INTO ajoute de la précision aux capacités de prévision et de modélisation

« Grâce à la confiance que les effectifs accordent aux données de Workday Adaptive Planning, nous sommes devenus un partenaire commercial beaucoup plus important, qui façonne et oriente les décisions. » – Group Reporting Analyst.

Le monde est complexe et évolue rapidement, en particulier pour INTO University Partnerships Limited, une organisation internationale de partenariat dans le domaine de l'éducation dont le siège est à Brighton, au Royaume-Uni. Grâce à des co-entreprises, INTO met en relation des universités prestigieuses avec des étudiants à la recherche d'expériences éducatives internationales.

L'équipe Finance d'INTO est chargée de veiller à la rentabilité de l'entreprise, dans un contexte de conditions de marché en constante évolution et de tendances sectorielles changeantes.

Les universités et les représentants recrutant des étudiants dans le monde entier, chaque territoire gère son propre budget.  Traditionnellement, pour l'équipe Finance, cela signifiait un processus de travail intensif consistant à vérifier et intégrer 60 à 70 feuilles de calcul, dans différentes devises, dans l'espoir d'obtenir une image complète de l'entreprise.

Face à l'accélération du rythme des changements, INTO a réalisé la nécessité de mettre à jour sa solution FP&A afin de gagner en efficacité et tirer parti des capacités de prévision et de modélisation.

Une seule source de données de gestion financière pour les avant-postes éloignés

INTO a choisi Workday Adaptive Planning en travaillant avec son partenaire, Clear Plan, qui a aidé les principaux décideurs d'INTO à voir la valeur ajoutée considérable de la solution et ses capacités d'intégration avec le système MIS existant d'INTO.

Il n'a pas fallu longtemps à l'équipe Finance d'INTO pour réaliser le potentiel de transformation de Workday Adaptive Planning. Des dizaines de feuilles de calcul sont désormais regroupées avec les données financières dans un seul rapport, représentant une seule source de données.  La gestion des versions et les erreurs ont été largement éliminés, ce qui a considérablement amélioré la productivité de l'équipe Finance. Parallèlement, les tableaux de bord permettent aux principales parties prenantes d'accéder aux données en temps réel.

« Nous pouvons désormais non seulement compter sur des informations exactes et situées toujours au même endroit, mais aussi administrer et contrôler les chiffres à distance, déclare Chris Wright, Group Reporting Analyst chez INTO.  « C'est particulièrement important lorsque pratiquement chaque co-entreprise (le support aux universités et aux étudiants dans chaque pays) est complètement différente et a son propre budget et ses propres objectifs. »

Modélisation de l'impact du Brexit

Pour INTO, l'importance de disposer de fonctionnalités de modélisation et de prévision plus avancées est apparue de manière flagrante à la suite du récent vote sur le Brexit.

« Sans surprise, le Brexit a entraîné un énorme changement de confiance chez les étudiants désireux d'étudier au Royaume-Uni, explique Chris Wright.  La tendance croissante des étudiants à choisir les États-Unis pour étudier à l'étranger plutôt qu'au Royaume-Uni risque d'être amplifiée par le rejet de l'UE par le Royaume-Uni. Cela aura un impact significatif sur les chiffres de INTO, sans parler d'autres variables telles que l'évolution des taux de change.  Nous pouvons modéliser rapidement et assez précisément ces changements et voir l'impact sur l'ensemble de l'entreprise, ce qui aurait été totalement irréalisable avant Workday Adaptive Planning. »

La responsabilité de l'équipe Finance sur le devenir de l'entreprise

L'utilisation de Workday Adaptive Planning a également favorisé une plus grande collaboration au sein d'INTO. Sur les 80 utilisateurs, la moitié occupe des fonctions commerciales non financières, ce qui démontre la simplicité de la solution.  Avec des données directement saisies dans Workday Adaptive Planning, les collaborateurs sont davantage responsabilisés, ce qui améliore la précision. Les conversations portent désormais sur l'utilisation des données plutôt que sur la contestation de leur validité.

Pour l'avenir, INTO vise à modéliser le flux de trésorerie et le personnel sur des plans stratégiques quinquennaux. Il est également prévu d'étendre le rolling forecast afin que Workday Adaptive Planning devienne la source quotidienne de référence pour toutes les informations financières.

« Auparavant, la fonction Finance était davantage une fonction de back-office, qui consistait à compter et à vérifier les données, explique Chris Wright.  Grâce à la confiance que les effectifs accordent aux données de Workday Adaptive Planning, nous sommes devenus un partenaire commercial beaucoup plus important, qui façonne et oriente les décisions.  Nous pouvons répondre aux requêtes du conseil rapidement et facilement, et éplucher les données pour générer des insights pour l'entreprise. Ce qui est encore plus révélateur de notre succès avec Workday Adaptive Planning, c'est le fait que nous l'utilisions tout le temps. C'est vraiment une preuve indéniable. »


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