L'université se distingue en simplifiant la gestion complexe de ses subventions

« L'une de nos comptables chargés des subventions a déclaré que ce qui lui prenait des heures ne lui prend plus que six minutes. Elle était sceptique. Elle est désormais l'une de nos ambassadrices pour le projet. » – Assistant Dean, Finance and Administration

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Vous pouvez rencontrer un membre du corps enseignant et créer un plan de financement pour déterminer les fonds disponibles et les besoins. Ces conversations sont essentielles pour atteindre au mieux nos objectifs.

Associate Vice President, Financial Services

Pour les établissements universitaires, la budgétisation et la gestion des subventions sont intrinsèquement compliquées. Pour commencer, il n'y a pas beaucoup de cohérence. Les subventions et les contrats proviennent d'un large éventail de sources publiques et privées, notamment de grandes entreprises, d'organismes à but non lucratif et du gouvernement fédéral. Les montants, durées, paramètres et directives des projets varient également de façon considérable. Pour couronner le tout, un projet peut commencer n'importe quel jour de l'année, ce qui rend extrêmement difficile toute tentative d'obtenir une vue globale claire sur les activités de l'année liées aux subventions, qui sont en constante évolution.

Le College of Engineering de l'université a trouvé une solution à ces problèmes. Avec l'implémentation de Workday Adaptive Planning pour la budgétisation, le prévisionnel et le reporting, l'université a développé un système puissant qui améliore la productivité et offre une meilleure visibilité pour la prise de décision à travers son portefeuille complexe de subventions, de contrats et de périodes de projet. Cette approche pourrait servir de modèle d'excellence pour d'autres établissements universitaires confrontés à des défis similaires.

Défis

  • Un haut niveau de concurrence pour l'obtention de subventions

  • La budgétisation et la gestion des subventions et des contrats sont intrinsèquement compliquées

  • Une saisie manuelle des données et une comptabilité fictive chronophages

Résultats

  • Une réduction de 80 % des processus de travail comptable liés aux subventions

  • Une capacité accrue d'analyse et d'aide à la décision pour optimiser l'utilisation des subventions

  • La productivité et les informations clés sont davantage appliquées à la recherche de nouvelles subventions et de nouveaux contrats

L'ingénierie à The University of Arizona peut parfois être difficile à comprendre, mais le suivi et la gestion de ses subventions et contrats ne devraient pas l'être.

« Lorsque j'ai rejoint l'université il y a cinq ans, les comptables exprimaient leur inquiétude à propos de ce que nous appelions la “comptabilité fictive”, nécessaire pour gérer l'administration des subventions et des contrats après leur attribution, a déclaré Lisa Rulney, Assistant Dean, Finance and Administration, College of Engineering. Ils détestaient la saisie de données, la complexité et l'absence de retour sur investissement impliquées dans le processus. Ils voulaient une solution mais n'en ont jamais trouvé une qui fonctionne. »

Lisa Rulney a travaillé en étroite collaboration avec une équipe de comptables pour élaborer une solution utilisant Workday Adaptive Planning afin de planifier, suivre et gérer le portefeuille de recherche du College of Engineering, qui compte environ 200 contrats et subventions, avec des dépenses annuelles dépassant 25 millions de dollars.

Les nombreux défis de la gestion des subventions

Pour une multitude de raisons, la budgétisation et la gestion des subventions et des contrats sont intrinsèquement compliquées pour les établissements universitaires. Pour commencer, il n'y a pas beaucoup de cohérence. Les subventions et les contrats proviennent d'un large éventail de sources publiques et privées, notamment de grandes entreprises, d'organismes à but non lucratif et du gouvernement fédéral. Les montants, durées, paramètres et directives des projets varient également de façon considérable. Pour couronner le tout, un projet peut commencer n'importe quel jour de l'année, ce qui rend extrêmement difficile toute tentative d'obtenir une vue globale claire sur les activités de l'année liées aux études, qui sont en constante évolution.

Le fait que le College of Engineering de The University of Arizona englobe huit départements complique encore plus les choses. Chaque département avait développé son propre système de gestion des subventions et des contrats, mais aucun n'était particulièrement efficace au niveau du département, et encore moins capable d'offrir une vue d'ensemble et une analyse du portefeuille de recherche pour l'ensemble du College of Engineering.

« Le principal avantage que nous recherchions était un système uniforme, facile à utiliser et doté d'une solution de reporting puissante, capable de montrer facilement ce qui est budgétisé pour une période de projet liée à une subvention ou un contrat spécifique, explique Lisa Rulney. Nous voulions donc avoir des informations détaillées, par exemple, quels sont les chiffres réels pour une certaine période ? Quelles sont les charges ? Quelles dépenses ont été comptabilisées ou le seront prochainement pour obtenir une image fidèle du solde disponible pour une période de projet ? Nous n'étions tout simplement pas en mesure d'examiner une période de projet à un tel niveau de détail. »

Un gain important par la mise en place d'une solution facile, puissante et rapide

Lisa Rulney s'est associée à Barry Brummund, Assistant Vice President of FP&A, pour trouver une solution.

« Notre point de départ était de nous demander ce qui rendait ces projets particulièrement complexes, explique Lisa Rulney. Nous avons identifié les grands défis, puis nous avons travaillé avec Workday Adaptive Planning pour mettre en place des solutions. »

L'implication des comptables chargés des subventions dans le processus a également permis d'obtenir l'adhésion de personnes qui étaient naturellement sceptiques après plusieurs faux départs avec d'autres approches. La facilité d'utilisation de Workday Adaptive Planning pour les personnes n'appartenant pas au domaine de la finance était particulièrement importante.

Depuis le déploiement de Workday Adaptive Planning, les retombées ont été rapides et importantes. Lisa Rulney estime que dans l'ensemble du College of Engineering, les comptables chargés des subventions consacraient plus de 300 heures par mois au reporting supplémentaire et à la comptabilité fictive. Aujourd'hui, ce temps a diminué de 80 %.

« L'une de nos comptables chargés des subventions a déclaré que ce qui lui prenait des heures ne lui prend plus que six minutes, témoigne Lisa Rulney. Au départ, elle était sceptique. Elle est désormais l'une des ambassadrices du projet. »

Ajouter de la valeur au processus

Le gain de temps, l'augmentation de la productivité et la visibilité accrue pour la prise de décision sont des avantages considérables. Pourtant, Lisa Rulney et Barry Brummund ne s'arrêtent pas là. Ils estiment qu'une vision globale claire de leur portefeuille de recherche leur permettra d'être plus efficaces dans la recherche et l'obtention de subventions et de contrats, sources de financement essentielles pour l'université. The University of Arizona est reconnue comme un leader dans le domaine de la recherche, avec plus de 606 millions de dollars d'investissements dans la recherche chaque année.

« Notre objectif est de parvenir à l'analyse, déclare Lisa Rulney. Bien que cela soit important, le gain de temps ne suffit pas. Nous devons ajouter de la valeur au processus. Lorsque vous libérez le personnel de la tâche routinière de saisie des données, il peut alors effectuer une véritable analyse. Vous pouvez rencontrer un membre du corps enseignant afin de créer un plan de financement et développer des modèles pour déterminer les fonds disponibles, les besoins, le nombre d'assistants diplômés à embaucher. Ces conversations sont essentielles pour atteindre au mieux nos objectifs. »

Barry Brummund considère l'expérience du College of Engineering avec Workday Adaptive Planning comme un modèle de réussite pour l'ensemble de The University of Arizona. « Au niveau universitaire, nous serons probablement en mesure de libérer 5 à 10 ETP pour des activités à plus forte valeur ajoutée, déclare Barry Brummund. J'espère que cela nous permettra de mieux maîtriser la phase d'élaboration des propositions, qui constitue en fait notre cycle de vente. Il s'agit du développement de nos activités, et nous voulons donc consacrer nos économies d'ETP au soutien de cet effort. »

Au niveau universitaire, nous serons probablement en mesure de libérer 5 à 10 ETP pour des activités à plus forte valeur ajoutée. J'espère que cela nous permettra de mieux maîtriser la phase d'élaboration des propositions.

Assistant Vice President, FP&A


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