Brown University fournit à ses équipes des outils de travail innovants

Avec Workday, le personnel de Brown University dispose d'un accès aux données RH et à un reporting transparent, un changement significatif par rapport à leurs systèmes traditionnels inaccessibles.

Réaffectation des ressources grâce à la suppression des processus manuels

Self-service collaborateur et manager

Mise en conformité simplifiée avec les exigences réglementaires et syndicales

Accès aux informations clés partout et à tout moment

Comptant parmi les meilleures universités du monde, Brown University occupe une position de leader en matière d'enseignement et de recherche. Elle joue également un rôle déterminant dans la conduite du changement, non seulement en proposant de nouvelles solutions en termes d'efficacité et de réduction des coûts, mais aussi de nouvelles méthodes de travail à ses 11 000 collaborateurs. Le partenaire stratégique de l'université dans cette nouvelle approche de la gestion des ressources humaines et financières ? Workday.

Pour atteindre ses objectifs les plus ambitieux, Brown University s'est engagée à utiliser la suite complète d'applications Workday. L'université a déjà déployé Workday Human Capital Management (HCM), y compris Benefits, Absence Management, et Employee and Manager Self-Service. Brown University a également intégré Payroll et Time Tracking. Le déploiement de Workday Financial Management, Expenses, et Procurement est programmé pour bientôt.

Karen Davis, Vice President for Human Resources de la Brown University, est très fière de son personnel de premier ordre, mais elle comprend également les attentes de ses salariés. Avant Workday, Brown University utilisait un système traditionnel centralisé mis en place en 1991. Bien que cette solution ait été adaptée à l'époque, elle a depuis longtemps perdu tout intérêt.

« Lorsque nous recrutons des personnes talentueuses, déclare Karen Davis, il est important de leur donner les outils dont elles ont besoin pour travailler dans cette grande université. Il a été très difficile de travailler sans données pertinentes et sans disposer des fonctionnalités d'un système moderne. »

Un système traditionnel dépassé

Roberta Gordon, Project Director for Human Capital Management and Finance System Replacement à la Brown University, en convient.

« Au bout d'une dizaine d'années, nous avions exploité tout le potentiel du système, dit-elle. Il ne pouvait plus répondre à nos besoins ». Par exemple, le système ne pouvait pas s'adapter aux nouvelles exigences de conformité. « Chaque champ était utilisé, à tel point que lorsque les catégories de reporting EEO sont

passées de l'origine ethnique et du sexe à l'origine ethnique, l'ethnicité et le sexe, nous n'avions aucun moyen de stocker ces données supplémentaires ».

L'accès au système traditionnel était totalement inaccessible, excepté pour quelques personnes, ce qui rendait également impossible le libre-service pour les salariés et les responsables. « Probablement moins de 50 personnes y avaient accès, et c'étaient celles qui saisissaient les données dans le système, observe Roberta Gordon. De nos jours, les gens sont habitués à faire les choses par eux-mêmes, les opérations bancaires en ligne, les achats en ligne, tout en ligne. Et notre système RH ne proposait pas cela. »

Plus important encore, l'université cherchait une approche unifiée, des données cohérentes accessibles à partir d'une seule source pour des analyses et un reporting exploitables. Comme l'affirme Roberta Gordon, « nous voulions un système administratif unifié pour être en mesure de réaliser un reporting transparent. Avec le précédent système, il fallait extraire des données de différentes sources, les transférer dans un entrepôt de données, puis utiliser un autre outil de reporting. Ce n'était pas simple », confie-t-elle.

Supprimer les contraintes du centre de données

Au début de l'année 2011, Brown University a pris la décision de recourir à la suite d'applications unifiée Workday. En tant qu'utilisatrice de Google Apps for Education, l'université était déjà favorable à la technologie Cloud. Le personnel a compris l'intérêt que tout le monde soit, pour reprendre les termes de Roberta Gordon, « sur la même ligne de code ».

« L'idée de ne pas avoir un système sur site représentant, selon nous, une charge excessive, nous a séduit, explique-t-elle. Avec les solutions Cloud, il n'y a pas de centre de données ou d'infrastructure informatique à entretenir ou à mettre à jour ». Ainsi, le personnel peut être réaffecté à des tâches plus stratégiques.

Comme le souligne Roberta Gordon, « attendons-nous de nos salariés qu'ils assurent la maintenance des systèmes ou qu'ils se concentrent sur des tâches stratégiques ? Notre personnel informatique peut déjà mieux se focaliser sur des tâches telles que l'enseignement de la technologie et la recherche informatique. Nous constatons donc déjà un changement à ce niveau ». L'équipe de Roberta Gordon approuve également le modèle de tarification. « Nous payons seulement pour ce que nous utilisons et ce dont nous avons besoin. »

Le principal attrait de Workday réside toutefois dans son caractère innovant, avec des mises à jour régulières, par rapport aux mises à jour de version coûteuses et fastidieuses du système traditionnel. Auparavant, des « systèmes fantômes » apparaissaient à Brown University parce que le système HCM n'arrivait pas à suivre. « Les mises à jour des anciens systèmes étaient rares, à tel point que l'on hésite à les exécuter jusqu'à ce que l'on y soit contraint en raison de la quantité de travail que cela implique », poursuit Roberta Gordon. Mais désormais, c'est Workday qui assure les mises à jour.

Susciter l'enthousiasme autour du nouveau système

Conscients que la communauté universitaire aurait besoin de temps pour s'adapter au nouveau système, Roberta Gordon et son équipe ont fait preuve d'anticipation. Un an avant le déploiement, l'équipe a diffusé le message « Workday sera bientôt disponible sur le Cloud », éveillant ainsi l'intérêt et la curiosité. Elle a ensuite organisé des sessions « Bienvenue sur Workday », des mini-démos et des réunions avec les parties prenantes. Et le personnel a commencé à adhérer au système, avant même qu'il ne soit déployé.

« Nous avons montré que si vous parveniez à commander un livre sur Amazon.com ou des chaussures sur Zappos, vous seriez en mesure d'utiliser Workday », explique-t-elle. La réaction aux démos ? Elles ont été positives d'après Roberta Gordon, avec des : « Oh, c'est tout ? C'est tellement simple. C'est dans mes cordes. »

Mieux encore, grâce aux efforts de Roberta Gordon et à la convivialité exceptionnelle de Workday, le personnel de Brown University a commencé à attendre avec impatience cette nouvelle solution. « Les gens sortaient de nos sessions de formation en disant : J'ai hâte de voir ça. Ça va être génial. Et cela a fortement influencé l'adoption par les utilisateurs ».

Facilité d'accès depuis n'importe quel appareil

Quelques mois après le déploiement du système HCM, Roberta Gordon et son équipe ont constaté les avantages majeurs du libre-service pour les salariés et les responsables. « Désormais, les collaborateurs de Brown University peuvent consulter leurs avantages sociaux, leurs congés, leurs coordonnées et les personnes à contacter en cas d'urgence depuis un seul et même endroit, explique-t-elle. Cette solution est vraiment très simple d'utilisation. »

« Auparavant, nous avions des formulaires à remplir avec des documents à joindre, que nous devions transporter d'un bâtiment à l'autre, été comme hiver, raconte-t-elle. Workday a donc rationalisé un processus très lourd, manuel et sur papier. »

Et pour les responsables ? « Workday leur apporte une visibilité sur leurs équipes qu'ils n'avaient jamais eue auparavant », déclare Roberta Gordon. Avant, seules quelques personnes avaient accès au système RH. Désormais, les responsables peuvent visualiser leurs équipes et prendre des décisions plus éclairées pour tout ce qui est recrutement, répartition, réaffectation, planification de la relève et développement de carrière.

« L'accès au système à partir d'appareils mobiles a été un facteur déterminant pour nous, poursuit Roberta Gordon. Nous comptons plus de 250 bâtiments. Les collaborateurs sont dispersés un peu partout et doivent obtenir des autorisations. Maintenant, il leur suffit d'aller dans Workday sur leur appareil mobile. C'est tellement rapide. »

Un autre aspect populaire est la fonctionnalité des workflows de Workday qui permet au système d'envoyer une notification si une action est nécessaire. « Je reçois un e-mail qui m'informe que je dois approuver une demande, avec un lien qui me renvoie directement à Workday. C'est directement dans mon workflow. Je clique sur ‘Approuver' et je me déconnecte en moins de trois secondes », explique Roberta Gordon.

La prise en charge de la Section 508 par Workday est également importante, car cela permet de respecter l'obligation faite aux universités et aux entités du secteur public d'utiliser des logiciels accessibles aux personnes handicapées ( ici, les malvoyants). « Cela a été très, très bien accueilli, indique Roberta Gordon. Les personnes qui utilisent le lecteur d'écran ont été très satisfaites des résultats et de l'ergonomie de l'application. »

Un nouveau rôle pour les RH

Workday a éliminé toute une série de processus papier chronophages qui accaparaient auparavant le service des RH de Brown University. Par exemple, Workday a facilité le suivi des exigences des conventions collectives, telles que les augmentations de salaire par échelon, qui étaient autrefois traitées manuellement. « Nous avons un certain nombre d'unités de négociation différentes et des centaines de collaborateurs syndiqués, explique Roberta Gordon. Maintenant, tout se fait dans Workday ». Workday a également contribué à la mise en conformité avec le Fair Labor Standards Act (FLSA). « C'est formidable, le système traite tous les salariés de la même manière », déclare Roberta Gordon. Un autre gain de temps est l'intégration de la gestion des absences et des temps. « Si je pose un jour de congé, il est automatiquement reporté sur ma feuille de présence, dit-elle. C'est vraiment très pratique. »

Avec l'automatisation d'un si grand nombre de tâches, le travail du service RH a complètement basculé. Huit personnes précédemment dédiées à la saisie des données ont été réaffectées à l'analyse des données. « L'élimination de la saisie manuelle des données permet à ce personnel d'opérer à un niveau plus élevé et de réaliser des audits de qualité des données, poursuit Roberta Gordon. Leur fonction est passée de la saisie à l'évaluation des données. »


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