Workday et Rubrik

Ce faisant, elle a ouvert des possibilités de collaboration interfonctionnelle et d'amélioration des performances. Avec une nouvelle base de planification utilisant des données cohérentes et en temps réel, Rubrik a cherché à accélérer encore plus les processus de planification en développant des intégrations tierces avec Workday Adaptive Planning.

Cela a permis une plus grande automatisation de la planification pour la Finance, les Opérations, les Ventes, la Demande, les RH et l'IT. Désormais, les équipes de Rubrik produisent un bilan et un compte de résultat complets, avec des données qui affluent continuellement d'un trimestre à l'autre, ce qui garantit que les examens trimestriels des activités (QBR), autrefois sporadiques, sont effectués de manière cohérente. La planification est devenue plus efficace et plus précise et a permis d'atteindre l'objectif du CFO, à savoir des clôtures en 3 jours.

Grâce à une agilité et une visibilité renouvelées dans l'ensemble de l'entreprise, Rubrik peut être plus réactif aux tendances du marché et prendre des décisions plus rapidement, en s'appuyant sur des rapports de gestion et des analyses personnalisés à la minute près.

Enjeux

• Des données non valides ont entravé la prise de décisions : sans avoir confiance aux données utilisées pour les rapports financiers périodiques et au plan d'exploitation annuel, les dirigeants ne pouvaient pas se sentir en confiance pour prendre des décisions cruciales ou rendre compte au conseil d'administration.
• Les feuilles de calcul empêchaient la planification RH : compte tenu du taux de croissance rapide et du fait que le personnel constitue l'une des plus grandes dépenses pour une entreprise de logiciels, Rubrik avait besoin de moyens plus précis et plus efficaces que les feuilles de calcul pour suivre la croissance et planifier les dépenses en personnel en temps réel.
• Difficulté à déterminer les territoires : le processus qui consiste à prendre un grand ensemble de données multidimensionnelles et à le découper de nombreuses façons pour finalement arriver à des territoires était trop complexe et trop difficile à visualiser avec des feuilles de calcul.
• Le manque d'intégrité des données a limité la visibilité des stocks : la planification de la demande et la gestion des coûts des expéditions de matériel de tierces parties de Rubrik ont été compromises par des problèmes de contrôle des versions provenant de feuilles de calcul inexactes, ce qui a rendu impossible la confirmation de l'ampleur de ces pertes.

Solutions

• L'automatisation des données en direct débloque l'agilité de l'entreprise : grâce à Workday qui fournit un accès sécurisé aux données en temps réel, Rubrik planifie à l'échelle de l'entreprise la collaboration entre plusieurs équipes, de la Finance aux Opérations produit. Ainsi, le processus de rapport trimestriel est devenu beaucoup plus efficace et précis, ce qui a permis à l'équipe financière de tenir des QBR cohérents et d'atteindre l'objectif du CFO, à savoir une clôture en 3 jours.
• La visualisation des données permet d'aligner les besoins en personnel sur la croissance : en plaçant toute la planification des dépenses RH dans Workday, Rubrik peut planifier et prévoir par effectif et par personne à embaucher, y compris les déplacements et les dépenses, les calculs des primes et des avantages sociaux, et les augmentations au mérite en fonction des besoins d'expansion. Des rapports détaillés permettent à Rubrik de bénéficier d'informations exploitables plus approfondies sur les dépenses par centre de coûts, par compte et même par installation.
• Conception intuitive des territoires : grâce à la présentation visuelle des données dans le tableau de bord de Workday Adaptive Planning, ce qui était auparavant un fouillis de régions dans une feuille de calcul devient clair sur une carte géographique de type heatmap pour la visualisation des territoires le long des hiérarchies géographiques jusqu'au niveau du code postal, et pour le découpage en tranches en fonction d'attributs supplémentaires tels que le TAM (marché total adressable d'un territoire). La possibilité d'effectuer une analyse « de simulation » permet à l'équipe Opération ventes de déplacer des comptes dans différents territoires et de voir immédiatement l'impact.
• Une planification de la demande très visible réduit les coûts des stocks : les niveaux et les coûts des stocks sont désormais contrôlés par l'équipe opérationnelle en temps réel, tandis que les prévisions mensuelles, trimestrielles et annuelles pour la planification de la demande et des stocks améliorent la prise de décisions de la direction.