad affrontare richieste sempre più impegnative. Le notizie finanziarie e i rumor di mercato si diffondono istantaneamente in tutto il mondo. I CEO richiedono all'ufficio finanziario insight completi e orientati al futuro per gestire i rischi, individuare nuove opportunità e ammortizzare i contraccolpi economici e la volatilità. Il valore corrente e futuro dell'azienda e la qualità dei suoi insight sono ormai interdipendenti.

Purtroppo molti team Finance stentano ancora a offrire questi insight e soffrono della mancanza di una strategia di trasformazione. L'adozione di tecnologia avanzata è ritenuta meno importante di altre funzioni corporate. È tuttavia indispensabile che il Finance faccia ascoltare la propria voce e adotti soluzioni tecnologiche avanzate, per avere un ruolo più strategico nell'azienda.

Qualsiasi sistema di gestione finanziaria dovrebbe consentirti di passare dalla semplice gestione di dati e transazioni alla produzione di insight efficaci.

 

Qual è la chiave per valutare un sistema di gestione finanziaria cloud?

Qualsiasi sistema di gestione finanziaria dovrebbe consentirti di passare dalla semplice gestione di dati e transazioni alla produzione di insight efficaci, in grado di trasformare la tua azienda. Workday ha reinventato l'approccio alla gestione finanziaria proponendo un unico sistema cloud per tutti i processi finanziari in grado di garantire i seguenti vantaggi:

  • Orientamento dell'attività grazie a insight reali. Un sistema cloud nativo con un modello a oggetti in-memory che acquisisce le transazioni in tempo reale, supporta i processi di base e consente ai team finanziari di prendere decisioni operative in tempi più brevi.
  • Consolidamento e chiusura delle attività finanziarie in tutta sicurezza. L'architettura cloud di Workday elimina i processi lineari lunghi e complessi e offre un approccio più rapido, agile e preciso. Anziché dover attendere la fine del mese, del trimestre o dell'anno per una visione consolidata dell'attività, puoi accedere a queste informazioni in qualsiasi momento.
  • Pianificazione e preparazione per il futuro. Workday combina transazioni Finance e HR con funzionalità di reporting e pianificazione, evitando il trasferimento e la riconciliazione dei dati, per creare un processo di pianificazione più iterativo ed efficiente basato su dati transazionali reali.
  • Gestione del rischio in modo tempestivo ed efficace. Workday va oltre il semplice monitoraggio delle transazioni, offrendo un audit trail sempre attivo e in grado di registrare qualsiasi modifica. Le aziende possono gestire, controllare e configurare i limiti di approvazione, impostare soglie e distribuire compiti, riducendo i rischi e le possibili frodi.
  • Innovazione in primo piano. I cambiamenti sono continui e in Workday è possibile apportare modifiche e implementare configurazioni in qualsiasi momento. Inoltre, una volta configurate, le modifiche vengono applicate in tempo reale alla struttura organizzativa, alle transazioni e ai report corrispondenti nelle funzioni Finance, HR e Planning.

 

Quali sono le prospettive per la gestione finanziaria cloud?

L'azienda di ricerche di mercato Gartner1 prevede che "entro il 2024 il 60% dei nuovi progetti di applicazioni core di gestione finanziaria di medie dimensioni e il 30% dei nuovi progetti di grandi dimensioni o globali saranno implementazioni cloud pubbliche".

Inoltre: "Da qui al 2024 le tecnologie digitali apporteranno nuove capacità ed efficienze, nonché funzionalità di pianificazione e analisi finanziaria integrate e di qualità, alla suite di gestione finanziaria core". Gartner indica come attrattive principali delle soluzioni di gestione finanziaria cloud i seguenti aspetti:

  • "La capacità di restare al passo con le nuove versioni (in genere i clienti con i sistemi legacy restano indietro di una o due versioni).
  • Un'interfaccia di tipo consumer, che facilita la formazione e l'inserimento in azienda.
  • Tecnologie digitali, tra cui l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning (ML) e la robotic process automation (RPA); la maggior parte di queste funzionalità non può essere integrata nelle piattaforme on-premise legacy.
  • Maggiore agilità, grazie all'introduzione più rapida di nuove funzionalità quali la fatturazione degli abbonamenti, il riconoscimento dei ricavi e gli hub di contabilità finanziaria.
  • Maggiore coinvolgimento degli utenti finali (nel team Finance) nella gestione delle applicazioni e minor coinvolgimento dello staff IT".
Con il software migliore di gestione finanziaria potrai i gestire il cambiamento con facilità, adottare una posizione solida nei momenti di incertezza e reagire in modo tempestivo e strategico.

 

Una trasformazione vincente

Per trasformare le minacce in opportunità, le aziende devono essere agili e dotate di dati e insight fruibili in modo da poter prendere decisioni rapide ed efficaci. Devono semplificare l'auditing e la compliance, ridurre i tempi di consolidamento e chiusura e strutturarsi per il futuro. Un sistema di gestione finanziaria con un solida base tecnologica è in grado di offrire tutto questo e molto altro. Con il software migliore di gestione finanziaria potrai gestire il cambiamento con facilità, adottare una posizione solida nei momenti di incertezza e reagire in modo tempestivo e strategico.

 

Gartner, "Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises," John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter, 13 maggio 2019. Gartner non sponsorizza alcun fornitore, prodotto o servizio citato nelle pubblicazioni di ricerca e non intende consigliare agli utenti del settore tecnologico di scegliere solo i fornitori con le valutazioni migliori o altri riconoscimenti. Le ricerche pubblicate da Gartner rispecchiano l'opinione della società di ricerca Gartner e non possono essere interpretate come dati di fatto. Gartner declina qualsiasi garanzia, esplicita o implicita, rispetto alla presente ricerca, incluse eventuali garanzie di commerciabilità o idoneità per uno scopo specifico.