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Workday et Kindred at Home

En tant que plus grand prestataire de soins de suite aux Etats-Unis, Kindred at Home fournit des services à domicile à plus de 350 000 patients à partir de plus de 600 sites dans 40 Etats.

Produits Workday : Workday Adaptive Planning

Grâce à Workday Adaptive Planning, nous avons constaté un ROI de près de 350 000 dollars par an sur une période de 3 ans, pour plus d'1 million de dollars d'économies.

Vice President, Business Operations

Une entreprise nationale du secteur de la santé enregistre un ROI de 751 % en moins de 2 mois

Kindred at Home, l'un des plus grands prestataires de soins à domicile des Etats-Unis, avait mis en place un processus complexe d'élaboration budgétaire et de reporting grâce à de nombreuses acquisitions et des centaines de sites répartis sur tout le territoire américain. Il était confronté à un diagnostic désastreux : ses gestionnaires de budget étaient les infirmières chargées de fournir les soins. « La plupart de nos structures sont dirigées par des infirmières. Leur matière préférée à l'école n'était pas la finance, vous vous doutez bien qu'elles n'aiment déjà pas vraiment le processus de budgétisation », explique Aimee McCorkle, Vice President, Business Operations. En outre, les modifications constantes des remboursements Medicare et les restructurations régulières de la hiérarchie organisationnelle dues aux fusions-acquisitions, aux consolidations et aux nouveaux sites étaient difficiles à gérer avec Microsoft Excel ou le précédent logiciel de planification sur site.

Le remède ? Workday Adaptive Planning Grâce à Workday Adaptive Planning, l'équipe Finance de Kindred at Home a pu simplifier le processus pour les infirmières responsables du budget, ce qui a permis d'améliorer la visibilité de l'entreprise et d'accroître sa flexibilité, sans oublier de libérer du temps aux infirmières. « Workday Adaptive Planning nous a permis de réduire la durée de notre processus de planification budgétaire de 5 à 3 mois environ, déclare Aimee McCorkle. Grâce à cette réduction du temps, l'équipe Finance a plus de temps à consacrer aux opérations et aux ventes pour contribuer à nos initiatives commerciales. Nous pouvons en fait faire plus de planification ou de modélisation du ROI pour les start-ups. Nous nous impliquons même dans les acquisitions, alors qu'auparavant nous passions la moitié de l'année à nous concentrer sur le processus de planification budgétaire. »

Enjeux

  • Problèmes de contrôle de version et difficultés à faire en sorte que les utilisateurs finaux finalisent les budgets en temps voulu à l'aide d'Excel et d'Oracle Hyperion sur site.
  • Intégration impossible des modifications apportées au niveau d'une succursale avant le lendemain : un administrateur devait exécuter une règle de gestion pour calculer les instantanés consolidés
  • Adaptation du modèle pour intégrer les changements réglementaires fréquents, mais aussi des modifications des règles de remboursement Medicare et de la structure de l'entreprise.
  • Long processus d'élaboration budgétaire, ce qui a empêché la Finance de collaborer avec les services Opérations et Ventes pour la planification des activités.

Solutions

  • Déploiement de Workday Adaptive Planning dans toute l'entreprise en seulement 3 mois pour 500 utilisateurs, le logiciel intuitif ayant suscité une plus grande adhésion que le processus précédent
  • Capacité accrue de faire entrer directement les données budgétaires par les responsables du budget tout en leur permettant de créer des prévisions spécifiques aux marchés locaux
  • Une plus grande flexibilité du modèle pour faire face à des changements majeurs, tels que des modifications du remboursement Medicare ou des changements organisationnels
  • 2 mois de temps libéré pour la Finance afin d'effectuer des tâches stratégiques, telles que la planification des investissements et les acquisitions

 

Avec Workday Adaptive Planning OfficeConnect, la mise à jour des données se fait de façon automatique. Cela signifie que les présentations au comité de direction peuvent être préparées en quelques heures, alors qu'il fallait auparavant une semaine.

Vice President, Business Operations

Défi

Comme de nombreuses entreprises issues d'acquisitions, Kindred at Home utilisait plusieurs outils pour l'élaboration budgétaire et le reporting. Elle comptait 400 sites à travers le pays, et le processus de budgétisation était long et difficile. Les utilisateurs finaux étaient frustrés par le temps qu'il fallait pour boucler leurs budgets, les agrégateurs comportaient toute une série de règles qu'il fallait intégrer et qui étaient complexes, et il y avait un haut niveau d'insatisfaction générale concernant l'ensemble du processus.

Stratégie

Kindred at Home a commencé son audit en 2012 et a évalué un certain nombre de solutions, notamment Workday Adaptive Planning et Oracle. L'une de ses acquisitions avait utilisé Workday Adaptive Planning, et le succès de cette mise en œuvre a contribué à la prise de décisions. L'entreprise a finalement choisi Workday Adaptive Planning pour de nombreuses raisons, telles que les suivantes :

  • Kindred at Home a constaté que Workday Adaptive Planning avait déjà fait ses preuves dans une division et qu'il avait apporté la convivialité et la flexibilité recherchées.
  • Le modèle de prestation Cloud a permis à Kindred at Home de réduire l'important investissement en capital et le long délai de mise en œuvre, et a donné également à l'entreprise la flexibilité de se développer en ajoutant de nouveaux bureaux et utilisateurs sans investissement IT supplémentaire.
  • La facilité d'utilisation de Workday Adaptive Planning a permis de réduire les besoins en formation, d'améliorer l'engagement et de simplifier considérablement le déploiement.
  • La tarification a pu être intégrée dans le budget opérationnel.

Kindred at Home a commencé l'implémentation de Workday Adaptive Planning en 2012, et a entamé son déploiement progressif avec sa division Santé à domicile. Le déploiement n'a duré que 3 mois et s'est déroulé sans encombre. L'année suivante, les autres divisions se sont succédé à bord. L'année budgétaire à venir sera la première où l'ensemble de l'entreprise utilisera Workday Adaptive Planning pour son processus d'élaboration de budgets, et le succès est déjà au rendez-vous. Tous les membres de l'entreprise utilisent désormais Workday Adaptive Planning pour l'élaboration budgétaire, offrant ainsi une vue globale de toute l'entreprise qui n'était pas disponible auparavant. Les utilisateurs relèvent d'importants gains de temps, et le processus a permis de réduire la charge de travail de plus de 2 mois pour l'équipe Finance.

Principaux avantages

Le déploiement de Workday Adaptive Planning a permis à Kindred at Home d'améliorer la visibilité, d'accroître l'engagement de ses responsables budgétaires et de réduire la complexité de son processus d'élaboration budgétaire.

Les principaux avantages du projet comprennent :

  • L'augmentation de la productivité du responsable du budget. Lors des précédentes mises en œuvre, les responsables de budget ont trouvé le processus frustrant et chronophage. Plusieurs règles d'agrégateurs compliquaient les choses et l'interface était complexe.  Comme la frustration augmentait, ils ont demandé à l'équipe Finance régionale de prendre en charge une grande partie du processus d'élaboration de budgets. Aujourd'hui, grâce à Workday Adaptive Planning, le niveau d'engagement des directeurs de succursales a considérablement augmenté et ils se sont approprié le processus, réduisant ainsi de manière significative le temps alloué à l'équipe régionale. Il en résulte une augmentation de la productivité des directeurs de succursales et une meilleure visibilité du processus.
  • L'augmentation de la productivité du Finance Director et du Finance Associate Vice President. Avant l'intégration de Workday Adaptive Planning, une grande partie de la consolidation et de la validation des budgets dans l'ensemble de l'entreprise relevait de la responsabilité du DAF et de l'AVP régional.  Avec la mise en œuvre de Workday Adaptive Planning, le niveau d'effort a été réduit de 5 à 3 mois.
  • L'augmentation de la visibilité. Avant l'intégration de Workday Adaptive Planning, plusieurs outils étaient utilisés à des fins de budgétisation et de planification chez Kindred at Home. Désormais, toute l'entreprise a une compréhension et une vue complètes de l'ensemble du processus, ainsi qu'une vision cohérente dans toute l'entreprise.
  • La réduction et l'élimination des coûts de logiciels et de consulting. En éliminant ses anciennes solutions, Kindred at Home a pu réduire le coût des logiciels, ainsi que le besoin de conseil pour la prise en charge de ces systèmes. L'entreprise a pu réaffecter le personnel qui assurait la prise en charge des systèmes à d'autres initiatives commerciales avec Kindred at Home.

Meilleures pratiques

Comme l'une des divisions de Kindred at Home avait déjà mis en œuvre Workday Adaptive Planning, l'équipe Finance a pu tirer parti de son expérience. Etant donné que Workday Adaptive Planning devait devenir la norme pour l'ensemble de Kindred at Home, l'équipe Finance a élaboré un plan de projet complet et s'est assurée que le DAF disposait de toutes les informations et soutenait l'initiative. L'équipe a également élaboré une mise en page du modèle et des calculs qu'elle souhaitait voir apparaître, afin de s'assurer que l'équipe de mise en œuvre était au point dès le départ.

Une autre bonne pratique recommandée par l'équipe est de veiller à la définition d'une structure organisationnelle dès le début. Il s'agit d'un élément essentiel à la réussite d'un modèle de planification et de budgétisation et, bien qu'il soit facile à réaliser au départ, il présente des difficultés lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre ces niveaux de changement alors que le processus d'élaboration de budgets est en cours. De même, il est important de définir les conventions de dénomination et les métriques dès le début, afin d'assurer un consensus et une cohérence à tous les niveaux.

Calcul du ROI

Nucleus a quantifié les coûts initiaux et continus des frais d'abonnement aux licences logicielles, le temps du personnel pour mettre en œuvre et prendre en charge l'application, le temps de formation des collaborateurs et le consulting sur une période de 3 ans pour calculer l'investissement total de Kindred at Home dans Workday Adaptive Planning.

Les avantages directs quantifiés comprennent l'élimination des frais de licence Oracle Hyperion, les coûts de consultation et la réaffectation du personnel à d'autres projets. Les avantages indirects quantifiés comprenaient l'augmentation de la productivité de la Finance, de l'IT et des responsables du budget résultant de l'élimination de la solution précédente et du déploiement de Workday Adaptive Planning, et ont été calculés sur la base du coût annuel moyen des collaborateurs.

Les gains d'efficacité et les économies supplémentaires que Kindred at Home tirera de Workday Adaptive Planning au fur et à mesure qu'il utilisera l'application ne sont pas quantifiés.