Défi
Comme de nombreuses entreprises issues d'acquisitions, Kindred at Home utilisait plusieurs outils pour l'élaboration budgétaire et le reporting. Elle comptait 400 sites à travers le pays, et le processus de budgétisation était long et difficile. Les utilisateurs finaux étaient frustrés par le temps qu'il fallait pour boucler leurs budgets, les agrégateurs comportaient toute une série de règles qu'il fallait intégrer et qui étaient complexes, et il y avait un haut niveau d'insatisfaction générale concernant l'ensemble du processus.
Stratégie
Kindred at Home a commencé son audit en 2012 et a évalué un certain nombre de solutions, notamment Workday Adaptive Planning et Oracle. L'une de ses acquisitions avait utilisé Workday Adaptive Planning, et le succès de cette mise en œuvre a contribué à la prise de décisions. L'entreprise a finalement choisi Workday Adaptive Planning pour de nombreuses raisons, telles que les suivantes :
- Kindred at Home a constaté que Workday Adaptive Planning avait déjà fait ses preuves dans une division et qu'il avait apporté la convivialité et la flexibilité recherchées.
- Le modèle de prestation Cloud a permis à Kindred at Home de réduire l'important investissement en capital et le long délai de mise en œuvre, et a donné également à l'entreprise la flexibilité de se développer en ajoutant de nouveaux bureaux et utilisateurs sans investissement IT supplémentaire.
- La facilité d'utilisation de Workday Adaptive Planning a permis de réduire les besoins en formation, d'améliorer l'engagement et de simplifier considérablement le déploiement.
- La tarification a pu être intégrée dans le budget opérationnel.
Kindred at Home a commencé l'implémentation de Workday Adaptive Planning en 2012, et a entamé son déploiement progressif avec sa division Santé à domicile. Le déploiement n'a duré que 3 mois et s'est déroulé sans encombre. L'année suivante, les autres divisions se sont succédé à bord. L'année budgétaire à venir sera la première où l'ensemble de l'entreprise utilisera Workday Adaptive Planning pour son processus d'élaboration de budgets, et le succès est déjà au rendez-vous. Tous les membres de l'entreprise utilisent désormais Workday Adaptive Planning pour l'élaboration budgétaire, offrant ainsi une vue globale de toute l'entreprise qui n'était pas disponible auparavant. Les utilisateurs relèvent d'importants gains de temps, et le processus a permis de réduire la charge de travail de plus de 2 mois pour l'équipe Finance.
Principaux avantages
Le déploiement de Workday Adaptive Planning a permis à Kindred at Home d'améliorer la visibilité, d'accroître l'engagement de ses responsables budgétaires et de réduire la complexité de son processus d'élaboration budgétaire.
Les principaux avantages du projet comprennent :
- L'augmentation de la productivité du responsable du budget. Lors des précédentes mises en œuvre, les responsables de budget ont trouvé le processus frustrant et chronophage. Plusieurs règles d'agrégateurs compliquaient les choses et l'interface était complexe. Comme la frustration augmentait, ils ont demandé à l'équipe Finance régionale de prendre en charge une grande partie du processus d'élaboration de budgets. Aujourd'hui, grâce à Workday Adaptive Planning, le niveau d'engagement des directeurs de succursales a considérablement augmenté et ils se sont approprié le processus, réduisant ainsi de manière significative le temps alloué à l'équipe régionale. Il en résulte une augmentation de la productivité des directeurs de succursales et une meilleure visibilité du processus.
- L'augmentation de la productivité du Finance Director et du Finance Associate Vice President. Avant l'intégration de Workday Adaptive Planning, une grande partie de la consolidation et de la validation des budgets dans l'ensemble de l'entreprise relevait de la responsabilité du DAF et de l'AVP régional. Avec la mise en œuvre de Workday Adaptive Planning, le niveau d'effort a été réduit de 5 à 3 mois.
- L'augmentation de la visibilité. Avant l'intégration de Workday Adaptive Planning, plusieurs outils étaient utilisés à des fins de budgétisation et de planification chez Kindred at Home. Désormais, toute l'entreprise a une compréhension et une vue complètes de l'ensemble du processus, ainsi qu'une vision cohérente dans toute l'entreprise.
- La réduction et l'élimination des coûts de logiciels et de consulting. En éliminant ses anciennes solutions, Kindred at Home a pu réduire le coût des logiciels, ainsi que le besoin de conseil pour la prise en charge de ces systèmes. L'entreprise a pu réaffecter le personnel qui assurait la prise en charge des systèmes à d'autres initiatives commerciales avec Kindred at Home.
Meilleures pratiques
Comme l'une des divisions de Kindred at Home avait déjà mis en œuvre Workday Adaptive Planning, l'équipe Finance a pu tirer parti de son expérience. Etant donné que Workday Adaptive Planning devait devenir la norme pour l'ensemble de Kindred at Home, l'équipe Finance a élaboré un plan de projet complet et s'est assurée que le DAF disposait de toutes les informations et soutenait l'initiative. L'équipe a également élaboré une mise en page du modèle et des calculs qu'elle souhaitait voir apparaître, afin de s'assurer que l'équipe de mise en œuvre était au point dès le départ.
Une autre bonne pratique recommandée par l'équipe est de veiller à la définition d'une structure organisationnelle dès le début. Il s'agit d'un élément essentiel à la réussite d'un modèle de planification et de budgétisation et, bien qu'il soit facile à réaliser au départ, il présente des difficultés lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre ces niveaux de changement alors que le processus d'élaboration de budgets est en cours. De même, il est important de définir les conventions de dénomination et les métriques dès le début, afin d'assurer un consensus et une cohérence à tous les niveaux.
Calcul du ROI
Nucleus a quantifié les coûts initiaux et continus des frais d'abonnement aux licences logicielles, le temps du personnel pour mettre en œuvre et prendre en charge l'application, le temps de formation des collaborateurs et le consulting sur une période de 3 ans pour calculer l'investissement total de Kindred at Home dans Workday Adaptive Planning.
Les avantages directs quantifiés comprennent l'élimination des frais de licence Oracle Hyperion, les coûts de consultation et la réaffectation du personnel à d'autres projets. Les avantages indirects quantifiés comprenaient l'augmentation de la productivité de la Finance, de l'IT et des responsables du budget résultant de l'élimination de la solution précédente et du déploiement de Workday Adaptive Planning, et ont été calculés sur la base du coût annuel moyen des collaborateurs.
Les gains d'efficacité et les économies supplémentaires que Kindred at Home tirera de Workday Adaptive Planning au fur et à mesure qu'il utilisera l'application ne sont pas quantifiés.