La universidad obtiene una calificación alta en la simplificación de la compleja gestión de subvenciones

"Una de nuestras contables de subvenciones relató que ahora hacía en seis minutos lo que antes le llevaba horas. Era escéptica. Ahora es una de nuestras embajadoras del proyecto". —Assistant Dean, Finance and Administration

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Puedes reunirte con un miembro del profesorado y diseñar un plan de financiación para determinar la financiación disponible y cuáles son las necesidades. Son este tipo de conversaciones las que necesitamos para alcanzar mejor nuestros objetivos.

Vicepresidente asociado, Financial Services

La gestión y la elaboración de presupuestos para las subvenciones son, de manera intrínseca, arduos para las instituciones académicas. Para empezar, no hay mucha coherencia. Las subvenciones y los contratos cuentan con un amplio abanico de financiación pública y privada, incluso grandes corporaciones, organizaciones sin ánimo de lucro y el gobierno federal. Las cantidades, la duración, los parámetros y las directrices de los proyectos también varían mucho. Por si fuera poco, un proyecto puede comenzar cualquier día del año, lo que dificulta enormemente los intentos de ver con claridad las actividades relacionadas con las subvenciones en constante movimiento a lo largo del año.

El College of Engineering de la University of Arizona ha encontrado una solución para estos retos. Gracias a la implementación de Workday Adaptive Planning para la elaboración de presupuestos, la previsión y los informes, la facultad desarrolló un sistema potente que mejora la productividad y ofrece una mayor visibilidad para la toma de decisiones en su compleja cartera de subvenciones, contratos y periodos de proyecto. El enfoque podría servir como un mejor modelo de práctica para otras instituciones académicas que se enfrenten a retos similares.

Retos

  • Un alto grado de competencia para conseguir las subvenciones

  • La gestión y elaboración de presupuestos para subvenciones y contratos es especialmente difícil

  • La entrada de datos manual y la contabilidad en la sombra consumen mucho tiempo

Resultados

  • Reducción del 80 % en los procesos de workflow del contable de subvenciones

  • Mayor capacidad para llevar a cabo un análisis más riguroso y apoyo a la toma de decisiones para optimizar el uso de la financiación de las subvenciones

  • La productividad y los insights se aplican más a la competencia por nuevas subvenciones y contratos

Estudiar ingeniería en la University of Arizona a veces implica tener grandes conocimientos, pero el seguimiento y la gestión de sus subvenciones y contratos no deberían requerirlo.

"Cuando me incorporé a la facultad hace cinco años, los contables mostraron su preocupación por lo que llamamos contabilidad en la sombra, necesaria para gestionar la administración posterior a la adjudicación de subvenciones y contratos", afirmó Lisa Rulney, Assistant Dean, Finance and Administration del College of Engineering. "Todos detestaban la entrada de datos, la complejidad y la falta de ROI en el proceso. Querían una solución, pero nunca encontraron una que funcionase".

Rulney trabajó estrechamente con un equipo de contables para desarrollar una solución mediante Workday Adaptive Planning con la que planificar, gestionar y hacer un seguimiento de la cartera de investigación del College of Engineering de unos 200 contratos y subvenciones, con un gasto anual que sobrepasa los 25 millones de dólares.

Los múltiples retos de la gestión de subvenciones

La gestión y elaboración de presupuestos para las subvenciones y los contratos son, de manera intrínseca, arduos para las instituciones académicas por una serie de razones. Para empezar, no hay mucha coherencia. Las subvenciones y los contratos cuentan con un amplio abanico de financiación pública y privada, incluso grandes corporaciones, organizaciones sin ánimo de lucro y el gobierno federal. Las cantidades, la duración, los parámetros y las directrices de los proyectos también varían mucho. Por si fuera poco, un proyecto puede comenzar cualquier día del año, lo que dificulta enormemente los intentos de ver con claridad las actividad de investigación en constante movimiento a lo largo del año.

El College of Engineering comprende ocho departamentos, lo que complica aún más el asunto en la University of Arizona. Cada departamento había desarrollado un sistema propio de gestión de subvenciones y contratos, sin ser ninguno realmente eficaz y mucho menos capaz de ofrecer una visión de conjunto, así como un análisis de la cartera de investigación para el College of Engineering en su totalidad.

"La clave era dar con un sistema uniforme que fuera fácil de usar, que tuviera una solución de informes potente y que pudiera mostrar fácilmente lo presupuestado para un periodo de proyecto ligado a una subvención o contrato específicos", señaló Rulney. "Queríamos conocer más detalles como, ¿cuáles son los datos reales de un determinado periodo? ¿Cuáles son los impedimentos? ¿Qué gastos se han contabilizado o se van a contabilizar próximamente para tener una idea real del saldo disponible para el periodo de proyecto? No éramos capaces de hacer una observación tan detallada de ningún periodo del proyecto".

La implementación de una solución fácil, potente y rápida aportó buenos resultados

Rulney formó un equipo con Barry Brummund, vicepresidente adjunto de FP&A, para encontrar una solución.

"El punto de partida fue preguntarnos: '¿Qué hace que estos proyectos sean especialmente complejos?'", declaró Rulney. "Identificamos los grandes retos y trabajamos con Workday Adaptive Planning para aplicar las soluciones".

La participación en el proceso de contables de subvenciones ayudó a ganar la aceptación clave de personas que se mostraron escépticas, algo comprensible tras varios intentos fallidos con otros enfoques. Facilitar el uso de Workday Adaptive Planning para personas ajenas a las finanzas fue de suma importancia.

Desde la implementación de Workday Adaptive Planning, los resultados han sido rápidos y significativos. Rulney calcula que en todo el College of Engineering, los contables de subvenciones habían estado dedicando más de 300 horas al mes a la elaboración de informes complementarios y la contabilidad en la sombra. En la actualidad, esa cifra se ha reducido en un 80 %.

"Una de nuestras contables de subvenciones relató que ahora hacía en seis minutos lo que antes le llevaba horas", afirmó Rulney. "Al principio era escéptica. Ahora es una de nuestras embajadoras del proyecto".

La incorporación de valor en el proceso

Los ahorros de tiempo, el aumento de la productividad y la mejora de la visibilidad para la toma de decisiones son grandes ventajas. Sin embargo, Rulney y Brummund no se detienen ahí. Creen que la claridad de la idea general de su cartera de investigación les permitirá competir con mayor eficacia para obtener subvenciones y contratos, que son fuentes de financiación fundamentales para la universidad. La University of Arizona es considerada líder en investigación, lo que atrae más de 606 millones de dólares en inversiones para la investigación cada año.

"Nuestro objetivo es llegar al análisis", afirmó Rulney. "Ahorrar tiempo es importante, pero el proyecto no hubiera sido lo suficientemente fuerte si solo permitiera ganar tiempo. Necesitamos incorporar valor al proceso. El personal puede dedicarse a hacer análisis cuando no tienen que perder tiempo con la entrada de datos mundanos. Puede reunirse con un miembro del profesorado, diseñar un plan de financiación y desarrollar modelos para determinar la financiación disponible, cuáles son las necesidades y cuántos asistentes graduados habría que contratar. Son este tipo de conversaciones las que necesitamos para alcanzar mejor nuestros objetivos".

Brummund considera que la experiencia del College of Engineering con Workday Adaptive Planning es un modelo de éxito para toda la University of Arizona. "A nivel universitario, probablemente podremos liberar entre el cinco y el diez por ciento de ocupación de los trabajadores para realizar actividades de mayor valor", señaló Brummund. "Espero que esto nos permita adquirir una mayor competencia en la fase de desarrollo de propuestas, que es en realidad nuestro ciclo de ventas. Es nuestro desarrollo empresarial, así que queremos destinar los ahorros en el porcentaje de ocupación del trabajador a apoyar esa iniciativa".

A nivel universitario, probablemente podremos liberar entre el cinco y el diez por ciento de ocupación de los trabajadores para realizar actividades de mayor valor. Espero que esto nos permita adquirir una mayor competencia en la fase de desarrollo de propuestas.

Vicepresidente adjunto, FP&A


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