Relever les défis de l'entreprise internationale avec Workday : interview avec le VP of Finance Solutions chez Aon

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant d'en partager la traduction.

En gaélique, le mot Aon signifie « Unité », un nom approprié pour une entreprise qui s'est développée grâce à plus de 500 acquisitions pour devenir l'un des prestataires de services les plus réputés au monde. Présente dans 120 pays avec plus de 50 000 collaborateurs, Aon est unie par son objectif le plus important : servir ses clients.

Au fur et à mesure que l'entreprise s'est développée dans le monde entier, sa gestion est devenue de plus en plus complexe. La cohabitation de systèmes non connectés les uns aux autres rendait difficile - et coûteux - la visibilité globale sur l'organisation et l'intégration rapide des acquisitions. Les problèmes de plus en plus nombreux ont amené Aon à prendre une grande décision : le temps était venu de procéder à un changement de technologie à l'échelle mondiale.

« Nos anciens systèmes de finance et de RH ne pouvaient pas prendre en charge l'évolution rapide de nos activités internationales », déclare Jim Kendall, VP of Finance Solutions chez Aon. « Pour être leader dans notre secteur et offrir le meilleur service possible à nos clients, nous devons pouvoir nous appuyer sur de bonnes bases technologiques : des systèmes qui soutiennent notre croissance et donnent à nos collaborateurs les outils et les capacités dont ils ont besoin pour réussir dans leur mission. »

Aon a choisi les solutions Workday pour s'équiper d'un système unique à l'international pour ses fonctions Finance et RH. Nous nous sommes entretenus avec M. Kendall pour mieux comprendre les défis liés à une croissance internationale rapide, son point de vue sur le risque potentiel lié au Cloud et les répercussions les plus importantes qu'il a constatées sur l'activité.

Qu'est-ce qui a motivé Aon à changer de technologie ?

Au fur et à mesure de notre croissance via des acquisitions, la diversité de nos systèmes et processus est devenue un véritable problème. Il était en effet difficile pour nos dirigeants d'avoir une vision d'ensemble sur nos effectifs et nos résultats financiers : nous ne disposions pas d'une unique source d'analyses pour la gestion financière et les RH. Cela se traduisait également par un coût total de possession élevé.

La complexité croissante de l'entreprise rendait également difficile l'intégration de nouvelles sociétés dans l'organisation. Nous faisions plusieurs acquisitions par an et l'intégration des nouvelles entités pouvait s'avérer difficile.

Un changement s'imposait : nous avons donc décidé d'opter pour un modèle opérationnel unique dans le Cloud au niveau mondial pour la gestion financière et les RH.

En tant qu'entreprise qui aide d'autres organisations à comprendre et à gérer les risques, comment Aon voyait-elle le transfert de la finance dans le Cloud du point de vue des risques ?

Je pense que le passage de la finance et des RH dans le Cloud devient inévitable pour certaines entreprises, et qu'il peut être encore plus risqué de ne pas effectuer ce changement. Face aux inquiétudes de certains concernant le Cloud, je leur pose la question suivante : pouvez-vous gérer les risques mieux qu'un fournisseur qui fait cela 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et dont c'est le cœur de métier ?

Pour Aon, le passage au Cloud a été l'occasion de simplifier les choses et de profiter des mises à jour semestrielles qui nous permettent de rester en phase avec les évolutions technologiques. Transférer des données (de la finance aux RH via des entrepôts de données et autres « data centers » internationaux) présente aussi un risque considérable. Le fait de disposer d'un seul système Cloud pour la finance et les RH réduit considérablement ce risque.

Pourquoi Aon a choisi Workday ?

Nous avons formé un comité de pilotage composé de responsables RH, Finance, Achats, Informatique et Audit pour discuter des avantages d'une plateforme partagée pour la Finance et les RH plutôt que de continuer à utiliser la plateforme traditionnelle et d'intégrer ces systèmes.

3 choses nous paraissaient très importantes : nous avions besoin d'un système qui nous permettait de contrôler efficacement différents sites dans le monde entier, d'obtenir des analyses probantes avec la capacité d'agir sur les données et de réduire notre coût de possession. Workday proposait tout cela.

En quoi le fait d'avoir un seul système international pour la finance et les RH a-t-il eu un impact sur l'entreprise ?

Workday a changé nos processus de plusieurs façons. Tout d'abord, le fait d'avoir un seul système pour la finance et les RH a amélioré nos capacités d'analyse, avec la possibilité d'agir directement à partir des rapports. Nos collaborateurs du monde entier ont également accès à des données en temps réel qui leur permettent de mieux comprendre le fonctionnement de l'entreprise et l'impact de leurs actions sur notre rentabilité et nos dépenses. Nous pouvons nous pencher sur les écarts importants, en comprendre les causes et prendre des mesures dans un seul et même système.

« La relation a été différente de celle que nous avions avec nos fournisseurs précédents où l'on achetait le logiciel sans aucun véritable service après-vente ensuite. Pour la plupart d'entre nous qui travaillons dans le domaine depuis longtemps, le partenariat est un élément auquel nous accordons beaucoup d'importance. »

Nous sommes également en mesure d'intégrer les acquisitions plus rapidement. En tant qu'entreprise de services, les collaborateurs sont notre plus grand atout. Il est donc important que ces derniers sentent qu'ils font partie d'une entreprise qui va leur fournir les outils nécessaires. Lorsque nous accueillons de nouveaux employés, nous nous assurons qu'ils disposent automatiquement des outils RH et Finance dont ils ont besoin, notamment pour la gestion des notes de frais et de la facturation.

Cela nous aide également à stimuler l'engagement de nos collaborateurs provenons d'une entreprise que nous avons acquise : ceux-ci sont plus enthousiastes à l'idée d'utiliser une nouvelle plateforme, plutôt qu'un système ERP traditionnel. Par le passé, un grand défi lors d'une acquisition consistait à déterminer où intégrer les personnes au sein de l'organisation. Le fait d'avoir une visibilité en temps réel sur l'organisation nous permet d'évaluer rapidement l'impact d'une acquisition et de déterminer où se trouvent les besoins nouvellement créés.

La capacité d'intégrer plus rapidement les acquisitions a-t-elle contribué à réduire les risques ?

Indubitablement. Le fait de pouvoir intégrer une entreprise plus rapidement permet de réduire le temps entre la conclusion de l'accord et le moment où les personnes sont opérationnelles, ce qui limite considérablement les risques et augmente nos chances de réussite.

Un autre défi lié à une croissance internationale rapide consiste à maintenir la cohérence des processus et des contrôles. Workday nous a permis d'uniformiser nos processus dans le monde entier, mais aussi d'adapter nos opérations aux exigences de chaque pays, telles que la conformité aux règlementations locales en matière d'imposition ou de déclaration des frais réels.

Comment s'est déroulé le processus de déploiement lors du passage à Workday ? Avez-vous noté quelque chose en particulier ?

J'ai été surpris par la transparence de Workday. Nous avons immédiatement été en mesure de montrer à tous nos collaborateurs, qu'ils soient de l'équipe Finance ou de la direction régionale, à quoi ressemblait Workday et comment ils pouvaient l'utiliser. Le système bousculait leurs habitudes, c'est certain, mais c'était aussi ce qu'ils attendaient d'une application moderne : vous pouvez y accéder à partir de votre téléphone mobile, utiliser des fonctions de recherche et d'y accéder n'importe où, à tout moment. Cela a grandement favorisé l'adoption enthousiaste de Workday par nos collaborateurs. J'ai également été ravi par la facilité avec laquelle se font les mises à jour, au rythme de 2 par an. Nous avions du mal à croire que ce serait facile, mais nous avons trouvé des moyens de l'intégrer à notre stratégie.

Ce qui a vraiment contribué à notre réussite pendant le déploiement, c'est le partenariat à long terme établi entre Workday et Aon. Nous étions très dépendants de la roadmap de Workday pour avoir une présence dans certains pays ; nos attentes ont été comblées.

La relation a été différente de celle que nous avions avec nos fournisseurs précédents où l'on achetait le logiciel sans aucun véritable service après-vente. Pour la plupart d'entre nous qui travaillons dans le secteur depuis longtemps, le partenariat est un élément auquel nous accordons une importance capitale.