Uno dei motivi dietro al clamoroso successo di Ricoh Australia è la sua comprensione profonda di come la tecnologia influisce sul modo di lavorare delle persone. L’azienda è sempre alla ricerca di nuovi modi per migliorare la produttività e l’innovazione al fine di rimanere competitiva. Il team HR di Ricoh, noto internamente come People & Purpose, applica lo stesso approccio nella sua strategia per il personale. È diventato un pioniere in termini di adozione di nuove tecnologie e soluzioni che “migliorano la vita lavorativa” dei collaboratori in tutta l’azienda. In passato ci volevano 3 o 4 mesi per elaborare i risultati di un sondaggio sul coinvolgimento e condividerli con il resto dell’azienda. I dipendenti avevano la sensazione che il proprio feedback non servisse a molto, i manager avevano poco materiale su cui agire e il team HR si trovava bloccato in un ciclo senza fine. Il CHRO di Ricoh Australia spiega perché l’azienda ha deciso di sostituire il suo precedente fornitore, come la nuova piattaforma consente al suo team di lavorare in modo più agile e risultati che è stata in grado di ottenere utilizzando Workday Peakon Employee Voice.
Risultati principali
- Il team HR di Ricoh ha eliminato almeno 100 ore di lavoro amministrativo, tempo che di solito sarebbe stato dedicato all’analisi dei dati, alla preparazione dei workshop, alla creazione di presentazioni e alla stesura di comunicazioni interne per ogni sondaggio.
- Dall’introduzione di Workday Peakon Employee Voice nel maggio 2019, il driver di coinvolgimento della comunicazione di Ricoh è aumentato da 6,2 a 7,3, spostandolo dal 25% più basso dei peer del settore al 25% al top. Questi miglioramenti sono stati il risultato di circa 16.000 commenti dei dipendenti.
- Il punteggio del driver di apprezzamento di Ricoh è migliorato da 6,4 a 7,3 dopo l’introduzione di un nuovo programma per l’apprezzamento nell’aprile 2019, che nello stesso periodo è aumentato da -18 a +14.
Alla ricerca di una soluzione agile per il coinvolgimento
Una dei maggiori ostacoli di altre piattaforme di engagement è costituito dal fatto che, indipendentemente dal fatto che queste siano utilizzate annualmente o in modo più regolare, tra un sondaggio e l’altro c’è sempre molto da fare. Per usare un’espressione australiana: “ci si sente come se si stesse dipingendo il Sydney Harbour Bridge”. Una volta che tutti i dati sono stati analizzati e messi in un formato che può essere condiviso con i manager e i dipendenti, è già il momento di lavorare al sondaggio successivo.
Nei primi giorni di lavoro in Ricoh, ci volevano 3 o 4 mesi per convertire tutti i dati dei sondaggi in un formato che potesse essere analizzato e presentato al resto dell’azienda. Dopo aver scoperto Workday Peakon Employee Voice, è diventato chiaro che i grandi nomi che le aziende utilizzano da un paio di decenni non sono gli unici prodotti in circolazione. Ricoh ha iniziato come tipografia, ma le persone stampano sempre meno e quindi il settore ha subito uno sconvolgimento. Quando le cose cambiano così rapidamente, avere in mano tutta la gestione dell’analisi fa un’enorme differenza; l’azienda così può eseguire sondaggi più spesso, fornire più feedback ai dipendenti e agire sui risultati senza un ritardo di 3 o 4 mesi.
Risolvere i problemi attraverso conversazioni bidirezionali
Un punto di svolta è stata la capacità di intavolare conversazioni bidirezionali. In passato, i dipendenti si lamentavano perché fornivano lo stesso feedback più e più volte, senza alcun modo di sapere se questo era stato ricevuto o aveva portato a delle azioni correttive. Questa è un’opinione comune generalmente espressa nei sondaggi sul coinvolgimento. Workday Peakon Employee Voice ha reso possibile non solo acquisire e analizzare automaticamente i feedback dei dipendenti, ma ha anche dato la possibilità di rispondere loro, sia inviando un semplice “Ci stiamo lavorando”, sia permettendo al manager del dipendente di spiegare le azioni intraprese.
Quando vengono lanciate nuove iniziative o apportate modifiche aziendali specifiche, è possibile evidenziare le azioni sono che state intraprese in risposta diretta al feedback inviato in Workday Peakon Employee Voice. In questo modo si crea un collegamento che convalida il sondaggio agli occhi dei dipendenti come qualcosa che li aiuta a migliorare la loro esperienza invece di essere una serie di caselle da spuntare. Sentire di essere ascoltate dall’azienda ha aumentato il fattore di coinvolgimento delle persone.
Convalida di nuove iniziative con il feedback dei dipendenti
L’azienda ha lanciato un nuovo programma di apprezzamento nello stesso periodo in cui è stato introdotto Workday Peakon Employee Voice. I punteggi per il driver di apprezzamento in Workday Peakon Employee Voice sono migliorati immediatamente e le persone hanno lasciato dei commenti positivi su quanto fossero contenti della nuova piattaforma. Questo non solo ha confermato la scelta della piattaforma, ma ha convalidato il feedback di Workday Peakon Employee Voice come un modo per misurare e monitorare il successo delle nostre iniziative.
Un’altra area che è stata migliorata è la comunicazione. All’inizio, i punteggi erano molto bassi, con molti feedback specifici relativi all’intranet aziendale e la necessità di una maggiore visibilità da parte dei leader senior. Dopo aver lanciato una serie di nuove iniziative di comunicazione, non solo i punteggi per il sub-driver della comunicazione sono migliorati, ma il team è stato in grado di focalizzare gli sforzi di messa a punto in base ai commenti di feedback dei dipendenti.