Aujourd'hui, seule une entreprise internationale peut relever les défis de la mondialisation des marchés. Basée à Copenhague, au Danemark, Ramboll développe des solutions d'ingénierie durables et à long terme. L'entreprise est présente dans de nombreux secteurs, du bâtiment et des transports à l'énergie, l'environnement et la santé, et sur de nombreux sites, des pays nordiques à l'Inde en passant par les États-Unis. Ramboll gère plus de 40 000 projets par an dans le monde entier.
Selon Søren Carlsen, Group HR Director chez Ramboll, dans une activité à forte intensité de personnel, tout est une question de talent. En fait, il pense que le personnel est la première richesse de l'entreprise. « Notre tâche consiste à employer les meilleurs talents du marché, à leur demander de collaborer, de faire équipe et de fournir des services professionnels à nos clients. Nous avons ces collaborateurs, ni plus, ni moins. »
Ramboll est passé de 2 000 salariés en l'an 2000 à 13 000 salariés en 2016, en grande partie grâce à des acquisitions, mais aussi à une croissance organique annuelle. Au fur et à mesure que Ramboll se développait, l'équipe dirigeante de l'entreprise s'est rendu compte qu'elle manquait de visibilité sur son vivier mondial de talents. Le défi ? L'entreprise n'avait pas de plateforme RH ni de gestion des talents intégrée. C'est pourquoi Ramboll a fait appel à Workday.
Un tournant pour l'entreprise
Les années d'acquisition ont laissé à Ramboll un enchevêtrement de systèmes RH locaux et disparates dans différents pays. « Nous ne disposions pas d'une base de données RH unifiée, explique Søren Carlsen. Nous n'étions même pas sûrs du nombre de collaborateurs dans l'entreprise. Nous n'avions pas de processus mondiaux, mais seulement des processus locaux. Nous n'avions pas de méthodologie commune, ni matrice, ni langage, ni état d'esprit, en matière de RH et de talents. »
Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, elle devait travailler sur des projets de plus en plus importants en faisant appel à du personnel provenant de différentes parties de l'entreprise dans le monde entier. Selon le conseil d'administration, la capacité à déplacer les talents avec simplicité serait essentielle pour le succès de Ramboll.
« L'approche de l'entreprise consistait à dire que nous étions passés de 2 000 à 13 000 collaborateurs, ce qui était formidable, admet Søren Carlsen. Mais si nous voulons poursuivre notre croissance, ce qui est notre ambition, nous devions faire d'autres choix pour passer à une autre dimension. C'était là toute la question. »
Le point de bascule a été atteint lorsque les branches d'activité ont commencé à peiner. « Il était très difficile de déplacer les talents et les compétences entre les différentes branches d'activité de différents pays, car nous n'avions pas de langage commun, nous n'avions pas de système », explique-t-il.
En raison de l'absence de langage commun sur les talents et d'une méthodologie pour niveler les emplois et les compétences, Ramboll a rencontré des problèmes lorsqu'il s'agissait de recruter du personnel de différents pays pour un projet spécifique. Parfois, c'était dû à des faits simples, telles qu'une différence de perception sur les compétences requises et la responsabilité d'un chef de projet senior.
Intégré et conçu pour le Cloud
Lors de sa quête d'une nouvelle approche, Ramboll a rapidement limité ses recherches aux solutions basées dans le Cloud. « Comparé à un ERP classique, il était plus intéressant pour nous d'avoir un système Cloud avec une technologie facilement accessible via un navigateur, explique Søren Carlsen. Nous ne voulions pas investir beaucoup dans une structure informatique interne. »
« Workday offre une solution intégrée de gestion des RH et des talents », dit-il. D'autres entreprises évaluées par Ramboll ont mis l'accent sur un seul aspect, comme la gestion des talents ou le recrutement. Seule Workday offrait ce dont Ramboll avait besoin, une solution unique basée dans le Cloud.
Avec Workday, il n'est pas nécessaire de créer des intégrations entre les données RH centrales et les talents. « La solution intégrée de Workday réduit les coûts et le risque d'erreurs », explique Søren Carlsen. Mais il était également crucial que la technologie soit simple à utiliser. Le fait de disposer d'un système unifié en faisait partie. « Avec Workday, il est facile d'aller chercher les données ou les analyses spécifiques que vous voulez, car vous n'avez pas besoin de quitter le système et de consulter les rapports de différents modules pour les combiner. Cela le rend beaucoup plus convivial que les autres systèmes. »
Enfin, Ramboll avait besoin d'un système flexible, capable de prendre en charge les bonnes pratiques mondiales tout en respectant les réglementations locales, ce que Workday pouvait également offrir. « Dans les pays où nous intervenons, nous n'avons connu aucune situation où nous ne pouvions pas adapter un processus pour qu'il soit conforme aux réglementations locales », indique Søren Carlsen.
Un meilleur service avec les mêmes ressources
Ramboll a commencé le déploiement de Workday en septembre 2011. « Entre la signature du contrat et la mise en service des processus de données RH de référence dans l'ensemble de l'entreprise, il s'est écoulé 14 mois, dans le respect des délais et du budget », confirme Søren Carlsen.
Les avantages du système unifié sont déjà apparents pour Søren Carlsen et son équipe, au bout de quelques mois seulement. Ce qui ressort, c'est la facilité avec laquelle il est possible d'apporter des modifications. « Avec un environnement ERP classique, pour effectuer un changement, il nous faudrait faire appel à un consultant, ce qui nous coûterait 300 dollars de l'heure et prendrait 14 jours. Avec Workday, quelqu'un peut demander à changer un processus : une demi-heure plus tard, le nouveau processus est actif. »
De plus, le rôle des RH passe de réactif à proactif, maintenant que, grâce à Workday, l'entreprise peut obtenir des données claires et précises sur les effectifs.
« Nous sommes en mesure d'offrir des services de meilleure qualité et des informations RH plus précises à notre entreprise avec les mêmes ressources, ajoute Søren Carlsen. Avant Workday, nous n'avions pratiquement aucune donnée RH. Celles que nous pouvions fournir étaient très élémentaires. Nous sommes désormais en mesure de fournir des données réelles, et nous pouvons commencer à élaborer un modèle de planification des effectifs qui aidera notre entreprise dans sa stratégie de développement. Auparavant, nous n'avions que peu de chances de lui fournir des informations pertinentes. »
« Au lieu de rester assis et d'attendre que les choses arrivent, nous sommes en réalité préparés car nous savons déjà ce qui peut arriver, explique Søren Carlsen. Par exemple, nous pouvons désormais anticiper un éventuel turnover. Nous pouvons fournir de bien meilleurs chiffres sur le turnover, ce qui permet aux dirigeants de ma branche d'activité de dire : “Voici le nombre approximatif de collaborateurs de différentes catégories professionnelles qui partiront l'année prochaine.” Et nous pouvons nous y préparer. Bien que nous ne puissions pas prédire exactement l'avenir, nous serons plus agiles. »
Créer un consensus
Le plus grand avantage pour Ramboll est de loin la capacité de ses bureaux très éloignés les uns des autres de mieux se comprendre. « Avoir un système unique crée un état d'esprit partagé par tous les collaborateurs de l'entreprise. Cela crée un langage commun, assure Søren Carlsen. Nous pouvons commencer à parler d'échange de talents d'une manière nouvelle. »
Søren Carlsen et son équipe ont également mis en place des processus globaux pour le développement des talents et la gestion des performances. « Cela n'aurait pas été possible sans un système global comme Workday », note-t-il.
« Notre offre sur le marché est constituée de projets fondés sur les connaissances pour un monde durable. Pour y parvenir, nous devons combiner les talents et l'expérience issus de différentes parties de notre entreprise, de le faire rapidement et de manière à répondre aux besoins des clients », poursuit-il.
« Grâce à Workday, nous avons beaucoup plus d'informations clés sur notre entreprise. Il nous sera plus facile d'affecter du personnel à nos projets de la meilleure façon possible, de servir nos clients le mieux possible, et de le faire aussi vite que possible. Dans le même temps, nous pouvons réduire les risques au sein de notre entreprise, car nous en saurons davantage sur ce qui va se passer et nous pourrons nous y préparer. »