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Cinq questions posées à Paul Hamerman sur la planification opérationnelle et financière

Vice-président et analyste principal chez Forrester, Paul Hamerman s'intéresse tout particulièrement aux applications financières et de gestion des ressources humaines, ainsi qu'aux tendances et orientations de l'ensemble du marché des applications d'entreprise. Lors de notre webinar du 18 juillet, Paul a répondu à cinq questions clés que doivent nécessairement se poser les entreprises au moment de rechercher des solutions de planification opérationnelle et financière adaptées au monde économique moderne.

Comment les entreprises s'appuient-elles sur la planification des effectifs pour se développer et prospérer dans l'économie d'aujourd'hui ?

Les fonctionnalités de planification et de modélisation opérationnelles sont utilisées dans plusieurs cas. Par exemple, les entreprises utilisent régulièrement la planification pour prévoir ou budgétiser les coûts de main-d'œuvre et autres coûts associés. Il s'agit généralement d'un modèle détaillé au niveau du collaborateur qui permet de planifier les coûts liés au salaire, aux intervenants externes, aux primes, aux actions, aux avantages sociaux et autres coûts liés à la technologie et aux bureaux. Ce modèle de planification doit généralement alimenter ou être intégré aux processus de planification financière et de budgétisation.

À un niveau plus stratégique, les entreprises utilisent des solutions de planification des effectifs pour accompagner leur croissance et leur transformation. La planification à long terme ou stratégique permet de créer un modèle des besoins en talents d'une entreprise lorsqu'elle pénètre de nouveaux marchés ou de nouvelles régions, en tenant compte de la disponibilité de compétences spécifiques, des niveaux salariaux, de la saisonnalité et d'autres facteurs. Les autres situations importantes sont les fusions et acquisitions, ainsi que la réduction des effectifs, dans le cadre desquelles une entreprise doit optimiser les niveaux d'affectation de personnel en fonction de sa stratégie de transition.

Comment les entreprises font-elles aujourd'hui le lien entre la planification des effectifs et la planification financière pour améliorer la budgétisation, les prévisions et la modélisation ?

Les coûts de personnel sont un facteur important de la structure de coûts globale de la plupart des entreprises, et plus particulièrement pour les entreprises de services où le capital humain génère des revenus directs. La planification détaillée des coûts de main-d'œuvre doit être étroitement rattachée aux plans financiers et aux budgets de toute l'entreprise. Plus important encore, lorsque la capacité de production et de service dépend largement du personnel, la planification des effectifs est essentielle pour comprendre les contraintes et améliorer la visibilité sur les revenus. La planification, la budgétisation et les prévisions doivent intégrer des activités de planification des ressources humaines et financières en tenant compte des opérations, du support client, du marketing et des aspects commerciaux pour obtenir une visibilité complète.

En quoi est-ce important pour les applications de planification de pouvoir accéder aux données transactionnelles et organisationnelles en temps réel ?

Les applications traditionnelles de gestion de la performance des entreprises (EPM) utilisent les données transactionnelles et les agrégats fournis par les applications d'entreprise principales, notamment les solutions RH, de gestion de la relation client et de planification des ressources financières/organisationnelles. Migrer ces données dans l'application EPM pour la planification et le reporting est généralement un processus par lot qui s'appuie sur des outils de migration des données ou les transferts de fichiers.

Il existe une autre approche selon laquelle une application peut lire les données en temps réel à partir du système transactionnel source. Cette approche présente des avantages dans la mesure où elle transforme le processus d'actualisation des données. De plus, parce que les informations sont disponibles en temps réel, le plan peut être mis à jour plus souvent. Elle permet aussi à l'application de planification de reprendre les structures organisationnelles, les périodes de reporting et les dimensions économiques de l'entreprise sans avoir à les recréer dans le système de planification. Comparer les plans aux résultats réels devient alors bien plus simple et permet d'identifier rapidement les problèmes et d'effectuer des prévisions avec davantage de précision et d'agilité.

En quoi l'amélioration de la collaboration pendant le processus de planification présente un avantage pour les entreprises ?

La collaboration est une caractéristique importante des systèmes de planification d'aujourd'hui. Elle permet aux différents acteurs impliqués de renforcer leur participation à la fois auprès du département financier et de l'entreprise dans son ensemble. Dans un système collaboratif, les tâches peuvent être affectées aux plus expérimentés et leur participation peut être gérée de sorte à accélérer l'exécution de telle ou telle activité liée à la planification. La collaboration s'étend aussi aux conversations liées au processus de planification : fils de discussion, messagerie, notifications et annotations intégrées. Les systèmes doivent proposer ces fonctionnalités pour améliorer la transparence, la responsabilisation et le consensus autour des processus de planification et de prévision. Les participants peuvent plus souvent mettre à jour les plans collaboratifs pour les faire évoluer à mesure que les hypothèses et conditions économiques changent.

Comment les entreprises encouragent-elles l'adoption de tableaux de bord, de scorecards et autres pratiques en matière de gestion des performances ?

Les trois piliers d'une solution de planification sont le reporting, l'analyse et la planification qui correspondent aux dimensions temporelles : passé, présent et futur. Les tableaux de bord, scorecards et mesures de performances constituent le composant qui permet d'intégrer des représentations graphiques dans la solution. Ces représentations sont ensuite mises à jour instantanément pour refléter la situation actuelle de l'entreprise. Les principaux acteurs doivent être encouragés à utiliser les tableaux de bord visuels tous les jours pour comprendre rapidement la performance de l'entreprise et consulter les détails associés, si nécessaire.

La gestion des performances consiste à identifier les indicateurs clés de performance, moteurs de l'activité, et à concevoir des scorecards pour les appliquer. Les indicateurs clés et les mesures de performances doivent être sélectionnés attentivement, non seulement pour garantir leur pertinence et leur alignement sur la stratégie, mais aussi pour encourager un comportement positif de la part des responsables de ces résultats. Les tableaux de bord et les scorecards ont été améliorés avec des analyses prédictives qui permettent de comprendre comment les résultats de l'entreprise vont évoluer dans le futur. Ils s'appuient aussi sur l'intelligence artificielle qui permet au système de planification de fournir des indications prescriptives sur les résultats.

(Écouter l'enregistrement de notre webinar du 18 juillet avec Workday et notre invité Paul Hamerman.)

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.