Viviamo in un mondo complesso in costante cambiamento: lo sa bene INTO University Partnerships Limited, ente globale con sede a Brighton (Regno Unito) che si occupa di creare partnership tra istituti accademici. Tramite delle joint venture, INTO mette in contatto università di prestigio e studenti in cerca di esperienze di studio internazionali.
Il team Finance di INTO è responsabile dei bilanci della società, che devono chiudere in positivo in un contesto di mercato e di settore in continua evoluzione.
Anche se gli istituti accademici e i rappresentanti accolgono studenti da tutto il mondo, ciascun territorio ha un budget separato. In passato, per ricavare un quadro d'insieme dell'azienda, il team Finance doveva verificare e integrare 60-70 fogli di calcolo con valute diverse. Un processo lungo, faticoso e tedioso.
Di fronte a cambiamenti sempre più rapidi e incalzanti, INTO ha capito di dover aggiornare la propria soluzione di FP&A per aumentarne l'efficienza e mettere a frutto le funzioni di previsione e modellazione.
Team Finance: un'unica fonte di informazioni che porta vantaggi a una realtà fatta di sedi lontane fra loro
INTO ha scelto Workday Adaptive Planning e ha lavorato con il nostro partner Clear Plan, il quale ha illustrato ai responsabili delle decisioni di INTO il valore di tale soluzione e le sue possibilità di integrazione con il Management Information System di INTO.
Il team Finance di INTO non ci ha messo molto a capire il potenziale rivoluzionario di Workday Adaptive Planning. Decine e decine di fogli di calcolo venivano consolidati in un solo report con i dati finanziari, che fungeva da unica fonte di informazioni. Il controllo delle versioni e gli errori sono stati quasi del tutto eliminati, dando così notevole impulso alla produttività del team. In più, le funzionalità della dashboard consentivano agli stakeholder aziendali di avere accesso ai dati in tempo reale.
"Ora non solo sappiamo che le informazioni sono corrette e si trovano in un unico luogo, ma possiamo anche gestire e monitorare le cifre da remoto", ha dichiarato Chris Wright, Group Reporting Analyst di INTO. "Un fatto di importanza decisiva, soprattutto perché ogni joint venture (università e assistenza studenti in ciascun paese) è diversa dalle altre e ha budget e obiettivi propri."
Modellare l'impatto di Brexit
Per INTO, l'importanza di disporre di previsioni e modellazioni più avanzate si è fatta sentire soprattutto dopo il referendum su Brexit.
"Ovviamente Brexit ha inferto un duro colpo alle certezze di chi vuole studiare nel Regno Unito", ha dichiarato Wright. "Il numero crescente di studenti che preferiscono gli USA al Regno Unito per la loro esperienza di studio all'estero probabilmente vedrà un balzo a seguito dell'uscita del Regno Unito dall'UE. Il trend avrà ripercussioni notevoli sui bilanci di INTO, per non parlare di altri aspetti quali le variazioni dei tassi di cambio. Ora siamo in grado di modellare questi cambiamenti con rapidità e con discreta precisione e di capire le implicazioni che comportano per l'intera azienda. Un risultato inimmaginabile prima dell'adozione di Workday Adaptive Planning."
Il team Finance diventa il precursore del futuro
Uno degli effetti di Workday Adaptive Planning è stato promuovere la collaborazione interna di INTO. Degli 80 utenti Adaptive, la metà non ha funzioni finanziarie, ciò dimostra quanto sia semplice da usare. I dipendenti inseriscono i dati direttamente in Worday Adaptive Planning: in questo modo vengono responsabilizzati e si ottiene un'accuratezza dei dati migliore. Ora si discute di come vadano usati i dati e non più se questi siano validi o meno.
Per il futuro, INTO punta a modellare il flusso di cassa e il personale creando piani strategici quinquennali. In più, vuole espandere i rolling forecast in modo da rendere Workday Adaptive Planning la risorsa quotidiana di riferimento per tutti i dati finanziari.
"In precedenza il team Finance aveva una funzione più di back-office, occupandosi di fare i conti e verificare i dati", spiega Wright. "Grazie alla fiducia che il personale ripone nei dati di Workday Adaptive Planning, siamo diventati molto di più dii un partner aziendale, forniamo consulenza e guida nei processi decisionali. Ora siamo in grado di soddisfare le richieste del CdA in modo facile e veloce e di analizzare i dati da una miriade di prospettive diverse per ricavarne insight utili per l'azienda. Ma ciò che dimostra ancor meglio l'utilità di Workday Adaptive Planning è il fatto che lo usiamo continuamente. È questa la vera prova del nove."