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Workday e Kindred at Home

Come maggiore fornitore di servizi sanitari diversificati per la fase post-acuta negli USA, Kindred at Home fornisce servizi di assistenza sanitaria domiciliare a oltre 350.000 pazienti di oltre 600 comunità in 40 stati.

Prodotti Workday: Pianificazione aziendale

Con Workday Adaptive Planning abbiamo ottenuto un ROI annuo di circa 350.000 USD in un periodo di tre anni, con un risparmio di oltre 1 milione di dollari.

Vice President, Business Operations

Un fornitore di servizi sanitari a livello nazionale registra un ROI del 751% in meno di due mesi.

Kindred at Home, uno dei maggiori fornitori di assistenza sanitaria domiciliare negli USA, aveva creato un complesso processo di pianificazione del budget e di reportistica grazie a numerose acquisizioni e a centinaia di sedi sparse in tutto il paese. L'azienda si è trovata di fronte a una diagnosi grave: i responsabili del budget erano gli stessi infermieri responsabili dell'assistenza. "La maggior parte delle nostre sedi sono gestite da infermieri. La loro materia preferita a scuola non era la gestione finanziaria, quindi è facile immaginare che non impazziscano all'idea di dedicarsi alla definizione del budget," afferma Aimee McCorkle, Vice President, Business Operations. Inoltre, i cambiamenti costanti nei rimborsi Medicare e le continue ristrutturazioni della gerarchia organizzativa necessarie in seguito ad acquisizioni, consolidamenti e aggiunta di nuove sedi erano difficili da gestire in Microsoft Excel o nei sistemi di pianificazione on-premise esistenti.

La soluzione? Workday Adaptive Planning. Con Workday Adaptive Planning il team Finance di Kindred at Home ha potuto semplificare il processo per gli infermieri responsabili del budget, il che a sua volta ha migliorato la visibilità del budget da parte dell'azienda e ne ha aumentato la flessibilità, per non parlare del tempo risparmiato dagli infermieri che hanno potuto dedicarsi a offrire cure migliori. "Workday Adaptive Planning ci ha permesso di ridurre i tempi di pianificazione del budget da cinque a circa tre mesi," afferma McCorkle. "In questo modo il team Finance ha più tempo da trascorrere per interagire con i team di Vendite e Operations per aiutare a guidare le iniziative aziendali. Possiamo pianificare o modellare maggiormente il ROI per le start-up. Ci siamo persino occupati delle acquisizioni, mentre prima trascorrevamo metà dell'anno a occuparci del processo di pianificazione del budget."

Le sfide

  • Con il precedente software on-premise basato su Excel e Oracle Hyperion avevamo problemi di controllo delle versioni e difficoltà a far sì che gli infermieri completassero i budget in modo puntuale.
  • Non era possibile incorporare le modifiche effettuate da una filiale fino al giorno seguente, dato che occorreva un amministratore per calcolare le immagini consolidate.
  • Si faticava ad adattare un modello in grado di integrare i continui cambiamenti delle normative, delle regole di rimborso Medicare e della struttura aziendale.
  • Il processo di pianificazione del budget era molto lento e impediva al Finance di collaborare con i team di Operations e Vendite per la pianificazione aziendale.

I risultati

  • Workday Adaptive Planning è stato implementato in tutta l'azienda in soli 3 mesi per 500 utenti; l'approccio intuitivo del software ha riscosso maggior adesione tra gli utenti rispetto al precedente.
  • È stata data la possibilità agli infermieri responsabili del budget di inserire direttamente i dati, per poter creare autonomamente previsioni specifiche per i mercati locali.
  • È stata aumentata la flessibilità del modello per gestire grandi cambiamenti come le modifiche dei rimborsi Medicare o i cambiamenti organizzativi.
  • Il Finance ha guadagnato fino a 2 mesi di tempo da poter dedicare a compiti strategici, come la pianificazione degli investimenti e le acquisizioni.

 

Con Workday Adaptive Planning OfficeConnect, gli aggiornamenti dei dati avvengono automaticamente. Ciò significa che le presentazioni contabili per il consiglio di amministrazione possono essere pronte in poche ore, invece della settimana che occorreva prima.

Vice President, Business Operations

La sfida

Come in molte aziende frutto di acquisizioni, in Kindred at Home si usavano numerosi strumenti per la pianificazione del budget e la reportistica. L'azienda contava 400 sedi in tutto il paese e il processo di elaborazione del budget era lungo e difficile. Gli utenti finali erano frustrati dal tempo che occorreva per completare i loro budget e gli aggiornamenti avevano una gran quantità di regole da incorporare, che ne peggioravano la complessità. Il livello di insoddisfazione generale per l'intero processo era alto.

La strategia

Kindred at Home ha avviato la due diligence nel 2012 e ha valutato una serie di soluzioni, comprese Workday Adaptive Planning e Oracle. Una delle sue acquisizioni utilizzava Workday Adaptive Planning e il successo di tale implementazione ha aiutato a decidere. Alla fine l'azienda ha scelto Workday Adaptive Planning per una serie di ragioni, tra cui:

  • Kindred at Home ha ritenuto che Workday Adaptive Planning fosse già stato sperimentato in una divisione e avesse fornito la flessibilità e l'usabilità che stava cercando.
  • Il modello cloud avrebbe permesso a Kindred at Home di ridurre di molto gli investimenti in capitale e i tempi di implementazione e avrebbe anche dato all'azienda flessibilità per crescere, aggiungendo nuovi uffici e utenti senza alcun investimento ulteriore in apparecchiature informatiche.
  • La facilità d'uso di Workday Adaptive Planning ha ridotto i requisiti di formazione, migliorato il coinvolgimento e reso l'implementazione molto più semplice.
  • I prezzi potevano essere inseriti nel budget operativo.

Kindred at Home ha avviato l'implementazione di Workday Adaptive Planning nel 2012 e la sua adozione progressiva è partita dalla divisione Home Health. L'implementazione ha richiesto solo tre mesi e ha avuto un grande successo; entro l'anno seguente si è passati in rapida successione alle altre divisioni. Il prossimo anno di budget sarà il primo in cui l'intera azienda userà Workday Adaptive Planning per il processo di definizione del budget ed è già un successo. In azienda tutti ora usano Workday Adaptive Planning per la pianificazione del budget, fornendo una visibilità sull'intera organizzazione mai avuta prima. Gli utenti parlano di significativi risparmi di tempo e il processo ha ridotto i carichi di lavoro di oltre due mesi per il team Finance.

I vantaggi principali

Implementare Workday Adaptive Planning ha permesso a Kindred at Home di migliorare la visibilità, aumentare il coinvolgimento dei manager che si occupano del budget e ridurre la complessità del processo stesso.

I principali vantaggi del progetto sono i seguenti:

  • Incremento della produttività dei manager che si occupano del budget. Con le precedenti implementazioni, i manager che si occupano del budget trovavano il processo lungo e complesso. C'erano varie regole di aggiornamento che complicavano le cose e l'interfaccia era difficile da usare.  Mentre la frustrazione aumentava, si sperava che il team di Finance regionale avrebbe assunto il controllo della definizione del budget. Con Workday Adaptive Planning il livello di coinvolgimento dei manager di filiale è aumentato molto: essi hanno ora assunto il controllo del processo, riducendo in modo significativo il tempo che il team regionale deve dedicare al budget. Come conseguenza sono aumentate la produttività e la visibilità del processo da parte dei manager delle filiali.
  • Aumento della produttività del direttore e dell'AVP del team Finance. Prima di Workday Adaptive Planning, gran parte del consolidamento e della convalida dei budget in tutta l'azienda era responsabilità del direttore del Finance e dell'AVP regionale.  Implementando Workday Adaptive Planning, il tempo necessario è passato da cinque a tre mesi.
  • Maggiore visibilità. In Kindred at Home, prima di Workday Adaptive Planning si usavano vari strumenti per il budget e la pianificazione. Ora l'intera azienda ha una visione chiara e completa dell'intero processo, nonché una visibilità uniforme sull'intera azienda.
  • Riduzione ed eliminazione di software e costi di consulenza. Eliminando le soluzioni precedenti, Kindred at Home ha potuto ridurre il costo dei sistemi software e la relativa necessità di consulenze, ridistribuendo il personale del supporto tecnico verso altre iniziative di Kindred at Home.

Le best practice

Dato che una delle divisioni di Kindred at Home aveva già implementato Workday Adaptive Planning, il team Finance ha potuto mettere a frutto le precedenti esperienze. Mentre Workday Adaptive Planning diventava lo standard aziendale per l'intera Kindred at Home, il team Finance ha sviluppato un piano di progetto completo e si è assicurato che il CFO avesse tutte le informazioni necessarie e sostenesse l'iniziativa. Il team ha anche sviluppato un layout del modello e i calcoli che voleva vedere, in modo da essere certo che il team di implementazione fosse pronto ad agire fin dall'inizio.

Un'altra best practice raccomandata dal team consiste nel definire fin da subito una struttura organizzativa. Questo approccio è fondamentale per il successo di un modello di budget e di pianificazione. Si tratta di un'operazione relativamente semplice nelle prime fasi ma che diventa più complicata se eseguita quando il processo di definizione del budget è già avviato. È inoltre importante definire dei nomi convenzionali e delle metriche nelle prime fasi, in modo da garantire uniformità e consenso a livello generale.

Calcolare il ritorno di investimento (ROI)

Nucleus ha quantificato i costi iniziali e di gestione delle spese di sottoscrizione delle licenze software, il tempo necessario per il personale per implementare e supportare l'applicazione, quello che occorre per la formazione dei dipendenti e la consulenza per un periodo di 3 anni, per calcolare l'investimento totale di Kindred at Home in Workday Adaptive Planning.

Tra i benefici diretti quantificati c'è l'eliminazione delle spese di licenza Oracle Hyperion, dei costi di consulenza e della ridistribuzione del personale in altri progetti. Tra i benefici indiretti quantificati c'è l'aumento della produttività del team Finance, dell'IT e dei manager che si occupano del budget trainati dall'eliminazione della soluzione precedente e dall'implementazione di Workday Adaptive Planning. Sono stati calcolati sulla base del costo annuale medio a pieno carico dei dipendenti.

Non sono state quantificate le efficienze e i risparmi aggiuntivi che Kindred at Home otterrà da Workday Adaptive Planning man mano che continua a utilizzare sempre più l'applicazione.