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Comprendre les bases : Qu'est-ce qu'un système de gestion financière ?

Ce guide rapide présente les nouvelles exigences de la fonction Finance, ce qu'il faut savoir sur les systèmes de gestion financière et comment ils aident les entreprises à s'adapter à un monde en pleine évolution.

Ce blog fait partie d'une série consacrée aux technologies qui aident les entreprises à gérer leurs ressources RH et Finance.

Dans un monde qui change, les méthodes de travail doivent évoluer pour devenir plus intuitives, rapides et agiles. C'est d'autant plus vrai pour la Finance. Grâce à des données pertinentes et à des capacités d'intelligence artificielle, de Machine Learning et d'analytics toujours plus puissantes, les organisations financières se transforment et prennent des décisions plus éclairées.

Dans ce blog, découvrez l'évolution des besoins de la Finance, ce qu'il faut savoir sur les systèmes de gestion financière et comment ils aident les entreprises à s'adapter à un monde en pleine évolution et à identifier de nouvelles opportunités.

 

Pourquoi une entreprise doit-elle avoir un système de gestion financière moderne ?

Le succès d'une entreprise repose sur sa fonction Finance, et l'implication des équipes financières dans la prise de décisions ne cesse de croître. Offrant des insights aux acteurs de l'entreprise, depuis le marketing et les ventes jusqu'au produit et aux opérations, l'analyse des données guide la stratégie et fournit un contexte sur l'impact financier des décisions.

Selon Workday, 2 critères sont essentiels pour y parvenir : un accès facile aux dernières données RH et Finance et la possibilité de rapprocher ces données à des données externes pour réaliser des rapports et des analyses multidimensionnels. Grâce aux données non financières, en particulier celles des systèmes opérationnels, les entreprises peuvent aller au-delà des chiffres avec des informations plus détaillées sur les moteurs de performance. Ces capacités leur permettent de prendre des décisions et de planifier avec plus d'efficacité.

 

Quel est l'impact de la technologie sur un système ou un processus financier ?

La base d'un système financier performant n'est pas toujours visible : il s'agit d'un socle technologique permettant de réunir au même endroit les transactions, rapports et analyses et ainsi de planifier, traiter, analyser et produire des rapports sur les données sans quitter le système. Avec un système de gestion financière dans le Cloud, tout cela devient possible.

Grâce aux workflows de gestion automatisés intégrés au système, vous pouvez rapidement créer de nouveaux processus ou modifier les processus fournis pour les adapter aux changements ou réglementations du secteur. Le niveau de sécurité doit être suffisant pour protéger les données, les transactions, le traitement et les applications, et faciliter la surveillance de l'accès et des modifications.

Le regroupement des transactions et des analyses dans un seul système, où toutes les données sont stockées « in-memory », permet le traitement des transactions en temps réel, la consolidation et le reporting des données financières en un seul endroit. Toute transaction avec un impact comptable est instantanément disponible pour le reporting et l'analyse au sein du même système. La Finance peut si besoin créer des rapports consolidés à la demande sur plusieurs entités juridiques et devises, réduisant ainsi considérablement le temps de clôture. Avec un système unifié, City Year a par exemple accéléré sa clôture mensuelle et trimestrielle de 40 %, tandis que AAA Northern California, Nevada & Utah a réduit sa clôture trimestrielle de 10 à 5 jours.

En bref, un système de gestion financière adapté à notre monde en constante évolution doit :

  • Donner une vision complète, précise et en temps réel de votre entreprise.
  • Offrir des insights contextuels pertinents à vos dirigeants.
  • Permettre d'intégrer les changements au niveau de l'entreprise, des processus et du reporting sans perturber les activités.

 

A quelles difficultés spécifiques les équipes Finance sont-elles confrontées aujourd'hui ?

La Finance doit fournir des informations stratégiques qui vont au-delà des informations comptables proposées par les systèmes traditionnels. Avec un plus grand nombre d'acteurs impliqués et un environnement économique en constante évolution, la Finance doit offrir des insights pertinents pour la prise de décision.

Or, de nombreuses équipes Finance ont du mal à y parvenir. Elles gèrent encore les tâches transactionnelles traditionnelles et consacrent la majeure partie de leur temps à collecter des données plutôt qu'à les analyser. Il leur est donc impossible de devenir le partenaire stratégique dont l'entreprise a vraiment besoin. Les systèmes financiers fragmentés ou obsolètes rendent difficile, voire impossible, l'accès aux données dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin. Dans de nombreuses entreprises, des données utiles sont bloquées dans des outils traditionnels, des feuilles de calcul et des silos organisationnels. Inaccessibles, elles ne peuvent pas être combinées à des sources de données externes pour élaborer les modèles de données et les prédictions nécessaires à la réussite des entreprises.

Dans le monde entier, les risques ne cessent de se multiplier pour les directeurs financiers : rythme effréné des changements technologiques, impact de la transformation digitale, augmentation des contrôles réglementaires, problématiques de confidentialité des données et de cybersécurité, incertitude liée au contexte économique et volatilité des marchés financiers. Pour mieux gérer les risques dans un monde qui bouge, les équipes Finance doivent pouvoir agir plus rapidement avec des informations en temps réel issues de toute l'entreprise.

Pour mieux gérer les risques dans un monde qui bouge, les équipes Finance doivent pouvoir agir plus rapidement avec des informations en temps réel issues de toute l'entreprise.

 

Comment fonctionnent les systèmes de gestion financière traditionnels ?

Les solutions traditionnelles ont été conçues pour automatiser et simplifier la comptabilité à des fins de reporting financier. Ce processus a toujours été rigide et linéaire, depuis la capture des transactions des livres auxiliaires jusqu'à leur intégration dans le système comptable. A mesure du traitement, les transactions sont agrégées, avec au final des écritures comptables ne permettant pas une analyse détaillée des transactions. Le reporting financier dépend alors uniquement de la configuration des éléments de la clé comptable lors de l'implémentation initiale.

Les entreprises doivent ainsi investir dans des data warehouses, des solutions de Business Intelligence et des outils de reporting pour obtenir des insights et un reporting plus détaillés. Cette approche non intégrée implique la création et la maintenance d'intégrations coûteuses, nécessite davantage d'efforts pour rapprocher les données et expose les entreprises à des risques d'erreurs. A terme, elle créé des silos de données déconnectées.

Avec des systèmes disparates pour la comptabilité, la consolidation, le rapprochement, les achats, les revenus, la conformité et autres fonctions, votre environnement de gestion financière devient encore plus complexe. Des systèmes fragmentés empêchent de fournir des insights en temps réel à l'entreprise et de suivre le rythme de la croissance et du changement. Modifier ou faire évoluer ces systèmes pour répondre aux besoins d'une organisation en pleine mutation est lent, coûteux, voire quasiment impossible dans certains cas.

 

En quoi les systèmes de gestion financière dans le Cloud sont-ils différents ?

Workday Financial Management est une solution Cloud conçue pour fournir une vision stratégique complète de votre entreprise. Finis les processus rigides qui agrègent les transactions nécessaires à la génération des rapports financiers. Une fois saisies, les transactions conservent toutes leurs informations et sont immédiatement intégrées aux rapports financiers et opérationnels. Avec un seul système Cloud pour capturer toutes les transactions et prendre en charge les processus métier fondamentaux, votre équipe Finance a accès aux informations approuvées en temps réel. Ce modèle du « Power of One », une seule source de données, un seul modèle de sécurité et une seule expérience, permet aux entreprises de réaliser la planification, l'exécution et l'analyse dans un seul système.

Ainsi, Life Time Fitness dans l'État du Minnesota a intégré ses données financières à un logiciel RH pour un traitement systématique des transactions et approbations financières et paie. Avec une solution Cloud, l'entreprise reste à jour avec les obligations réglementaires et réduit les délais de clôture, ce qui laisse plus de temps pour l'analyse des données et des résultats.

Au Canada, Bill Gosling Outsourcing a également déployé un système financier dans le Cloud. Ses délais de clôture ont ainsi diminué de 30 % et la préparation du processus de clôture a été considérablement simplifiée. Dans son ancien ERP, l'entreprise passait par 3 ou 4 états financiers intermédiaires avant de valider la version définitive. Avec un système Cloud, seules 2 versions sont nécessaires.

 

Pourquoi les données en temps réel sont-elles importantes dans la gestion financière ?

Dans les organisations, un énorme volume de données circule quotidiennement. Lorsqu'une entreprise exploite ces données et les analyse avec efficacité, elle prend de meilleures décisions plus rapidement. Avec l'analytics, elle peut par exemple identifier les clients les plus rentables en temps réel. De tels insights impliquent habituellement des solutions d'analyse distinctes, en-dehors de votre système de gestion financière. Des fonctions telles que le marketing utilisent les données pour transformer l'expérience client et améliorer la personnalisation. Les dirigeants d'entreprise créent de nouveaux flux de revenus en proposant, en plus des produits, des services basés sur les données. Des analyses approfondies des données rendent la prédiction des revenus plus sophistiquée et précise. La combinaison de données financières et d'informations non financières (telles que les données des consommateurs ou d'autres systèmes opérationnels) génère une nouvelle vision stratégique.

Pouvoir analyser en temps réel les données dans toutes les dimensions de l'entreprise vous permet d'interagir avec elles pour comprendre les moteurs de performance. Vous pouvez comprendre des éléments comme les dépenses par fournisseur, campagne ou collaborateur, ainsi que les pertes et profits par client et produit, le tout sans avoir besoin de data warehouses distincts ou d'outils de reporting supplémentaires. Ces informations métier riches sont présentées sous la forme de scorecards et de tableaux de bord financiers, accessibles depuis des appareils mobiles. Les dirigeants disposent d'un instantané de l'entreprise en temps réel pour toujours avoir un œil sur les indicateurs les plus importants. Imaginez des tableaux de bord avec des indicateurs clés à jour montrant si des chiffres sont erronés ou si des fonds doivent être déplacés, ou à quel niveau l'entreprise pourrait progresser sur le marché. Avec des données en temps réel, il n'y a pas de mauvaise surprise en fin d'exercice et il est plus facile d'anticiper une évolution rapide du contexte.

Avec un système de gestion financière dans le Cloud, Redstone Credit Union a augmenté de 133 % le temps consacré aux analyses, par rapport à la collecte de données. Résultat, l'entreprise a pu :

  • Consacrer moins de temps aux tâches manuelles et fastidieuses en faveur d'activités de comptabilité stratégiques.
  • Simplifier les enquêtes comptables.
  • Améliorer la capacité de la fonction Finance à servir l'entreprise.

 

Comment le rôle de la fonction Finance est-il redéfini au sein des entreprises ?

Dans le monde connecté d’aujourd’hui, les directeurs financiers sont constamment sollicités. Les informations financières et les rumeurs de marché se propagent rapidement au niveau mondial. Les PDG attendent de la fonction Finance des insights permettant de prévenir les risques, repérer de nouvelles opportunités et affronter les chocs économiques ainsi que la volatilité du marché. La valeur actuelle et future de l'entreprise et la qualité de ses insights sont devenues indissociables.

Malheureusement, de nombreuses fonctions Finance ne sont toujours pas en mesure de fournir ces insights. Leurs efforts de transformation sont encore insuffisants. En matière d'adoption de la technologie, elles sont en retard par rapport aux autres fonctions de l'entreprise. Il est donc impératif pour la fonction Finance d'avancer et de s'ouvrir à la technologie afin de jouer un rôle plus stratégique au sein de l'entreprise.

Tout système de gestion financière doit aller au-delà de la simple gestion des contrôles financiers et des transactions pour offrir une véritable vision stratégique.

 

Sur quel critère évaluer un système de gestion financière dans le Cloud ?

Tout système de gestion financière doit aller au-delà de la simple gestion des contrôles financiers et des transactions pour offrir une véritable vision stratégique qui peut transformer votre entreprise. Workday a repensé l'approche de la gestion financière en proposant un seul système Cloud pour tous les processus financiers. Un système pour :

  • Guider votre entreprise avec une véritable vision stratégique. Un système Cloud natif avec un modèle de données orienté objet « in-memory » qui capture les transactions en temps réel, prend en charge les processus métier fondamentaux et permet aux équipes Finance de prendre des décisions plus rapidement.
  • Consolider et clôturer en toute confiance. L'architecture Cloud de Workday élimine les longs processus linéaires et complexes pour une approche plus rapide, agile et précise. Plutôt que d'attendre chaque mois, trimestre ou fin d'année pour avoir une vue consolidée de l'entreprise, vous pouvez accéder à ces informations à tout moment.
  • Anticiper et se préparer. Workday associe les transactions Finance et RH avec des fonctions de reporting et de planification, éliminant ainsi le mouvement et le rapprochement des données pour créer un processus de planification plus itératif et efficace qui utilise des données transactionnelles actualisées.
  • Gérer les risques de manière proactive et efficace. Workday va au-delà de la simple surveillance des transactions, et fournit une piste d'audit « en continu » pour intégrer tous les changements. Les entreprises peuvent gérer, superviser et configurer les droits d'accès, ainsi que définir des seuils et séparer les tâches. Workday les aide ainsi à réduire la fraude et les risques.
  • Oser le changement. Le changement étant constant, des modifications et configurations peuvent être effectuées à tout moment dans Workday. Une fois les modifications configurées, elles s'appliquent immédiatement aux organisations, transactions et rapports concernés au niveau de la Finance, des RH et de la planification.

 

Quelles sont les perspectives de la gestion financière dans le Cloud ?

L'étude de marché Gartner¹ prédit que « d'ici à 2024, 60 % de tous les nouveaux projets d'applications de gestion financière de moyenne envergure et 30 % des projets importants et internationaux seront des implémentations publiques dans le Cloud. »

De plus : « D'ici 2024, les technologies digitales seront plus performantes et efficaces, et offriront de meilleures capacités d'élaboration budgétaire et d'analyse et de clôture financières, intégrées dans la solution de gestion financière de base », explique Gartner. Les principaux attraits des solutions de gestion financière dans le Cloud sont les suivants :

  • « La possibilité de toujours disposer de la dernière version (les clients ont généralement une ou deux versions de retard).
  • Une interface plus conviviale qui facilite la formation et l'intégration.
  • Des fonctionnalités digitales, y compris l'intelligence artificielle (IA), le Machine Learning (ML) et l'automatisation des processus robotisés (RPA). La plupart de ces fonctionnalités ne peuvent pas être ajoutées ultérieurement aux plateformes traditionnelles sur site.
  • Une agilité améliorée grâce à une intégration plus rapide de nouvelles fonctionnalités telles que la facturation des abonnements, la constatation de revenus et les plateformes de comptabilité générale.
  • Un outil davantage centré sur les utilisateurs finaux (de la Finance) qui gèrent les applications, avec moins de dépendance vis-à-vis de l'équipe informatique. »
Un logiciel de gestion financière performant vous aide à gérer facilement le changement, à faire preuve de résilience en période d'incertitude et à réagir de façon proactive et stratégique.

 

Se transformer pour réussir

Pour convertir les menaces en opportunités, les entreprises doivent être agiles et disposer de données et d'informations stratégiques exploitables facilitant la prise de décisions rapides et précises. Elles doivent simplifier l'audit et la conformité, consolider et clôturer la comptabilité plus rapidement, et modéliser des stratégies pour se préparer au futur. Un système de gestion financière reposant sur la bonne technologie peut répondre à tous ces besoins et plus encore. Un logiciel de gestion financière performant vous aide à gérer facilement le changement, à faire preuve de résilience en période d'incertitude et à réagir de façon proactive et stratégique.

 

¹Gartner, « Magic Quadrant des solutions Cloud de gestion financière destinées aux ETI, grandes entreprises et multinationales, » John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter, 13 mai 2019. Gartner ne soutient aucun fournisseur, produit ou service en particulier présenté dans ses études et n'engage aucun utilisateur à choisir uniquement les fournisseurs affichant les meilleures évaluations ou autres distinctions. Les publications des études de Gartner correspondent à ses opinions en tant qu'organisme de recherche et ne doivent pas être interprétées comme des énoncés de faits. Gartner décline toute responsabilité, expresse ou tacite, relative à cette étude, y compris quant à sa valeur marchande ou son adéquation avec un sujet en particulier.