Ricoh a réduit les tâches administratives des RH et gagné en agilité

« Workday Peakon Employee Voice nous permet de mener des sondages plus souvent, de fournir davantage de feedback à nos collaborateurs et d'agir sur les résultats sans le délai de trois ou quatre mois habituel. »

L'une des raisons du succès de Ricoh Australia est sa compréhension intime de l'impact de la technologie sur la façon dont les gens travaillent. L'entreprise est toujours à la recherche de nouveaux moyens d'améliorer sa productivité et d'innover afin de rester compétitive. L'équipe RH de Ricoh, connue en interne sous le nom de People & Purpose, applique la même approche à sa stratégie en matière de ressources humaines. Elle est devenue un pionnier dans l'adoption de nouvelles technologies et solutions qui « améliorent les perspectives de travail » des collaborateurs dans l'ensemble de l'entreprise. Auparavant, il fallait trois ou quatre mois pour analyser les résultats d'un sondage sur l'engagement et les partager avec le reste de l'entreprise. Les collaborateurs avaient l'impression que leur feedback n'était pas pris en compte, que les managers n'agissaient pas et que l'équipe RH était coincée dans un cycle sans fin. Le DRH de Ricoh Australia explique pourquoi la société a décidé de remplacer son ancien fournisseur, comment la plateforme permet à son équipe de travailler de manière plus agile et commente les résultats obtenus grâce à Workday Peakon Employee Voice.

Résultats clés

  • L'équipe RH de Ricoh a éliminé au moins 100 heures de tâches administratives qui auraient normalement été consacrées à l'analyse des données, à la préparation des ateliers, à la création de présentations et à la rédaction de communications internes pour chaque cycle de sondage.
  • Depuis la mise en place de Workday Peakon Employee Voice en mai 2019, le facteur d'engagement de Ricoh en matière de communication est passé de 6,2 à 7,3, ce qui l'a propulsé des 25 % inférieurs de ses homologues du secteur aux 25 % supérieurs. Ces améliorations sont le résultat des commentaires d'environ 16 000 collaborateurs.
  • Le facteur de reconnaissance de Ricoh s'est amélioré de 6,4 à 7,3 après l'introduction d'un nouveau programme de reconnaissance en avril 2019, qui est passé de -18 à +14 dans le même temps.

À la recherche d'une solution d'engagement agile

L'une des frustrations constantes avec d'autres plateformes d'engagement, que vous les utilisiez une fois par an ou plus régulièrement, était que la charge de travail entre chaque sondage restait importante. Pour reprendre une expression australienne, c'était comme peindre le Harbour Bridge de Sydney. Le temps de rassembler toutes les données et de les mettre dans un format qui puisse être partagé avec vos managers et vos collaborateurs, il était temps de procéder au sondage suivant.

Lorsque j'ai commencé à travailler chez Ricoh, il fallait 3 ou 4 mois pour mettre toutes les données du sondage dans un format qui puisse être analysé et présenté au reste de l'entreprise. Après avoir découvert Workday Peakon Employee Voice, il est devenu évident que les grands noms utilisés par les entreprises depuis une vingtaine d'années n'étaient pas les seuls produits existants. À l'origine, Ricoh était une société d'impression, mais les gens impriment moins et le secteur est en plein bouleversement. Avec l'évolution si rapide des choses, la différence est énorme lorsqu'une analyse complète est faite pour vous, permettant à l'entreprise de mener des sondages plus souvent, de fournir davantage de feedback à ses collaborateurs et d'agir sur les résultats sans attendre un délai de 3 ou 4 mois.

Des conversations bilatérales pour résoudre les problèmes

La possibilité d'avoir des conversations bilatérales a changé la donne. Dans le passé, les collaborateurs se plaignaient parce qu'ils donnaient le même feedback à maintes reprises, sans aucun moyen de savoir s'il était reçu, et encore moins s'il était pris en compte. Il s'agit d'une opinion courante exprimée à propos des sondages sur l'engagement en général. Workday Peakon Employee Voice a permis non seulement de capturer et d'analyser automatiquement les feedbacks des collaborateurs, mais aussi d'y répondre, qu'il s'agisse d'un simple « Nous y travaillons » ou que le responsable du personnel puisse expliquer les mesures prises.

Lorsque de nouvelles initiatives sont lancées ou que des changements organisationnels spécifiques sont effectués, il est possible de souligner que les actions sont prises en réponse directe au feedback soumis dans Workday Peakon Employee Voice. Un lien permet de valider un sondage sur l'engagement aux yeux des collaborateurs comme quelque chose qui les aide à améliorer leur expérience, plutôt qu'un simple exercice consistant à cocher des cases. Le fait que le personnel sente que l'entreprise est à l'écoute a été un véritable moteur d'engagement.

Valider des nouvelles initiatives grâce au feedback collaborateur

L'entreprise a lancé un nouveau programme de reconnaissance à peu près au même moment où Workday Peakon Employee Voice a été mis en place. Les scores du facteur de reconnaissance dans Workday Peakon Employee Voice se sont améliorés instantanément, et les gens ont fait des commentaires pour dire à quel point ils appréciaient la nouvelle plateforme. Cela n'a pas seulement justifié le choix de la plateforme, mais aussi validé le feedback de Workday Peakon Employee Voice comme moyen de mesurer et de suivre le succès de nos initiatives.

La communication est un autre domaine qui s'est amélioré. Les scores étaient très bas au début, avec beaucoup de feedback spécifique lié à l'intranet de l'entreprise et le besoin de plus de visibilité de la part des dirigeants. Après avoir lancé une série de nouvelles initiatives de communication, non seulement les scores se sont améliorés pour le sous-facteur de communication, mais l'équipe est en mesure d'affiner ses efforts sur la base du feedback des collaborateurs.


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