Solo un’azienda globale può affrontare le sfide del mercato globale odierno. Con sede a Copenhagen, in Danimarca, Ramboll sviluppa soluzioni ingegneristiche sostenibili a lungo termine. L’azienda opera in diversi settori, dall’edilizia ai trasporti e dall’energia all’ambiente e alla salute, e in diverse aree del mondo, dai paesi nordici all’India e agli Stati Uniti, e gestisce più di 40.000 progetti ogni anno in tutto il mondo.
Secondo Søren Carlsen, direttore HR del gruppo Ramboll, in un’azienda con così tanto personale il talento è fondamentale. Per lui, le persone sono l’anima dell'azienda. “Assumiamo i migliori talenti disponibili sul mercato e chiediamo loro di lavorare insieme, come un team, per fornire servizi professionali ai nostri clienti. Le persone sono la nostra vera forza.”
Ramboll è passata da 2.000 dipendenti nel 2000 a 13.000 dipendenti nel 2016, in gran parte attraverso acquisizioni, ma anche attraverso una crescita organica annuale. Con l’espansione di Ramboll, il team di management dell’azienda si è reso conto di non avere visibilità sui propri talenti a livello globale. La sfida? Assenza di una piattaforma HR e di una gestione integrata dei talenti. Per questo Ramboll ha scelto Workday.
Il punto di svolta per l’azienda
In seguito alle acquisizioni, Ramboll si è ritrovata con una serie di sistemi HR locali diversi per ogni paese. “Non avevamo un database HR unificato”, spiega Carlsen. “Non eravamo nemmeno sicuri di quanti dipendenti avesse l’azienda. Non avevamo processi globali, ma solo processi locali. Non avevamo una metodologia comune, un modello, un linguaggio o una visione condivisi, per la gestione delle risorse umane e dei talenti.”
Con l’espansione dell’azienda, ci siamo ritrovati a lavorare a progetti sempre più grandi, coinvolgendo dipendenti dislocati in diverse parti del mondo. Secondo il comitato esecutivo, la capacità di ridistribuire i talenti in modo fluido e senza intoppi era fondamentale per il successo di Ramboll.
“Questa necessità nasceva dal fatto che eravamo passati da 2.000 a 13.000 dipendenti, il che era fantastico”, afferma Carlsen. “Ma se volevamo continuare a crescere come speravamo, dovevamo adottare un altro approccio. Questo era il business case.”
Il punto di svolta c’è stato quando le linee di business hanno cominciato a entrare in crisi. “È stato molto difficile ridistribuire talenti e competenze tra le diverse linee di business nei diversi paesi perché non c’era un linguaggio comune, non avevamo un sistema”, spiega.
A causa della mancanza di un linguaggio comune sui talenti e di una metodologia per allineare ruoli e competenze, Ramboll ha riscontrato dei problemi quando ha dovuto reclutare personale da diversi paesi per un progetto specifico. A volte si trattava di cose semplici, come la diversa percezione delle competenze richieste e della responsabilità di un senior project manager.
Soluzione integrata e pensata per il cloud
Quando Ramboll ha iniziato a cercare un nuovo approccio, ha rapidamente ristretto la ricerca alle soluzioni cloud. “Ciò che per noi era fondamentale era disporre di un sistema cloud con una tecnologia facilmente accessibile tramite browser, rispetto a un ERP più classico”, afferma Carlsen. “Non volevamo investire molto nella struttura IT interna.”
“Workday fornisce una soluzione integrata di gestione delle risorse umane e dei talenti”, spiega Carlsen. Altre aziende prese in esame da Ramboll ponevano in evidenza aspetti come la gestione dei talenti o le assunzioni. Solo Workday aveva ciò di cui Ramboll aveva bisogno in un’unica soluzione sul cloud.
Con Workday non è necessario costruire integrazioni tra i principali dati HR e i talenti. “La soluzione integrata di Workday riduce i costi e il rischio di errori”, dice Carlsen. Ma era anche fondamentale che la tecnologia fosse facile da usare. Disporre di un sistema unificato giocava un ruolo importante in questo senso. “Con Workday, è facile cercare i dati specifici o l’analisi che si desidera, perché non c’è bisogno di uscire dal sistema per controllare i report di diversi moduli per poi combinarli. Questo lo rende molto più facile da usare rispetto ad altri sistemi.”
Infine, Ramboll aveva bisogno di un sistema flessibile che potesse supportare le best practice globali e contemporaneamente adattarsi alle normative locali. E Workday era in grado di farlo. “Nei paesi in cui operiamo, non si è mai presentata una situazione in cui non è stato possibile adattare un processo affinché fosse conforme alle normative locali”, afferma Carlsen.
Un servizio migliore con le stesse risorse
L’implementazione di Workday da parte di Ramboll è iniziata a settembre 2011. “Dalla firma del contratto alla messa in funzione nell’intera organizzazione dei processi dei dati HR, ci sono voluti 14 mesi, come da scadenze programmate e nel rispetto del budget”, dice Carlsen.
I vantaggi del sistema unificato sono già evidenti a Carlsen e al suo team, anche dopo solo pochi mesi. Ciò che salta subito all’occhio è la facilità con cui è possibile apportare modifiche. “Con un sistema ERP tradizionale, per apportare una modifica avremmo dovuto chiamare un consulente, che sarebbe costato 300 dollari all’ora e ci avrebbe impiegato 14 giorni. Con Workday, basta dire “Bisogna modificare questo processo” e in meno di mezz’ora il gioco è fatto.”
Inoltre, ora che l’azienda può ottenere dati chiari e accurati sulla forza lavoro grazie a Workday, il ruolo dell’HR sta diventando sempre meno reattivo e sempre più proattivo.
“Siamo in grado di fornire servizi di qualità superiore e una migliore intelligence HR all’azienda con le stesse risorse”, dice Carlsen. “Prima di Workday, non disponevamo quasi di nessun dato HR. Potevamo fornire solo servizi di base. Ora ci stiamo evolvendo per fornire dati in tempo reale. Possiamo iniziare a costruire un modello di pianificazione della forza lavoro che supporterà l’azienda nella sua strategia di crescita. In passato, avevamo poche possibilità di fornire insight significativi.”
“Invece di stare seduti ad aspettare che le cose accadano, possiamo prepararci per ciò che, con buona probabilità, accadrà”, dice Carlsen. “Per esempio, possiamo anticipare un possibile turnover. In qualsiasi momento, possiamo fornire cifre accurate sul turnover, in modo che i responsabili delle linee di business sappiano quanti dipendenti, approssimativamente, lasceranno l’azienda l’anno successivo per ciascuna famiglia professionale. E possiamo essere preparati. Anche se non possiamo prevedere esattamente il futuro, saremo più agili.”
Creare un’intesa comune
Di gran lunga, il beneficio più grande per Ramboll è la maggiore comprensione tra i suoi uffici, così distanti gli uni dagli altri. “Avere un unico sistema crea una mentalità condivisa. Crea un linguaggio comune”, spiega Carlsen. “Possiamo cominciare a parlare di scambio di talenti in un modo nuovo”.
Carlsen e il suo team hanno anche implementato processi globali per lo sviluppo dei talenti e la gestione delle performance. “Ciò non sarebbe stato possibile senza un sistema globale come Workday", osserva.
“La nostra offerta per il mercato è costituita da progetti basati sulla conoscenza per un mondo sostenibile. Per essere in grado di farlo, dobbiamo poter combinare il talento e l’esperienza da diverse parti della nostra azienda, farlo velocemente e farlo in un modo che soddisfi le esigenze dei clienti”, continua.
“Grazie a Workday, abbiamo una conoscenza più approfondita della nostra azienda. È più facile assegnare i dipendenti ai nostri progetti nel miglior modo possibile, per servire i nostri clienti al meglio e farlo il più velocemente possibile. Allo stesso tempo, possiamo ridurre il rischio all’interno della nostra organizzazione, perché sappiamo cosa potrebbe accadere e siamo preparati.”