L’università acquisisce insight utili per migliorare l’esperienza degli studenti

Una pianificazione e un’analisi più veloci ed efficienti supportano il processo decisionale a breve e a lungo termine.

La Regent’s University London è l’unica università indipendente e senza scopo di lucro di Londra. Con Workday Adaptive Planning è passata a un modello di pianificazione continua con un sistema standardizzato di record per le performance finanziarie, aumentando il senso di proprietà delle stesse con i titolari di budget. Oggi la Regent’s University London conduce ampie previsioni a breve e a lungo termine per analizzare tutti i fattori coinvolti nella salute finanziaria futura dell’università.

Avere una maggiore flessibilità per adattarsi all’ambiente mutevole del settore della formazione ci dà maggiore controllo sul nostro futuro finanziario.

 Finance Director

Sfide

  • Incapacità di consolidare i dati di pianificazione e di budgeting di sette scuole e circa 50 centri di costo
  • Sfiducia nell’accuratezza dei dati che non forniscono insight significativi
  • Capacità limitata di previsione

Risultati

  • Maggiore controllo sul processo di pianificazione finanziaria con dati accurati e utilizzabili
  • Pianificazione e analisi più rapide ed efficienti che coinvolgono tutti gli stakeholder del budget
  • Miglioramento delle capacità decisionali per quanto riguarda il flusso di cassa a breve e lungo termine utilizzato per migliorare l’esperienza degli studenti

La Regent’s University London è l’unica università indipendente e senza scopo di lucro di Londra. Mentre le università non indipendenti ricevono finanziamenti governativi, la Regent’s University di Londra si basa sulle tasse studentesche come unico flusso di entrate per tutto: dalle lezioni, agli alloggi, alla mensa - quindi è sottoposta a pressioni finanziarie più ampie rispetto ad altre istituzioni di istruzione superiore del Regno Unito.

Incaricato di finanziare un’esperienza universitaria di qualità per gli studenti, il dipartimento finanziario aveva una moltitudine di metriche e fattori da bilanciare e inserire nel budget. Il sistema esistente non era più adatto allo scopo e il team aveva bisogno di un sistema FP&A che potesse semplificare il consolidamento e l’analisi dei dati di budgeting e di gestione delle performance.

Consolidare la complessità

La Regent’s University di Londra ha lavorato con il partner di Workday Adaptive Planning, Clear Plan, per costruire un modello di pianificazione del budget che riflettesse le esigenze della comunità multidisciplinare del campus universitario che opera su sette scuole. L’integrazione delle strutture esistenti e l’organizzazione di sessioni di briefing hanno contribuito ad accelerare l’implementazione e a preparare i gestori del budget ai vantaggi del nuovo approccio. Con Workday Adaptive Planning attivo e funzionante, il primo taglio del budget è stato fatto dopo appena sei settimane.

Un budget di prima classe

Con Workday Adaptive Planning, la Regent’s University London si è impegnata a perfezionare il suo processo di budgeting, incorporando ulteriori set di dati, passando a un modello di pianificazione continua e, infine, aumentando l’affidabilità dei report finali. Gran parte di questo ha comportato il consolidamento dei dati in Workday Adaptive Planning con un processo di pianificazione e budgeting centralizzato, molto più facile e veloce. I titolari di budget hanno anche goduto di un rinnovato senso di proprietà grazie alla maggiore visibilità dei numeri.

“In passato, il budget conteneva imprecisioni perlopiù derivanti dal complesso esercizio di consolidamento in Excel”, riferisce Carl Teigh, Finance Director at Regent’s University. “Questo significava che la fiducia nelle cifre preparate dalla finanza era scarsa e limitava il valore generato dal dipartimento finanziario, ostacolando il processo decisionale dell’università. In confronto, con Workday Adaptive Planning, la visibilità per i gestori del budget è migliorata e sono stati maggiormente coinvolti in una pianificazione finanziaria accurata. Per esempio, vedere dove c’è spazio per razionalizzare i costi e quindi massimizzare i fondi disponibili per reinvestire nel miglioramento dell’esperienza degli studenti.”

Modelli per il futuro

Ad oggi, la Regent’s University London è andata oltre il consolidamento per un processo di previsione molto più ampio che ha l’obiettivo di pianificare la stabilità finanziaria a lungo termine. Le previsioni collegano il numero di studenti, i tempi di durata dei corsi e le retribuzioni dei docenti direttamente ai dati sulle entrate per garantire che il flusso di cassa a lungo termine sia disponibile per migliorare l’esperienza degli studenti e la salute finanziaria dell’università.

“Avere una maggiore flessibilità per adattarsi all’ambiente mutevole del settore della formazione ci dà maggiore controllo sul nostro futuro finanziario. Siamo in grado di studiare i budget da più prospettive, che si tratti di esaminare un particolare centro di costo o di concentrarsi sulle spese professionali per identificare tendenze al rialzo o al ribasso. Oltre alla nostra previsione annuale, ora siamo in grado di creare modelli da tre a cinque anni in anticipo e ricavare insight a livello aziendale per la salute futura dell’università. I movimenti significativi che siamo stati in grado di individuare e affrontare utilizzando Workday Adaptive Planning semplicemente non sarebbero stati possibili con il nostro sistema precedente.”

I movimenti significativi che siamo stati in grado di individuare e affrontare utilizzando Workday Adaptive Planning semplicemente non sarebbero stati possibili con il nostro sistema precedente.

 Finance Director


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